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TechTalk / Rubicon

Maßgeschneidertes System

Software-Experte implementiert und personalisiert Dokumentenmanagement- und Workflow-System zur Prüfungsunterstützung am Landesrechnungshof Oberösterreich.

Foto: Der Landesrechnungshof Oberösterreich (LRH) betreibt ein Audit Information System (Workflow) und ein leistungsfähiges Document Management System. 2010 hat sich das Organ der öffentlichen Finanzkon-trolle als erster Rechnungshof im deutschsprachigen Raum dem Zertifizierungsverfahren nach der ISO Norm 9001 und dem NPO-Label für Management Excellence unterworfen. Jährliche Audits überprüfen, ob sich der LRH weiterhin professionell und qualifiziert um die wirtschaftliche und zweckmäßige Verwendung der Steuergelder kümmert. Die Behörde überwacht daher den Prozess der Leistungserstellung mit einem internen Controlling.
Die Softwarelösung, die der LRH bisher zur Unterstützung seiner Prüftätigkeit einsetzte, war in die Jahre gekommen und entsprach nicht mehr den aktuellen Erfordernissen. Norbert Sterrer, Prüfungsleiter des LRH: „Es gibt verschiedene Prüfungsarten bei uns, dabei gibt es jeweils viele verschiedene Planungsschritte, die den Zeitablauf, Team, Ressourcen, Dokumente, Freigaben etc. umfassen. Und es gibt gesetzliche Rahmenbedingungen der Prüfungen, bis hin zur Veröffentlichung der Berichte. Das bedeutet einen ziemlich detaillierten Workflow.“

Anpassbare Standard-Lösung.

Bei der Ausschreibung konnte sich TechTalk mit dem Projekt PAIS (Public Audit Information System) durchsetzen. PAIS basiert auf der Dokumenten- und Workflowmanagement-Lösung Acta Nova des Softwareanbieters Rubicon, der auch bei der Implementierung mitarbeitete. Gefragt war ein möglichst standardisiertes Produkt, das sich an den Standards des Bundes orientiert und anpassbar ist. Am LRH arbeiten derzeit 25 Personen sowie der Direktor mit PAIS. Die Lösung wurde den Erfordernissen des LRH entsprechend konfiguriert, zudem implementierte Techtalk auch einige spezielle Funktionalitäten, die auf den spezifischen Bedarf der Behörde zugeschnitten wurden. Sterrer: „TechTalk hat Funktionen, die wir nicht benötigen, ausgeblendet und dazu programmiert, was wir brauchen. Wir sind eine Projektorganisation. Alle unsere Mitarbeiter haben mehrfache Rollen, die sich je nach Projekt sehr unterscheiden können, etwa als Projektleiter oder als Prüfer. Das ist eine Herausforderung an den Workflow. Wir haben sehr strukturierten Prüfungsablauf, bei dem auch vom Gesetz vorgegebene Fristen eingehalten werden müssen.“
Im Zuge des Projekts wurden Informationen und Dokumente aus der alten Anwendung nach PAIS migriert und als abgeschlossene Projekte angelegt, wodurch die Kontinuität gewährleistet ist. „Für uns ist es wichtig, dass alle Arbeitsschritte gut dokumentiert und nachweisbar sind“, resümiert Prüfungsleiter Sterrer. „In PAIS gibt es umfangreichere Suchmöglichkeiten, eine gute Darstellung des aktuellen Status eines Projektes, vor allem auch für den Direktor. Er kann sich jederzeit über jedes Projekt den Überblick verschaffen. Der aktuelle Projekt-Status wird dabei grafisch aufbereitet angezeigt, was die Übersichtlichkeit erhöht.“
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