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In 15 Schritten zum Erfolg

Gastbeitrag: Welche Schritte zu einem erfolgreichen Softwareprojekt führen, erklärt Oliver Witvoet

Foto: easyconsult Der Autor Oliver Witvoet ist Geschäftsführer des CRM-Partners easyconsult Die Einführung neuer Softwaresysteme im Unternehmen birgt jede Menge Fallen und Stolpersteine. Obwohl man meinen könnte, dass die häufigsten Fehler längst bekannt sind, zeigt die Praxis ein anderes Bild. Die folgenden 15 Schritte zeigen auf, welche strategischen Fehler immer wieder gemacht werden und wie man Softwareprojekte erfolgreich umsetzt.

Prozesse definieren: Eine Ist- und Soll-Analyse der Abläufe ist Pflicht! Grundlegend ist die richtige Reihenfolge. Daher zuerst die Ziele (nach SMART-Definition), dann die Prozesse und erst danach die passende Software festlegen. Wer sich von tollen Softwarelösungen blenden lässt, verliert den Fokus auf das Wesentliche.
Mehr als ein Projekt: Software-Einführung gleicht einer Reise, die weitreichende Veränderungen für das Unternehmen, die Mitarbeiter und das Management mit sich bringt.
Change Management beachten: Wenn man den ganzheitlichen Ansatz unterschätzt, kann es richtig teuer werden. Daher alle relevanten Prozesse und User-Gruppen, inklusive Geschäftsführung, in das Projekt einbeziehen.
Branchenkenntnis ist Pflicht: Der Softwarelieferant muss die Branche kennen. Wichtig ist ein Umsetzungspartner, der das Geschäft und die Prozesse versteht.
Realistisch planen: Unrealistische Erwartungshaltungen behindern den Erfolg. Fakt ist, dass sich Akzeptanz und Produktivität neuer Systeme erst nach einiger Zeit einstellen. Man sollte sich daher realistische Erwartungen und Ziele setzen.
Commitment: Management bzw. Geschäftsführung müssen voll hinter dem Projekt stehen. Wenn man die Verantwortung an einen externen Dienstleister delegiert, gehen oft Projektziele und -inhalte nicht konform mit der Unternehmens-
strategie.
Key User ins Boot holen: Fachbereichsleiter oder Standortleiter ins Projekt zu integrieren ist Pflicht. So lassen sich die Anforderungen der Praxis berücksichtigen und die Akzeptanz einer neuen Software steigern.
Aufwand nicht unterschätzen: Es müssen ausreichend Ressourcen für ein Projekt frei gemacht werden. Erfahrungsgemäß liegen zwei Drittel des Aufwands beim Kunden und nur ein Drittel beim Dienstleister.
Supportstruktur schaffen: Bei großen Organisationen ist es wichtig, ein Support- und Trainingskonzept zu erstellen, Ansprechpartner und Key User zu definieren sowie eine starke Kommunikationslinie zu den Länderverantwortlichen aufzubauen.
 Interne Trainings organisieren: Schulungen sollten nicht extern vergeben, sondern von Key Usern durchgeführt werden. Bewährt hat sich das „Train the Trainer“-Konzept, bei dem der IT-Dienstleister die Key User schult, damit diese die internen Trainings der End User durchführen können.
 Interne Kommunikation nicht vernachlässigen: Mit Informationen via Newsletter, der Mitarbeiterzeitung und/oder Präsentationen schafft man Akzeptanz und Verständnis für die neuen Systeme bei den Mitarbeitern.
 In kleinen Schritten zum Erfolg: Der Trend im Projektmanagement geht klar in Richtung agile Umsetzung. Vorteile: Schneller Projektstart, direkter Einfluss auf den Projektverlauf, effektivere Arbeitsabläufe, hohe Flexibilität, frühzeitige Fehlererkennung, rasche Ergebnisse und geringe Time-to-Market.
 So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Wer ein Projekt klein startet, wird schneller einen Nutzen erzielen. Dazu gehört auch, es dem End User möglichst einfach zu machen und ihn nicht mit der komplexen Technologie der Software zu konfrontieren.
 Schatten-Software abstellen: Nach der Implementierung passiert es häufig, dass Schatten-Software nicht offline geht. Die Anwender sollen aber von Beginn an mit der neuen Lösung arbeiten.
 Tipp zum Schluss: Wenn sich Unternehmen und Berater als Partner auf Augenhöhe sehen, gelingen gemeinsame Projekte um ein Vielfaches besser.
 

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