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Angebotsspektrum in den Bereichen Application Services, Datacenter, Security und Netzwerk gestärkt.
Neues BellEquip Magazin mit Schwerpunkt Wireless 15. 09. 2021
Systemanbieter präsentiert kompakte Infos rund um kabellose Connectivity.
Noch viele Bäume aufzustellen 14. 09. 2021
Wiener Green-Tech refurbed pflanzt den millionsten Baum.
Salesforce updatet Service Cloud 13. 09. 2021
Automatisierung und KI verwandeln Contact Center in digitale Service-Zentralen.
Trend Micro konsolidiert Service-Portfolio 10. 09. 2021
Neues Service- und Support-Angebot „Service One“ entlastet Sicherheitsteams und minimiert Cyber-Risiken.
myfactory plant den Schritt nach Österreich 09. 09. 2021
Ausbau der Channel-Aktivitäten soll durch lokales Headquarter unterstützt werden.
Starface stärkt Cloud-Geschäft durch Akquisition von TeamFON 08. 09. 2021
Karlsruher UCC-Hersteller übernimmt Münchner Anbieter von Cloud-Telefonanlagen.
„Netflix für die Industrie“ 06. 09. 2021
msg Plaut launcht Smart Factory Platform.
KI-Monitor zeigt Fortschritt bei Künstlicher Intelligenz 31. 08. 2021
Bedeutung von KI in Wirtschaft und Gesellschaft nimmt zu – leichte Verschlechterung bei den Rahmenbedingungen.
Fälschungssichere Dokumentenablage 30. 08. 2021
Dezentrale Documentchain speichert datenschutzkonform, verschlüsselt und rechtssicher Dokumenteninformationen aus Verträgen, Urkunden und Patenten.
Große Gefahr durch alte Schwachstellen 27. 08. 2021
Trend Micro-Studie: Rund ein Viertel der im cyberkriminellen Untergrund gehandelten Exploits sind über drei Jahre alt.
Ricoh-Studie Remote Working 25. 08. 2021
Zwei Drittel der Führungskräfte fehlt das Vertrauen.
Atos mit Cloud-Großprojekt 24. 08. 2021
Der IT-Dienstleister übernimmt für Siemens Smart Infrastructure die Migration unternehmenskritischer Anwendungen in die Cloud.
Nect startet Vertrieb in Österreich 20. 08. 2021
Michael Jiresch unterstützt den Anbieter von Identifikationslösungen ab sofort in Österreich.
Online-USV-Anlagen mit hoher Leistung bei geringer Stellfläche 19. 08. 2021
Riello UPS erweitert seine Sentryum-Serie um zwei Online-Doppelwandler-USVs für kleine und mittlere Rechenzentren.
ALSO unterstützt junge Technologie-Unternehmen 18. 08. 2021
Startup Award stellt IT-Ressourcen und Manpower für vielversprechende Ideen bereit.
Wiener Software-Hersteller präsentieren E-Government-Lösung 17. 08. 2021
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Österreicher präferieren weiter Online-Shopping 10. 08. 2021
Klarna-Studie: Begeisterung für das Online-Shopping nimmt nicht ab, obwohl stationärer Handel wieder öffnet.
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Coorum / Kendox

Alle Belege zentral im Zugriff

Die Vereinigten Bühnen Wien setzen auf die Prozessmanagementlösung iFine und Kendox InfoShare als Archivlösung.

Foto: Rupert Steiner Coorum setzt für die drei Standorte der Vereinigten Bühnen Wien ein einheitliches Rechnungs- und Archivsystem um Die Vereinigte Bühnen Wien (VBW) verwalten das Theater an der Wien, das Raimund Theater und das Ronacher. Um die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu vereinfachen und zu zentralisieren, setzt das Kulturunternehmen auf den Wiener IT-Dienstleister Coorum.
Mehrere Workshops zu Beginn des Projekts machten klar, dass VBW spezielle Anforderungen an den Rechnungsverarbeitungsprozess stellt. „Wir wollten zuerst die erfassten Bestellungen von unseren Verantwortlichen genehmigen lassen. Erst nach deren Freigabe sollte bei den Lieferanten bestellt werden können. Zudem sollte die Software beim Abgleich von Lieferung und Bestellung definierte Toleranzen bei den Bestellsummen zulassen“, so Frank Ellmer, Leitung Finanzbuchhaltung. Entsprechend den Vorgaben stellte Coorum den standardisierten Prozess der Lösung iFine um und passte die automatisierten Workflows an.

Zentrale Rechnungsverarbeitung.

Wenn nun der Einkäufer eine Bestellung mittels der Software anlegt, gibt er zuerst Kostenstelle, Abteilung, Lieferant und Preis an, und schickt die Bestellung los. Das System schickt den Antrag nun automatisch an die verantwortliche Stelle für den Freigabeprozess. Diese prüft und genehmigt die Bestellung. Das System entscheidet auch automatisch, ob je nach Bestellsumme eine oder mehrere Personen genehmigen müssen. Wenn alle Genehmigungen erteilt sind, erhält der Einkäufer eine Nachricht und kann die Bestellung ausdrucken oder als PDF in Auftrag geben. Wenn schließlich die Rechnung eintrifft, werden sowohl elektronische als auch Papierrechnungen direkt ins System eingespielt.

Automatisierte Rechnungsprüfung.

Eintreffende Rechnungen leitet iFine in die Buchhaltung weiter. Nach Prüfung erscheint die Rechnung auf der To-do-Liste des Einkäufers, der die Bestellsumme mit der Rechnungssumme abgleicht. Danach checkt iFine, ob Bestellsumme und Rechnungssumme übereinstimmen und tätigt gegebenenfalls eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem. „Wenn Bestellsumme und Rechnungssumme nicht übereinstimmen, startet das System den gesamten Genehmigungsprozess, wie bei einer Bestellung, nochmals. Damit lassen sich die Abläufe beschleunigen und Fehler vermeiden“, so Ellmer.

Modernes elektronisches Archiv.

Im Zuge der Softwaremodernisierung entschied sich VBW, auch das bisherige Archiv mit Kendox InfoShare-Plattform auf eine neue Basis zu stellen. Damit werden nun sämtliche Belege, PDFs und sonstige Geschäftsunterlagen erfasst, revisionssicher archiviert und in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert. Außerdem ermöglicht die Archivplattform einen mobilen Zugriff rund um die Uhr.

Effizient, übersichtlich und nachvollziehbar.

Alle Belege und Dokumente sind dank der Suchfunktion einfach auffindbar. Die Lösung hat die Durchlaufzeiten der Eingangsbelege drastisch verkürzt. „Vor der Einführung von iFine hatten wir wesentlich längere Zahlungsfristen. Mit der Lösung konnten wir die Fristen auf rund zehn Tage verkürzen. Damit lukrieren wir Skonti und vermeiden Verzugszinsen“, freut sich Ellmer.
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