Über die Sicherstellung der Business Continuity und die Steigerung der operativen Effizienz berichtet Heinz Wietfeld

Foto: Hyland Der Autor Heinz Wietfeld ist Regional Manager bei Hyland Ein sicherer Zugriff auf relevante Unternehmensinhalte und -anwendungen – auch remote. Das war noch nie wichtiger als in den letzten Monaten, um als Unternehmen das Geschäft weiterzuführen. Doch auch zukünftig werden Remote Work und Homeoffice fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben, denn Mitarbeiter und Verantwortliche haben erkannt, dass es funktioniert und große Potenziale in Sachen Effizienzsteigerung und Automatisierung bei Dokumentenprozessen warten – zumindest, wenn die eingesetzten DMS-, ECM- und Content-Services-Lösungen in ihrer Architektur und Ausstattung den neuen räumlich und zeitlich flexibleren Arbeitsmodellen gerecht werden.

Datensilos vermeiden – Prozessbrüche vorbeugen

Collaboration-Tools, eine Cloud-Anwendungen zum Teilen von internen Dokumenten und weitere Filesharing-Tools für externe Partner – das kann funktionieren und hat viele Unternehmen über die erste Zeit gerettet, in der ganze Belegschaften plötzlich ins Homeoffice umgezogen sind. Bei einem derart improvisierten und fragmentierten Ansatz, wird jedoch schnell eine Schwachstelle sichtbar: Prozessbrüche. Sind nicht alle Anwendungen miteinander integriert, wird effizientes Arbeiten im Homeoffice und vor allem die Automatisierung von Abläufen erschwert. Performanceeinbußen und langsamere Prozesse können die Folge sein.

Damit Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen, sollten daher Inhalte und Applikationen an einem Ort gebündelt werden. Das heißt nicht, dass im Sinne eines monolithischen DMS oder ECM restlos alle Daten auf der gleichen Plattform gespeichert werden müssen, sondern vielmehr, dass die Plattform als zentraler Knotenpunkt fungiert. Hier laufen Daten-Repositories, Content-Services-Anwendungen z.B. für Capture, aber auch andere Systeme wie ERP oder abteilungsspezifische Applikationen zusammen. Ein solcher Ansatz mit vielen Integrationsmöglichkeiten wie ihn Content-Services-Plattformen verfolgen, entspricht dem Trend von Unternehmen, sich nicht mehr auf einen einzelnen Lösungsanbieter festzulegen, sondern flexibel auch weitere Best-of-Breed-Anwendungen einzusetzen.

Der Vorteil der Bündelung auf einer Plattform für Mitarbeiter: Auch im Homeoffice müssen sie sich nur noch an einem Ort anmelden und haben dann Zugang zu allen benötigen Daten und zu einer komfortablen Volltextsuche über Systemgrenzen hinweg.

Foto: Hyland Remote Work und Homeoffice werden auch zukünftig fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben Bearbeiten ist Key!

Zugriff auf Dokumente und deren Speicherung ist jedoch nicht alles – für die Business Continuity und Effizienz ist entscheidend, dass Mitarbeiter Inhalte innerhalb der Content-Lösung sofort bearbeiten können, um Abläufe wie die Bearbeitung von Kundenanfragen auch remote schnell voranzutreiben. Applikationen zum Editieren und Erstellen von Dokumenten, Workflow-Tools zum Weiterleiten von Inhalten und abteilungsspezifische Funktionen z. B. für die Buchhaltung sollten daher direkt in die Plattform integriert sein.

Kollaboration und intelligente Automation

Wenn nicht mehr alle Kollegen in einem Büro sitzen, wird effiziente Zusammenarbeit zur Herausforderung. Collaboration- und Filesharing-Tools, Videokonferenzanwendungen, Projekt-Dashboards und Workflow-Tools können effizientes Arbeiten auch auf Distanz sicherstellen. Moderne Kollaboration endet jedoch nicht bei Kollegen, sondern schließt Software-Roboter mit ein: Integrierte Intelligent-Automation- und Robotic-Process-Automation-Apps entlasten Mitarbeiter, automatisieren redundante und kleinteilige, aber auch komplexe Prozesse wie Freigaben und tragen so entscheidend dazu bei, das volle Effizienzpotential von Dokumentenprozessen zu heben.

Ab in die Wolke

Die Cloud boomt und die weltweiten Investitionen in entsprechende Infrastrukturen sind laut einer aktuellen Canalys-Studie in Q1 2020 um 34 Prozent auf ein Rekordhoch geklettert. Das überrascht wenig, denn Unternehmen, die bereits vorher auf Cloud-Anwendungen gesetzt haben, waren am besten auf die neue Arbeitssituation vorbereitet: Neben dem im Vergleich zu On-Premise-Lösungen komfortableren Zugriff auf Inhalte und Anwenden, geben Lösungen aus der Cloud Unternehmen aufgrund der maximalen Skalierbarkeit und schnellen Implementierung die Möglichkeit, kurzfristig auf unvorhersehbare Ereignisse oder Strategieänderungen zu reagieren und ihre Ressourcen entsprechend des aktuellen Bedarfs anzupassen.

Fazit

ECM- und Content-Services-Plattformen bieten starke Tools, die es Unternehmen ermöglichen, die Digitalisierung voranzutreiben, flexible und zukunftsweisende Arbeitsformen zu unterstützen, die Produktivität auch in Ausnahmensituationen aufrechtzuerhalten und langfristig die Effizienz zu steigern.