Die Vereinigten Bühnen Wien setzen auf die Prozessmanagementlösung iFine und Kendox InfoShare als Archivlösung.

Foto: Rupert Steiner Coorum setzt für die drei Standorte der Vereinigten Bühnen Wien ein einheitliches Rechnungs- und Archivsystem um Die Vereinigte Bühnen Wien (VBW) verwalten das Theater an der Wien, das Raimund Theater und das Ronacher. Um die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu vereinfachen und zu zentralisieren, setzt das Kulturunternehmen auf den Wiener IT-Dienstleister Coorum.
Mehrere Workshops zu Beginn des Projekts machten klar, dass VBW spezielle Anforderungen an den Rechnungsverarbeitungsprozess stellt. „Wir wollten zuerst die erfassten Bestellungen von unseren Verantwortlichen genehmigen lassen. Erst nach deren Freigabe sollte bei den Lieferanten bestellt werden können. Zudem sollte die Software beim Abgleich von Lieferung und Bestellung definierte Toleranzen bei den Bestellsummen zulassen“, so Frank Ellmer, Leitung Finanzbuchhaltung. Entsprechend den Vorgaben stellte Coorum den standardisierten Prozess der Lösung iFine um und passte die automatisierten Workflows an.

Zentrale Rechnungsverarbeitung.

Wenn nun der Einkäufer eine Bestellung mittels der Software anlegt, gibt er zuerst Kostenstelle, Abteilung, Lieferant und Preis an, und schickt die Bestellung los. Das System schickt den Antrag nun automatisch an die verantwortliche Stelle für den Freigabeprozess. Diese prüft und genehmigt die Bestellung. Das System entscheidet auch automatisch, ob je nach Bestellsumme eine oder mehrere Personen genehmigen müssen. Wenn alle Genehmigungen erteilt sind, erhält der Einkäufer eine Nachricht und kann die Bestellung ausdrucken oder als PDF in Auftrag geben. Wenn schließlich die Rechnung eintrifft, werden sowohl elektronische als auch Papierrechnungen direkt ins System eingespielt.

Automatisierte Rechnungsprüfung.

Eintreffende Rechnungen leitet iFine in die Buchhaltung weiter. Nach Prüfung erscheint die Rechnung auf der To-do-Liste des Einkäufers, der die Bestellsumme mit der Rechnungssumme abgleicht. Danach checkt iFine, ob Bestellsumme und Rechnungssumme übereinstimmen und tätigt gegebenenfalls eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem. „Wenn Bestellsumme und Rechnungssumme nicht übereinstimmen, startet das System den gesamten Genehmigungsprozess, wie bei einer Bestellung, nochmals. Damit lassen sich die Abläufe beschleunigen und Fehler vermeiden“, so Ellmer.

Modernes elektronisches Archiv.

Im Zuge der Softwaremodernisierung entschied sich VBW, auch das bisherige Archiv mit Kendox InfoShare-Plattform auf eine neue Basis zu stellen. Damit werden nun sämtliche Belege, PDFs und sonstige Geschäftsunterlagen erfasst, revisionssicher archiviert und in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert. Außerdem ermöglicht die Archivplattform einen mobilen Zugriff rund um die Uhr.

Effizient, übersichtlich und nachvollziehbar.

Alle Belege und Dokumente sind dank der Suchfunktion einfach auffindbar. Die Lösung hat die Durchlaufzeiten der Eingangsbelege drastisch verkürzt. „Vor der Einführung von iFine hatten wir wesentlich längere Zahlungsfristen. Mit der Lösung konnten wir die Fristen auf rund zehn Tage verkürzen. Damit lukrieren wir Skonti und vermeiden Verzugszinsen“, freut sich Ellmer.