Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
Sicherer USV-Shutdown bei elektrischen Großanlagen 29. 06. 2022
BellEquip entwickelt eine spezielle USV-Konfiguration, die reibungslose Abschaltabläufe gewährleistet.
proALPHA übernimmt Empolis 28. 06. 2022
Das deutsche ERP-Haus verstärkt sich mit KI-gestützter Service-Management-Expertise aus der Cloud.
Alles neu beim VÖSI 27. 06. 2022
Klaus Veselko wird neuer Präsident – Verband wird umbenannt.
Das digitale Bezahlverhalten der Österreicher 24. 06. 2022
Der Digital Payment Index von Mastercard vergleicht das Bezahlverhalten hinsichtlich digitaler Zahlungsmethoden. 86 Prozent aller Kartentransaktionen am Point-of-Sale finden bereits kontaktlos statt.
Nagarro kürte die besten Ideen für die Cloud 23. 06. 2022
Brantner Green Solutions und Miba gewinnen den Innovationspreis im Wert von 50.000 Euro.
Flexible Arbeitsformen im Trend 22. 06. 2022
yuutel-Umfrage: Jedes achte Unternehmen will noch heuer auf Cloud-Telefonie umsteigen.
Mit „Job-Screenings“ gegen den Fachkräftemangel 21. 06. 2022
Bildungsanbieter ETC unterstützt Arbeitssuchende und Unternehmen bei der Einschätzung technischer Fähigkeiten.
IT-Managerinnen am Wort 20. 06. 2022
Beim bereits vierten VÖSI WOMENinICT Rolemodel-Event präsentierten IT-Projektmanagerinnen ihren Job und Werdegang.
PlanRadar ist „Scale-up des Jahres“ 13. 06. 2022
Unter mehr als 150 heimischen Start-ups mit Wachstumspotenzial setzte sich PlanRadar beim „EY Scale-Up Award 2022“ durch.
Post bündelt Business-Lösungen 10. 06. 2022
„Post Business Solutions“ vereint die Tochterunternehmen Scanpoint, EMD, D2D und sendhybrid unter einem Dach.
Gesundheitsbranche im digitalen Wandel 09. 06. 2022
MP2 gab auf dem Fachkongress der Healthcare-Branche Einblicke in die digitale Zukunft des Gesundheitswesens.
Knapp automatisiert Walmart-Lager 08. 06. 2022
US-Handelsgigant Walmart beauftragt den Grazer Logistikexperten Knapp mit der Automatisierung von vier neuen Hightech-Distributionszentren.
Aus Alt mach Neu 07. 06. 2022
HP Austria und AfB social & green IT sorgen gemeinsam für lokale und nachhaltigere IT-Hardware.
Business-Frühstück bei Infotech 03. 06. 2022
Der Innviertler IT-Dienstleister Infotech lud Kunden und Partner zu einer Informationsveranstaltung zum Thema E-Mail-Security.
Accenture übernimmt ARZ 02. 06. 2022
Das Technologiekompetenzzentrum des österreichischen Bankensektors wird Teil von Accenture.
Unicon erweitert Angebot um MSP-Lizenzierung 01. 06. 2022
Mit Scout MSP können IT-Dienstleister ihr End User Computing-Angebot erweitern.
Markteintritt in Österreich 31. 05. 2022
Heinekingmedia kauft den Distributor und Systemintegrator J. Klausner Professional Multimedia.
GoTo Connect und Resolve starten in Österreich 30. 05. 2022
Die Kommunikations- und Supportlösungen sind ab sofort auch in Österreich erhältlich.
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Digitale Rechnungserfassung

Das Wohnbauunternehmen Wien Süd schafft die Digitalisierung von tausenden Eingangsrechnungen.

Foto: Wien Süd Beate Braun, Wien-Süd: „Mit der digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten“ Wien-Süd setzt erfolgreiche Schritte in Richtung der digitalen Finanzabteilung mit dem Ziel, die Effizienz im Konzern weiter zu steigern, die Mitarbeiter zu entlasten, und die Bearbeitungszeiten für 50.000 Eingangsrechnungen von 140 Unternehmen zu senken. Gemeinsam mit IT-Partner adesso Austria wurde mittels Ephesoft Transact im ersten Schritt die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Daher wird die Lösung im nächsten Schritt auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang ausgerollt.

Start der digitalen Reise im Jahr 2018

Das 20-köpfige Team der Finanzbuchhaltung bearbeitet pro Jahr über 50.000 Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Diese Eingangsrechnungen müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden. Bis Anfang 2018 wurden diese Aufgaben noch vollständig händisch erledigt. Die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten erste Erleichterungen.

Während es vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen galt, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere hinzu. Die Finanzabteilung ist mit einer steigenden Komplexität der Strukturen konfrontiert. Es braucht eine digitale Lösung. Die Fehlerquoten im bisherigen Barcode-Prozess mussten reduziert, die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf gesteigert und die Mitarbeiter entlastet werden.

Mittels Ephesoft Transact wird die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des gesamten Teams und zur Steigerung der Produktivität, denn viele Eingangsrechnungen mussten an verschiedenen Stellen korrigiert werden – sei es aufgrund geänderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder weiterer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist der Schlüssel zum Erfolg.

Nachdem die Teams der Genossenschaft und adesso Anfang Februar 2019 die Roadmap für das Transformationsprojekt erstellt und in Angriff genommen hatten, konnte der „Go Live“ nach erfolgreicher Implementierung von Ephesoft Transact bereits im Dezember 2019.

„Mit der neuen digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten. Dank des nunmehr ortsunabhängigen Ablaufs brauchte lediglich ein Kollege in die Zentrale fahren, um einmal täglich sämtliche Dokumente einzuscannen. Den gesamten weiteren Prozess konnten die Kollegen und ich aus den Homeoffices mittels Web-Zugriff auf Ephesoft Transact erledigen“, erzählt Beate Braun, Assistenz Leitung FIBU bei der Wien-Süd.

Großteil aller Rechnungen läuft über den neuen Prozess

Wien-Süd konnte schon in den ersten sechs Monaten die Fehlerquote auf 7,12 Prozent reduzieren – bereits 85,81 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess. Nur ein paar wenige Ausnahmen müssen aktuell noch händisch verarbeitet werden.

Fortsetzung der digitalen Reise

Die digitale Reise und die Zusammenarbeit von Wien-Süd und adesso Austria werden bereits fortgesetzt: Zukünftig sollen Lieferanten ihre Rechnungen als PDF-Dokumente digital einreichen, sodass auch das Scannen wegfällt und mittelfristig werden sämtliche Eingangsrechnungen über das neue System automatisiert abgewickelt.

„Im nächsten Schritt planen wir in enger Zusammenarbeit mit dem Team der Finanzbuchhaltung Ephesoft Transact auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang auszurollen. Damit das Wien-Süd-Team auch hier von den Vorteilen profitiert, die sich bereits in der Rechnungseingangsverarbeitung gezeigt haben“, freut sich Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria, über die weitere Zusammenarbeit.

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