Gastbeitrag: Enterprise File Sync and Share (EFSS) hilft gegen Fallstricke beim Datenaustausch. Helmut Pöllinger

Foto: Brainloop Der Autor Helmut Pöllinger ist Geschäftsführer von Brainloop Austria Laptop, Smartphone, zweiter Arbeitsrechner: Angestellte jonglieren heute oft mit mehreren Endgeräten. Alle Informationen müssen dabei möglichst synchron gehalten werden. Hinzu kommt, dass Angestellte Daten mit internen und externen Partnern austauschen müssen. Da der Datentransfer in beide Richtungen verläuft und wechselnde Arbeitsgruppen umfasst, drohen die Daten hinter die Schutzmechanismen des Unternehmens zu wandern und sind damit für Unberechtigte zugänglich.

Die E-Mail als Sackgasse.

Noch immer ist der Datenversand per E-Mail die gängigste Methode für den Informationsaustausch. Unverschlüsselte Anhänge lassen sich jedoch sehr leicht abfangen und auslesen oder an Dritte weiterleiten. Parallel dazu werden häufig Dienste wie Dropbox für den Datenaustausch genutzt. Sie stehen als virtuelle Laufwerke zur Verfügung und sind in Endgeräte eingebunden. Bereits 22 Prozent der Angestellten nutzen laut einer Forrester-Umfrage solche Cloud-Dienste, davon wiederum 70 Prozent auch zum privaten Informationsaustausch.
Da aber kaum ersichtlich ist, wo diese Daten landen, stellen diese Dienste ein erhebliches Sicherheits- und Compliance-Risiko dar. Der Nutzer weiß oft nicht, welcher Gesetzgebung sein Dienstleister unterliegt und welche Behörden eventuell Einblick in die gespeicherten Daten erhalten. Der Umgang mit Unternehmensdaten in Europa änderte sich erst, als große Player im IT-Geschäft erklärten, dass auch US-Behörden Zugriff auf ihre in EU-Rechenzentren gelagerten Daten hätten. Nachdem der Europäische Gerichtshof im Oktober 2015 klarstellte, dass das Safe-Harbor-Abkommen in der Praxis keinen Schutz bietet, stand fest, dass europäische Daten am besten in Europa aufgehoben sind. Ein weiteres Argument gegen E-Mail oder Consumer-Filesharing-Dienste ist der Kontrollverlust. Unternehmen können oft nicht genau nachvollziehen, mit wem Dokumente geteilt werden. In Branchen mit strengen gesetzlichen Auflagen ist dies schon allein aus Compliance-Gründen undenkbar.

EFSS als Lösung.

Enterprise File Sync and Share (EFSS)-Lösungen stellen eine Alternative zum Versand von Attachements per E-Mail dar. Sie sind auf den Einsatz im Unternehmen ausgelegt und ermöglichen den einfachen Austausch mit wechselnden Teammitgliedern. Dazu werden Daten automatisch sicher und synchron auf allen Endgeräten abgelegt. Da nur die Links versendet und die Dokumente auf dem Server belassen werden, bleibt der Daten-Traffic per E-Mail gering. Bei der Auswahl eines Systems sind einige Kriterien besonders wichtig: Sicherheit, Usability und Kompatibilität. Die Software sollte einfach zu bedienen und mit den gängigen Betriebssystemen kompatibel sein, damit sie auch im Alltag genutzt wird.
Um den aktuellen Stand und alle Änderungen nachvollziehen zu können, braucht es eine Möglichkeit zur Versionierung. Aus rechtlichen Gründen sollte außerdem ersichtlich sein, welcher Nutzer die Daten verändert hat und welche Dokumente an wen verschickt wurden. Dabei gleichen moderne EFSS-Systeme die Berechtigungen automatisch mit den Unternehmensregeln ab.

Sicherheit aus der Cloud – oder nicht?

Wie bei vielen Cloud-Lösungen gibt es auch bei EFSS-Lösungen grundsätzlich drei Möglichkeiten: Public Cloud, On-Premise oder Hybrid Cloud. Bei der reinen Cloud-Variante lagern Daten sowie die EFSS-Anwendung im Rechenzentrum eines Providers. Bei der On-Premise-Variante dagegen bleiben die Daten im eigenen Rechenzentrum, von wo die Devices versorgt werden. Speziell Unternehmen mit sehr strengen Sicherheitsvorgaben bevorzugen diese Variante. Bei der Hybrid-Lösung werden Daten wie bei der On-Premise-Variante im eigenen Rechenzentrum abgelegt – die Software läuft jedoch im Datacenter des Spezialisten.

Fazit.

Wo Daten innerhalb eines Teams ausgetauscht werden müssen, darf ein EFSS nicht fehlen. Im Zusammenspiel mit einer Collaboration-Lösung wird der Austausch von Daten sicher, wobei die Usability hier entscheidend ist. Wie wohl jedes IT-System hat auch EFSS seine Grenzen. Wenn es um Anwendungsfälle mit hohen Prozessanforderungen oder Team-Collaboration mit gemeinsamen Ordnerstrukturen geht – also etwa bei der Kommunikation von Aufsichtsrat oder Vorstand, Due-Dilligence-Prozessen oder Lizenzverhandlungen im Biotech-Sektor – ist eine Datenraum-Lösung als Collaboration-Plattform jedoch die bessere Wahl. Sie bietet ein granulares Rechtesystem und zusätzliche für komplexe dokumentenbasierte Prozesse und spezifische Anwendungsszenarien.