Der starre Büroalltag, geprägt von festen Arbeitswegen, -zeiten und -orten, löst sich immer mehr auf – sechs Tipps, wie der Kulturwandel gelingt.

Foto: Dell Stefan Trondl, Dell Technologies Österreich: „Der Wandel zum digitalen Arbeitsplatz bedeutet aber weitaus mehr als nur über den Einsatz von Technologien, Devices und Applikationen zu sprechen“ Unternehmen sind heute mehr denn je gefordert, ihren Mitarbeitern einen flexiblen Arbeitsplatz einzurichten, der die individuellen Bedürfnisse in den Mittelpunkt rückt. Die passende IT-Ausstattung bereitzustellen, ist allerdings nur ein erster Schritt hin zu einem erfolgreichen Digital-Workplace-Konzept. Dell Technologies nennt sechs Punkte, die Unternehmen beachten sollten, damit der Kulturwandel gelingt.

Die Mitarbeiter erwarten heute die Möglichkeit, flexibel an jedem Ort und zu jeder Zeit produktiv zu arbeiten. Das setzt auf Unternehmensseite viel mehr als nur die Ausstattung mit modernen Arbeitsgeräten voraus, sondern erfordert auch einen echten Kulturwandel.

Folgende Punkte sollten Unternehmen bei der Realisierung eines Digital Workplace beachten:

1. Bedürfnisse des Einzelnen erkennen. Jeder Mitarbeiter hat individuelle Anforderungen, die bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes berücksichtigt werden müssen. Ein One-size-fits-most-Ansatz reicht nicht aus – vielmehr müssen die IT-Verantwortlichen auf eine Art „Employee Journey“ gehen und herausfinden, wie die einzelnen Mitarbeiter jeden Tag durch ihre Aufgaben und Entscheidungen navigieren, welche Kommunikationswege sie nutzen und wie sie Technologien einsetzen. Ziel ist, die IT an jedem Arbeitsplatz flexibler, nutzerfreundlicher und damit letztlich produktiver zu gestalten.
2. Passende Technologie bereitstellen. Basierend auf diesem „technologischen Fußabdruck“ werden entsprechend Systeme und Anwendungen ausgewählt. Dazu gehören die Ausstattung der Mitarbeiter mit modernen mobilen Arbeitsgeräten, ihre umfassende Vernetzung sowie der Einsatz digitaler Kommunikationsmittel wie Messenger, Video-Chat-Systeme oder Conferencing-Tools. Die meisten Wissensarbeiter nutzen längst leistungsfähige Werkzeuge und Anwendungen auf ihren persönlichen Geräten und haben daher dieselben Erwartungen an ihre berufliche Arbeitsumgebung.
3. IT-Konsum vereinfachen. Endnutzer können über ein Selbstbedienungs-Portal ihr individuelles Portfolio aus Unternehmensanwendungen sowie freigegebenen Apps und SaaS-Lösungen zusammenstellen und per Single Sign-on von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Dank einer solchen Unified-Workspace-Lösung können personalisierte Clients vorkonfiguriert, vorinstalliert und mit allen benötigten Anwendungen und Sicherheitsfunktionen ausgeliefert werden. Dadurch wird auch die IT-Abteilung über den gesamten Lebenszyklus hinweg von ansonsten zeitaufwendigen Aufgaben entlastet.
4. Sicherheit hat Vorrang. Werden Daten über die verschiedensten Geräte und in den unterschiedlichsten Netzen genutzt, stoßen herkömmliche Sicherheitsmaßnahmen schnell an ihre Grenzen. Abhilfe verspricht ein mehrschichtiger Ansatz, bei dem zuerst einmal das Mobilgerät mit modernen Anti-Viren- und Anti-Malware-Lösungen vor Schadsoftware und mittels unterschiedlicher Authentifizierungsmaßnahmen bei Verlust oder Diebstahl vor Missbrauch durch Fremde geschützt wird. Um sicherzustellen, dass die Zugriffe auf Unternehmensressourcen abgesichert sind und die Verwendung von mobilen Apps und Cloud-Diensten nicht zu einem Risiko wird, ist eine Unified-Workspace-Lösung ebenfalls hilfreich: In Übereinstimmung mit zuvor definierten Richtlinien greifen die Endgeräte auf das Firmennetz zu. Durch diesen Ansatz können Unternehmen sogar die privaten Rechner und Smartphones ihrer Mitarbeiter, die beruflich genutzt werden, sicher vernetzen.
5. Kommunizieren, kommunizieren und nochmal kommunizieren. Es ist wichtig, alle Mitarbeiter bei der Umstellung zum Digital Workplace miteinzubeziehen. Die Akzeptanz und Nutzung neuer Tools und Lösungen nimmt deutlich zu, sobald deren Mehrwert erkannt wird. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter mit den Sicherheitsstrategien vertraut gemacht und für die Gefahren von Social Engineering sensibilisiert werden. Für die Arbeit in Remote-Teams braucht es darüber hinaus ein neues Mindset aller Team-Mitglieder und Führungskräfte, damit Prozesse nicht nur virtuell, sondern auch effizient und ohne große Motivations- und Koordinationsverluste ablaufen. Manchen Mitarbeitern fällt die ungewohnte Arbeitsweise schwer – immerhin bedeuten Freiheit und Flexibilität auf der einen Seite ein hohes Maß an Eigenverantwortung auf der anderen –, andern fehlt ein positives emotionales Erlebnis. Führungskräfte wiederum müssen lernen, ihr Kontrollbedürfnis herunterzufahren. Remote-Mitarbeiter sind schlichtweg nicht sichtbar für den Chef.
6. Den Team-Gedanken großschreiben. Wenn Kollegen sich nicht mehr an der Kaffeemaschine oder in der Kantine treffen, geht der schnelle Austausch verloren. Einfache Dinge wie virtuelle Mittagspausen oder Cocktailstunden zum Feierabend sind gute Möglichkeiten, Beziehungen außerhalb von Projekten zu pflegen. Um die Interaktion zwischen Bürobelegschaft und virtuellen Kollegen zu vereinfachen, können auch extra Meeting-Plätze sinnvoll sein.

„Digitale Technologien sind inzwischen nicht mehr aus unserer Arbeitswelt wegzudenken und werden zudem von vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt“, erklärt Stefan Trondl, General Manager bei Dell Technologies Österreich. „Der Wandel zum digitalen Arbeitsplatz bedeutet aber weitaus mehr als nur über den Einsatz von Technologien, Devices und Applikationen zu sprechen. Natürlich ist eine moderne IT-Infrastruktur der Grundpfeiler für ein flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten. Allerdings wird es ohne einen echten Kulturwandel kaum möglich sein, alle Beteiligten gleichermaßen mit ins Boot zu holen und die Modernisierung des Arbeitsplatzes voranzutreiben.“