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Den Überblick im Rechnungswesen zu behalten, ist zentral – insbesondere bei Eingangsrechnungen, um Skonti zu nutzen und Lieferantenbeziehungen zu sichern. Bei stark steigenden Volumina braucht es dafür eine Lösung, die tausende Rechnungen pro Monat zuverlässig verarbeitet und manuelle Aufwände reduziert.
Foto: HORSCH Maschinen
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Silvia Zahn, Teamleiterin Finanzbuchhaltung bei HORSCH
Foto: HORSCH Maschinen
Maria Isaichkina, SAP Inhouse Consultant bei HORSCH
Foto: FIS
Olaf Bischoff-Straub, Senior Specialist Sales bei FIS
Bei der HORSCH Maschinen GmbH gingen allein an den deutschen Standorten rund 20.000 Rechnungen pro Monat ein. Die vorhandene Software war für dieses Belegvolumen nicht mehr ausgelegt, Recherchen und Nacharbeiten kosteten viel Zeit. „Wenn die Rechnung dann ein paar Mal hin- und hergeschickt wurde, war sie im Zweifel mit Freigabe- und Buchungsstempeln übersät“, erklärt Silvia Zahn, Teamleiterin der Finanzbuchhaltung von HORSCH Maschinen.
Ende 2021 verglichen Zahn und ihre Kollegin Maria Isaichkina, SAP Inhouse Consultant bei HORSCH, Lösungen verschiedener Anbieter. Zwei kamen schließlich in die engere Auswahl, darunter FIS/edc für Eingangsrechnungen des zertifizierten SAP Gold Partners FIS Informationssysteme und Consulting. „Wir hatten eine Reihe an Kriterien, die die neue Lösung erfüllen musste – FIS/edc passte sehr gut zu uns“, so Isaichkina.
Wichtige Anforderungen waren unter anderem eine anwenderfreundliche Bedienung auch für nicht SAP-affine Kolleginnen und Kollegen, die Bearbeitungslogik der Lösung, OCR-Belegerkennung, eine eindeutige Kreditorenerkennung mithilfe eines selbstlernenden Systems (Machine Learning), feste Ansprechpartner beim Dienstleister sowie eine kurzfristige Umsetzung des Projekts. „Es musste wirklich zeitnah eine neue und sehr gute Lösung her“, betont Zahn.
Anfang 2022 fiel die Entscheidung auf die Lösung von FIS, bereits im März startete das Projekt mit einem Kick-off. Das neue System zum Eingangsrechnungsmanagement wurde zunächst in einer Testumgebung implementiert. „Wir haben das System mit den Kreditoren-Stammdaten gemeinsam mit dem Kunden angelernt“, erklärt Olaf Bischoff-Straub, Senior Specialist Sales bei FIS.
Key-User aus der Finanzbuchhaltung von HORSCH arbeiteten in dieser Phase eng mit den Beratern von FIS zusammen und begleiteten den Anlernprozess der neuen Software. Diese extrahiert dank OCR-Belegerkennung die Daten aus der Eingangsrechnung, archiviert die Rechnung und überführt sie zur Prüfung in SAP. Mithilfe smarter Funktionen auf Basis von Machine Learning erkennt das System Kreditoren automatisch, führt einen Stammdatenabgleich sowie eine erste Rechnungsprüfung durch und löst eine Dunkelbuchung aus, wenn sich die Eingangsrechnung eindeutig einer Bestellung zuordnen lässt.
Nach nur sechs Monaten wurde das System im Oktober 2022 aus der Test- in die Produktionsumgebung der beiden großen deutschen Buchungskreise überführt. „Bereits zuvor haben unsere Berater die Kollegen aus dem Support in das Projekt einbezogen, damit diese das Team von HORSCH kennenlernen und es fortan persönlich betreuen können“, so Bischoff-Straub.
Auf den Go-live folgte eine Hypercare-Phase. Anschließend wurde die Lösung schrittweise in weiteren Gesellschaften von HORSCH eingeführt: 2024 ging das System in Kanada, Frankreich, Polen und Großbritannien live, im April dieses Jahres folgte die Implementierung am Standort in den USA. „Wir sind mit der Umsetzung des Projekts sehr zufrieden – auf technischer wie auch auf persönlicher Ebene hat alles gut funktioniert“, zieht Isaichkina ein positives Fazit.
Auch auf individuelle Anforderungen des HORSCH-Teams gingen die Berater und Entwickler von FIS ein und setzten diese zeitnah um. „Wenn auf der Rechnung eine Bestellanforderung erkannt wird, soll aus dieser direkt die Kontierung gelesen werden“, beschreibt Zahn beispielhaft eine spezielle Anforderung.
Weitere Herausforderungen, die das Projektteam erfolgreich meisterte, waren die Umstellung von der bestehenden ERP-Lösung auf S/4HANA sowie die Einführung der E-Rechnung. Seit Januar 2025 besteht in Deutschland die Verpflichtung, eingehende E-Rechnungen verarbeiten zu können. Rechnungen müssen dabei in einem der gesetzlich vorgeschriebenen Formate – XRechnung oder ZUGFeRD – übermittelt werden. Um den gesetzeskonformen Empfang und die Weiterverarbeitung sicherzustellen, nutzt HORSCH auf der Eingangsseite den FIS/InvoiceRefinementService, der die Anforderungen der E-Rechnungspflicht vollständig erfüllt. „Derzeit laufen leider noch einige IDocs auf Fehler, aber das liegt nicht am System, sondern an fehlerhaften E-Rechnungen der Lieferanten“, so Isaichkina.
Mit dem neuen System zeigt sich Teamleiterin Silvia Zahn sehr zufrieden: „Wir haben nun jederzeit den Überblick, welche Rechnungen eingegangen sind und bei wem sie liegen.“ Skontofristen lassen sich so einfach überwachen und Rechnungen bei Bedarf priorisieren. Die Zuordnung an die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erfolgt automatisch anhand der Kreditorennummer. „So hat jeder seinen klaren Aufgabenbereich und muss sich nicht durch einen Wust an Belegen kämpfen“, so Zahn.
Im Idealfall werden Eingangsrechnungen direkt ins SAP-System überführt, die Finanzbuchhaltung hat auf die vorerfassten Rechnungen unmittelbaren Zugriff. Rechnungen, die nicht automatisiert ausgelesen werden können, bleiben zur Nachbearbeitung stehen. „Der große Vorteil ist, dass wir das System anlernen können“, erklärt Zahn. „Wenn bei einem Lieferanten Rechnungsnummer oder Betrag immer an derselben Stelle stehen, bringen wir das der Software bei – und sie lernt es für künftige Rechnungen.“
Die Durchlaufzeiten der Rechnungen haben sich deutlich verkürzt, viele Eingangsrechnungen werden nun innerhalb eines Tages verarbeitet. Insbesondere durch Dunkelbuchungen konnten die Aufwände erheblich reduziert werden. Auch mobile Genehmigungen beschleunigen den Freigabeprozess: „Unser Außendienst kann Belege bequem vom Smartphone oder Tablet aus freigeben“, betont Isaichkina.
Auf dem erzielten Erfolg ruhen sich die Projektteams von HORSCH und FIS jedoch nicht aus. Verbesserungen werden kontinuierlich umgesetzt, individuelle Wünsche aus der Finanzbuchhaltung fließen laufend ein. Als nächster Schritt steht der weitere Ausbau von KI-Funktionalitäten im Fokus. „Wir haben mit Machine Learning begonnen, bieten inzwischen aber immer mehr KI-Funktionen an“, erklärt Bischoff-Straub. So ist beispielsweise eine KI-gestützte Belegerkennung für FIS/fci in der Cloud verfügbar. Dabei werden anonymisierte Lerneffekte aus Millionen Belegen genutzt, ohne dass Kunden Einblick in fremde Daten erhalten. „Die Datenhoheit bleibt immer beim Kunden“, betont Bischoff-Straub.
