Ricoh, einer der führenden globalen Hersteller im Printing-Bereich, entwickelte sich in den letzten Jahren zu einem führenden Innovator in Sachen Digital Work. Für Daniel Tschudi, CEO von Ricoh Austria & Switzlerland, werden hybride Arbeitsformen und -umgebungen zum zentralen Faktor bei der Digitalen Transformation – und entscheidend, um künftig Top-Talente zu gewinnen und zu binden und so den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern.

Foto: Ricoh Daniel Tschudi, CEO Ricoh Austria & Switzerland: „Es ist es wichtig, die Mitarbeitenden in die Ausarbeitung eines gesamtheitlichen Arbeitsplatzkonzeptes miteinzubeziehen und dann zu entscheiden, welche Technologien und Prozessanpassungen wirklich sinnvoll sind.“ Bei Ricoh hat man schon sehr früh die eigene Digitale Transformation gestartet, und das obwohl das traditionelle Kerngeschäft – der Printing-Bereich – nach wie vor höchst erfolgreich läuft. Heute versteht sich der Technologieführer vor allem als Workspace Integrator, der die Digitalisierung des Arbeitsplatzes vorantreibt: Indem man die Kunden dank innovativer Technologielösungen in die Lage versetzt, Routineaufgaben zu automatisieren, damit sich die Mitarbeitenden auf kreativere Tasks fokussieren können. Und indem man sie dabei unterstützt, neue Arbeitsformen zu etablieren, bei denen die Mitarbeitenden vernetzter denn je agieren und von überall aus arbeiten können.

Aus der Sicht von Daniel Tschudi, CEO von Ricoh Austria & Switzlerland, bringt die New Work viele Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich: „Neue Technologielösungen sind nur ein Teil des Ganzen. Der andere Teil ist ein ganzheitliches Arbeits- und Arbeitsplatzkonzept, in das es die Mitarbeitenden von Beginn an miteinzubeziehen gilt, und für das ein neues Digital Mindset nötig ist. Für uns ist es dabei ein unschätzbarer Vorteil, dass wir technologische Innovation mit unserer langjährigen Erfahrung verbinden können. Seit acht Jahrzehnten kennen wir bei Ricoh die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und tragen mit Lösungen dazu bei, dass Mitarbeitende ihr volles Potenzial und ihre Kreativität bei der Arbeit entfalten.“
 

Herr Tschudi, wie hat sich die Rolle des klassischen Büros in den letzten Jahren verändert?

Die Wahrnehmung und Bedeutung des Büros haben sich verändert: Es soll mehr bieten als nur Schreibtische, Computer und Meetingräume. Das Büro wird als soziale Drehscheibe zum Zentrum der Zusammenarbeit. Das Büro muss ein Raum sein, der produktive Zusammenarbeit und die Vernetzung von hybriden, standortübergreifenden Teams fördert. Einfach gesagt: Der Arbeitsplatz sollte dort sein, wo er am sinnvollsten, produktivsten und gleichzeitig am angenehmsten ist. Der Weg zu einer vollständig dynamischen und hybriden Arbeitskultur ist lang, und in vielen Firmen noch nicht vollständig realisiert. Oft fehlen eine ganzheitliche Transformationsstrategie, ein digitales Mindset und eine klare Führungsrolle des Managements. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie die Etablierung hybrider Arbeitsumgebungen sind entscheidend, um Top-Talente zu gewinnen, zu binden und den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.

Wie sollte ein flexibles, hybrides Arbeitsmodell gestaltet sein?

Um ein sinnvolles hybrides Arbeitsmodell zu gestalten, ist eine genaue Auseinandersetzung mit der vorhandenen Infrastruktur und den bestehenden Prozessen notwendig. Welche Prozesse sollen wie angepasst werden und welche Tools sind nötig, um das Arbeitsmodell Hybrid Work erfolgreich zu implementieren? Investitionen in Technologien, die blindlings getätigt werden, können zu mehr Frustration führen, als dass sie Mitarbeitende wirklich unterstützen. Es ist deshalb wichtig, die Mitarbeitenden in die Ausarbeitung eines gesamtheitlichen Arbeitsplatzkonzeptes miteinzubeziehen und dann zu entscheiden, welche Technologien und Prozessanpassungen wirklich sinnvoll sind.

Weshalb spielt Technologie eine so wichtige Rolle für die Bindung von Mitarbeitenden?

Eine aktuelle Studie von Ricoh zeigt, dass die Technologie am Arbeitsplatz häufig nicht den Erwartungen der Mitarbeitenden entspricht und sie somit die Zusammenarbeit erschwert. Auf die Frage, welche Faktoren ihre Arbeitsqualität verbessern würden, antwortete ein Viertel der Arbeitnehmer, dass sie sich Technologien wünschen würden, die manuelle Prozesse automatisieren, um mehr Zeit für interessantere und kreativere Aufgaben zu haben. Weitere 21 Prozent gaben an, dass sie dank besserer Softwarelösungen wie beispielsweise Automatisierungslösungen, in den nächsten Monaten weniger häufig über eine Kündigung nachdenken würden. Das verdeutlicht, welche konkreten Auswirkungen Technologie auf die Bindung von Talenten hat.

Was erwarten Mitarbeitende heutzutage von ihrem Arbeitgeber im Hinblick auf die Gestaltung des optimalen Arbeitsplatzes?

Arbeitnehmer haben heutzutage klare Erwartungen, wenn es um die Gestaltung eines optimalen Arbeitsplatzes geht. Um ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, ist die Freiheit zur flexiblen Arbeit und eine wertschätzende Unternehmenskultur basierend auf Vertrauen essenziell. Ein kluger Einsatz von Technologie und gut gestaltete Räume öffnen zudem die Tür für selbstbestimmtes Arbeiten – hybrid, als nahtlose Nutzererfahrung zwischen Remote Work und Präsenz im Büro. Ein attraktives Büro rückt den Menschen in den Fokus, bietet variable Räume und die gewünschte soziale Umgebung für den persönlichen Austausch. Will man, dass Mitarbeitende gerne arbeiten, muss man sich um Führung, um den Raum und die Technologie im Dreiklang kümmern. New Work gelingt nur als ganzheitliches Konzept. Und dafür braucht es auch ein wirkliches Digital Mindset.

Was ist mit Digital Mindset konkret gemeint und weshalb ist es wichtig für moderne Arbeitsplatzkonzepte?

Unter Digital Mindset versteht man eine grundsätzlich positive und angstfreie Haltung gegenüber neuen Technologien und Prozessen. Besonders die Führungskräfte sind gefordert, den Mitarbeitenden vorzuleben, wie man sich unabhängig vom Standort engagiert und neue Technologien in den Arbeitsalltag integriert. Schulungen und Weiterbildungen sind wichtig, um den Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit neuen Tools zu vermitteln. Eine Kultur des Vertrauens fördert die Offenheit für neue Ideen und Wege der Zusammenarbeit. Führungskräfte können durch klare Visionen, Werte und Rituale ein Gefühl der Zusammengehörigkeit schaffen, auch wenn Teams ortsunabhängig arbeiten.