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„Start small, think big“

Wie mittelständische Unternehmen ihre Prozesse richtig digitalisieren, erklärt Markus Hufnagl im Gespräch.

Foto: oxaion Markus Hufnagl, Geschäftsführer oxaion: „oxaion liefert mit dem ERP-System ein eigenes BPM aus. Das BPM greift direkt auf die Objekte des ERP zu“ Oxaion, Anbieter betriebswirtschaftlicher Komplettsoftware für den Mittelstand, integriert eine Business Process Management (BPM)-Engine in seine ERP-Lösung. Geschäftsprozesse wie etwa Eingangsrechnungsworkflow werden innerhalb des ERPs auf BPM-Basis abgebildet. Welche Vorteile dieser Ansatz bietet und wie Anwender Prozesse auf einfache Weise identifizieren, modellieren und optimieren, erklärt oxaion-Geschäftsführer Markus Hufnagl im Gepräch mit it&t business.

Herr Hufnagl, welche Vorteile ergeben sich durch den Prozess-zentrierten Ansatz?

Markus Hufnagl: Wettbewerb heißt heute Digitalisierung. Die Ressourcen, die ein mittelständisches Unternehmen für die interne Prozessorganisation bereitstellen kann, sind jedoch oftmals begrenzt. Zusätzliche BPM-Tools werden überall dort notwendig, wo Standard-ERP-Systeme an ihre Grenzen stoßen. Und Potential für schnellere Abläufe gibt es überall, sei es im Rechnungseingang, der Lagerlogistik oder dem Personalwesen. Genau hier hilft die graphische Prozessbeschreibung als Grundlage von Prozessdokumentationen und Ablaufbeschreibungen.

In welchen Abteilungen sitzen denn die Mitarbeiter, die sich für BPM stark machen?

Hufnagl: Das prozessorientierte Denken findet natürlich auch im Mittelstand statt, allerdings fehlt es oftmals an Zeit und Geld sowie an mittelstandstauglichen Werkzeugen. Die BPM-Treiber kommen häufig aus der Chefetage, aber auch aus Bereichen, wo es um Zertifizierungen geht, wie aus QM, QA und QS.

Zu welchen Schwierigkeiten kommt es bei der Verknüpfung unterschiedlicher Systeme?

Hufnagl: Für die Anwender entsteht oft ein Bruch in der Benutzerführung, weil parallele Systeme mit unterschiedlichen Oberflächen bedient werden müssen. Technisch gilt es, Datenredundanzen zu vermeiden und für saubere, bidirektionale Datentransfers zu sorgen.

Wie sieht die Lösung im ERP-System oxaion genau aus?

Hufnagl: Wir zeigen mit oxaion, wie sich BPM und Flexibilität bei der Prozessgestaltung miteinander vereinbaren lassen. Wir liefern mit der ERP-Software eine Business Process Engine mit. Durch die tiefe Inte-gration in den Application Server lassen sich neue Geschäftsprozesse rasch modellieren, dokumentieren und überwachen. Das BPM greift dazu direkt auf die Business-Objekte in der ERP-Lösung zu.

Wie werden Geschäftsprozesse visualisiert?

Hufnagl: Bei oxaion geschieht dies anhand eines grafischen Editors. Beim Modellieren sieht der Kunde exakt, wie ein Prozess im Unternehmen realisiert ist und welche einzelnen Schritte er durchläuft. Der grafische Editor sorgt dafür, dass der gesamte Prozess von der Grobplanung bis zu den Detailprozessen sichtbar wird. Relevant wird dies vor allem, wenn in der Prozessgestaltung unterschiedliche Business-Funktionen aus dem ERP-System berücksichtigt werden müssen. Die Integration der Process En-gine in das ERP-Backend kommt hier voll zum Tragen. Durch diese Engine können Funktionen völlig ohne Programmierung zu Prozessen zusammengefügt werden.

Woran scheitern BPM-Projekte in der Regel und wie können Unternehmen dem entgegen wirken?

Hufnagl: Oft wird bereits in einer frühen Projektphase versucht, sehr komplexe Prozesse abzubilden. Dabei steckt für viele Unternehmen bereits in der Abbildung kleiner (Teil-)Prozesse ein hoher Mehrwert. Daher gilt: „Start small, think big“. 

Vorgestellt: ERP-Software von oxaion

Die Unternehmenssoftware oxaion besteht aus dem Rechnungswesen mit den Komponenten Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung, Vertrieb, Warenwirtschaft mit Materialplanung, Einkauf und Lager, Produktion mit Planung, Werkstattsteuerung, Variantengenerator und Kalkulation sowie Service- und Projektmanagement. Hinzu kommen Add-Ons wie BPM, Reports, BI und ein DMS. Oxaion ist unabhängig von Datenbank und Server und ist auf allen gängigen Plattformen lauffähig.
Geschäftsprozesse sind in der Software nicht starr definiert, sondern lassen sich an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Auch die Maskengestaltung kann für jeden Anwender individuell angepasst werden.
Auswahlfelder unterstützen Anwender bei der Dateneingabe. Das System nimmt während der Eingabe Prüfungen vor und bietet dem Anwender Auswahl- und Suchhilfen. Das System meldet Ereignisse direkt per E-Mail, SMS oder durch das Auslösen eines Prozesses (BPM).
Oxaion ist fremdwährungsfähig und unterstützt 14 Fremdsprachen. Geschäftsbeziehungen werden bei Bedarf über eine Compliance-Prüfung getestet. Auf einem System können verschiedene Mandanten parallel geführt werden. Damit bildet die ERP-Lösung auch komplexe Konzernstrukturen ab (Multisite). Alle Geschäftsprozesse werden bei oxaion nach DIN ISO 9001 zertifiziert und regelmäßig revalidiert.
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