Wiener Biotechnologieunternehmen hat mit ECM-Software das gesamte Projektwissen immer in Griffweite.

Foto: FAW Affiris setzt auf Enterprise Content Management-Technologie von Alfresco. Die Umsetzung übernahm der Hagenberger IT-Partner FAW Erfolgreiche Forschung benötigt kreativen Spielraum. Nur so können sich innovative Ideen entwickeln und entfalten. Das ist den Verantwortlichen des Wiener Biotechnologie-Unternehmens Affiris bewusst. Aber: Je größer das Unternehmen wird, desto mehr erfordert das Wissensmanagement klare Strukturen. Vor zwei Jahren suchte Affiris daher nach einer Enterprise Content Management (ECM)-Lösung, die diesen Ansprüchen gerecht wird, und entschied sich für Alfresco und das Hagenberger Unternehmen FAW als Umsetzungspartner.
Affiris entwickelt an ihrem Stammsitz im Vienna Biocenter (VBC) synthetische Impfstoffe gegen chronische Krankheiten. In den vorklinischen und klinischen Studien und in der Abteilung für Qualität und Kontrolle fällt dabei permanent eine immense Anzahl von Dokumenten an. Diese umfassen sämtliches Wissen, egal ob Texte, Tabellen, Ergebnisse aus Laboranalysen, Bilder oder Videos in den unterschiedlichsten Formaten.
War es früher gängige Praxis, alle wichtigen Informationen auf Netzwerk-Laufwerken zu speichern, so ineffizient wurden diese Ablagestrukturen im Laufe der Zeit und mit wachsender Unternehmensgröße. Auch Versionierung, Volltextsuche und Metadaten fehlten. „Ab 2012 begannen wir zu realisieren, dass es so nicht weitergehen konnte. Wir mussten mehr Ordnung in diese Fülle an wertvollem Wissen bringen“, berichtet Oleksandr Otava, Scientific IT Head von Affiris. „Auch spezielle Anforderungen aus dem Projektmanagement und an die digitale Zusammenarbeit gaben dann schlussendlich den Anstoß, sich nach einer ECM-Lösung umzusehen.“

ECM und Collaboration auf Basis offener Standards.

Die Wahl fiel auf Alfresco, eine ECM-, Collaboration- und BPM-Plattform auf Basis offener Standards. Umgesetzt wurde mit FAW aus dem Softwarepark Hagenberg. Seither leistet die neue ECM-Lösung einen entscheidenden Beitrag zum Wissensmanagement, indem sie allen Beteiligten Daten und Ergebnisse aus früheren und aktuellen Projekten zentral zur Verfügung stellt. Über eine Suche nach Volltext und/oder Metadaten lässt sich benötigtes Know-how rasch auffinden und teilen. Die Zusammenarbeit in den mehrsprachigen und oft verteilten Teams wird über jeweils eigene „Sites“ abgewickelt, und das Projektmanagement ist immer über den aktuellen Status der Forschungs- und Entwicklungsarbeiten informiert. Im Einsatz bei Affiris ist auch „Ezuno“, FAWs Desktop-Client für Alfresco, der die Ausführung aller Aktionen komfortabel via Desktop-App erlaubt.