Gastbeitrag: Für die erfolgreiche digitale Transformation müssen Prozesse end-to-end automatisiert werden. Noch haben viele Unternehmen allerdings keinen systematischen Ansatz hierfür etabliert. Wie ein Center of Excellence für Prozessautomatisierung dabei helfen kann, erklärt Leon Strauch von Camunda.

Foto: Camunda Der Autor Leon Strauch ist Senior Customer Success Manager bei Camunda, Anbieter des Workflow-Management-Systems Camunda BPM, mit dem Geschäftsprozesse definiert und automatisiert werden können. Teilweise automatisierte Geschäftsprozesse sind in vielen Unternehmen bereits Standard – etwa durch Robotic Process Automation oder andere Softwarelösungen. Häufig sind diese Lösungen allerdings nur für punktuelle Aufgaben im Einsatz und nicht entlang der ganzen Wertschöpfungskette. Für die Orchestrierung ganzer Geschäftsprozesse end-to-end fehlt in vielen Fällen eine Organisationseinheit, die die Automatisierung strategisch vorantreibt und skaliert.

Hier kommen Centers of Excellence (CoEs) ins Spiel. Sie bestehen aus multidisziplinären Teams mit Expertise in IT, Entwicklung, BPMN und Geschäftsprozessen. CoEs treiben die Automatisierung voran, beschleunigen Projekte und verankern eine prozessorientierte Denkweise im Unternehmen.

Wie arbeitet ein Center of Excellence?

Das Setup eines CoEs variiert je nach Unternehmensstruktur. Zentralisierte CoEs übernehmen beispielsweise selbst die Umsetzung von Automatisierungsinitiativen, während dezentralisierte CoEs Projektteams beraten und coachen. Viele Unternehmen beginnen zentralisiert, um Technologie- und Methodenwissen aufzubauen und zu bündeln, und wechseln dann zu einem dezentralisierten Ansatz, um die Prozessautomatisierung zu skalieren.

Die fünf Aufgabenbereiche eines CoEs zur Prozessautomatisierung sind:

• Technische Services: Das CoE stellt die Tools zur Verfügung, um Prozesse zu designen, zu implementieren, zu betreiben und zu analysieren. Beispiele sind Lösungen für Process Mining, RPA, eine Orchestrierungsplattform sowie wiederverwendbare Komponenten wie z. B. Konnektoren.
• Planung und Umsetzung: Je nach der Struktur des Unternehmens und des CoEs kann die Projektumsetzung  innerhalb des CoE selbst (zentralisiert), vom CoE unterstützt in einem Projektteam (dezentralisiert) oder hybrid passieren. Im letzteren Fall unterstützt das  CoE Initiativen anfangs stärker und übergibt die Verantwortung schrittweise an das jeweilige Team.
• Wissensmanagement und Weiterbildung: Das CoE sammelt und teilt Know-How sowie Best Practices über eine Wissensplattform und bietet zudem Weiterbildungsprogramme an.
• Interne Vermarktung: Durch den Einsatz von internen Marketing-Tools wie Blogs, Veranstaltungen und Newsletter fördert das CoE innerhalb des Unternehmens den kulturellen Wandel hin zum Prozessdenken.
• Governance: Das CoE stellt auch die IT-Governance sicher, um die IT-Architektur zu standardisieren und zu steuern. Dies kann von einfachen Empfehlungen bis hin zu festen Vorgaben – etwa durch Architektur-Gremien – reichen.

Wie erfassen CoEs ihre Erfolge?

Die Notwendigkeit der internen Vermarktung unterstreicht, wie wichtig es ist, Erfolge durch Automatisierungsinitiativen innerhalb der Organisation sichtbar zu machen. Dies steigert die Akzeptanz des CoEs und verdeutlicht den Nutzen der Automatisierungsinitiativen. Um den Mehrwert des CoEs belegen zu können, sollten Erfolge quantifizierbar gemacht werden.

Wichtige Faktoren sind dabei neben der Akzeptanz im Unternehmen – z. B. die Anzahl der ausgebildeten Personen – insbesondere auch geschäftliche Kennzahlen wie die folgenden:

• Realisierte Projekte: Anzahl produktiver, automatisierter Prozesse und damit bearbeiteter Use Cases
• Automatisierungsrate: Anteil vollständig automatisierter Prozesse in der Value Chain
• Dauer des Projekt-Setups: Indikator für die Geschwindigkeit, mit der neue Projekte beginnen können
• Time-to-Value: Dauer von der Projektentscheidung bis zur finalen Umsetzung
• Return on Investment (ROI): Nutzen eines Projekts im Verhältnis zum Aufwand

Fazit

Ein CoE sollte Mehrwert für das gesamte Unternehmen erzeugen und dies abteilungsübergreifend sichtbar machen. Es muss realitätsnahe Richtlinien erarbeiten und auf Feedback der Teams reagieren, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten und nicht als abgeschotteter "Elfenbeinturm" wahrgenommen zu werden. Trotz des initialen Aufwands zur Implementierung ist ein CoE unverzichtbar, da es Unternehmen ermöglicht, die Effizienz zu steigern, eine bessere Kundenerfahrung zu bieten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Das CoE hat das Potenzial, eine führende Rolle in der digitalen Transformation der Organisation einzunehmen.