Gastbeitrag: Viele Unternehmen erkennen sofort das Potenzial, das sie mit dem Collaboration Tool Microsoft Teams heben können. In welchem Maße die Anwendung das digitale Zusammenarbeiten verbessert, hängt davon ab, wie strukturiert Unternehmen den Wandel angehen. Andreas Krüger

Foto: SoftwareONE Der Autor Andreas Krüger ist Principal Consultant bei SoftwareONE und Microsoft Most Valuable Professional (MVP) Office Apps & Services Ist der Vor-Ort-Termin unbedingt nötig? Lassen sich die Reisekosten vertreten? Die Fragen erübrigen sich in Zeiten, in denen vieles aus dem Homeoffice am Laufen gehalten wird. Selbst Skeptiker von Online-Meetings konferieren mittlerweile routiniert in virtuellen Runden. Dienste wie Slack, Cisco Webex Teams, Google Docs oder Microsoft Teams stehen längst zur Verfügung – und nun im Fokus. So verzeichnete Microsoft bei seinem Kollaborations-Tool in einer Woche einen Anstieg um 12 Millionen auf 44 Millionen Anwender.

Für den Software-Hersteller ist Teams, das 2017 startete, der Collaboration-Hub von Microsoft 365. Im Selbstverständnis des Anbieters meint das die Zusammenarbeit weit über die Office-Familie hinaus – und zwar für alle Arbeitsplätze. So können Mitarbeiter Videotelefonate führen und gleichzeitig lassen sich innerhalb eines Teams (der Gruppe) Word-, Excel-, PowerPoint- oder OneNote-Dokumente und andere Dateien teilen und bearbeiten. Die App geht weit über das Chatten per Text, Audio und Video, das Einbinden von Newsfeeds sowie das Austauschen von Dateien hinaus.

Das Ende der E-Mail-Flut

Was ist nun das Besondere? Teams verspricht eine zielgerichtete und beschleunigte Projektarbeit. Dazu vereint das Tool die zahlreichen Office-365-Dienste in einer Benutzeroberfläche. Die verschiedenen Services laufen im Hintergrund und werden durch den Teams-Client in einem nutzerfreundlichen Dashboard eingebunden. Für Anwender dient das als zentraler Einstieg in die Cloud-Anwendungen von Microsoft, mit denen sich die Zusammenarbeit der Projektteams individuell konfigurieren lässt.

Zu Beginn eines neuen Projekts oder einer neuen Gruppenarbeit lädt der Verantwortliche in Teams die vorgesehenen Mitarbeiter in den speziellen Raum ein. Dort kommunizieren diese von Anfang an strukturiert und legen alle relevanten Dateien und Unterhaltungen nachvollziehbar ab. Die bekannte und manchmal lästige ungeordnete Kommunikation via E-Mail bleibt außen vor. Jedes Gruppenmitglieder kann innerhalb von Teams auf die nötigen Daten zugreifen und sieht sofort den aktuellen Bearbeitungsstand der Dateien. Außerdem startet stets im Hintergrund das passende Office-Programm, wenn die Dateien bearbeitet werden.

Diese neue Einheitlichkeit, die Teams ermöglicht, bringt einen weiteren Vorteil für Unternehmen: In den meisten Firmen gehört in irgendeiner Form ein Windows-Betriebssystem zur Standard-Ausstattung. Außerdem läuft die alltägliche Büro-Arbeit mit den Office-Programmen – von Outlook über Word und Excel bis zu Powerpoint. In eine solche Software-Landschaft, die durch Microsoft Produkte geprägt ist, lässt sich Teams einfach integrieren. Mit der Plattform öffnet sich Unternehmen praktisch das gesamte Cloud-Angebot des Konzerns.

Wem das zu viel Abhängigkeit von Microsoft ist, kann auf konkurrierende Anwendungen wie Slack oder Webex Teams setzen. Das bedeutet aber auch: Unternehmen fördern so die Heterogenität ihrer IT-Landschaft – und müssen ihre Mitarbeiter zusätzlich in Administration und Nutzung schulen. Mehraufwand fällt eventuell auch an, um für Datensicherheit und -schutz zu sorgen.

Digitale Zutrittskontrolle

Für Teams gelten dagegen die gleichen Datenschutz-Standards wie bei jedem andern Microsoft-Produkt. Alle Speicherstandorte der Daten werden transparent dargestellt, wobei die Daten vorrangig in Datenzentren in Deutschland oder in einem EU-Mitgliedsland gespeichert werden. Deren Schutzniveau muss regelmäßig zertifiziert werden. Außerdem stehen in Teams Security-Features wie Multifaktorauthentifizierung und Identitätsmanagement zur Verfügung. Damit sind Administratoren etwa in der Lage zu definieren, aus welchen Ländern oder Weltregionen Externe einer Gruppe beitreten können.

Zu beachten ist allerdings: jeder Anwender kann prinzipiell beliebige Nutzer zur Mitarbeit in einer Gruppe einladen. Daher sollten Unternehmen im Vorfeld unbedingt ein rollenbasiertes Nutzungskonzept erarbeiten, in dem primär Identitätsmanagement, IT-Sicherheit und Datenschutz im Kontext betrachten werden. Nur so lässt sich sinnvoll definieren, wer wann wie zu was Zugang und welche Zugriffsrechte erhält.

Generell sollte die Implementierung von Teams auf einer weiter reichenden Analyse fundieren. Diese beleuchtet die Defizite in der bisherigen Kommunikation und der Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen und gibt Anregungen für Verbesserungen. Daraus leiten sich organisatorische und technische Schlussfolgerungen ab, auf denen das Definieren von Anwendungsfällen und Benutzergruppen aufbaut.

Klare Kommunikation schafft den nötigen Teams-Spirit

Microsoft Teams beendet intern das unkontrollierte Nutzen von Messaging-Apps. Unternehmen gelingt es damit, Kommunikation und Datenaustausch der Mitarbeiter in einer App zu kanalisieren. Die Anwender bekommen ein Standardwerkzeug zum engen und produktiven Zusammenarbeiten an die Hand, wodurch ihre Zufriedenheit steigt. Damit das eintritt, müssen Unternehmen ihre Belegschaft auf die Veränderung kommunikativ vorbereiten. Auf diese wartet eine neue Arbeitsweise im Team, die nur motivierend wirkt, wenn klar ist, wie die neue Plattform und ihre vielen Tools den Alltag und die Aufgabenbearbeitung erleichtern.

Viele Unternehmen holen dafür einen IT-Dienstleister wie SoftwareONE an Bord – mit Expertise für technische Prozesse und Change Management. Wo bisher nur On-Premises-Strukturen im Einsatz sind, werden die externen Experten so viel wie möglich in der Cloud abbilden. Ihr Fokus liegt zudem darauf, die neue Umgebung darauf auszurichten, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt. Bei Office-365-Nutzern fällt das leichter, aber auch diese Firmen sind nicht vor Konfigurationsfehlern gefeit. Erfahrene Spezialisten kennen und vermeiden falsche Einstellungen, die sicherheitsrelevante Folgen haben können.

Unabhängig davon gilt: die Chancen überwiegen die Risiken. Mit Mut und ein bisschen Unterstützung können viele Unternehmen Kommunikation und Kollaboration zum Positiven verändern.