Den Trend zum hybriden Arbeitsplatz – einem Mix aus Homeoffice und Büro-Präsenz – gab es schon vor der Pandemie. Doch die Maßnahmen zu ihrer Bekämpfung haben diese Entwicklung beschleunigt. Wie können Unternehmen auf diese Entwicklung reagieren?

Foto: Dell Stefan Trondl, General Manager Dell Technologies Österreich: „Gut umgesetzte Homeoffice-Lösungen bieten jene Agilität und Flexibilität, mit der Unternehmen ihre geschäftskritischen Prozesse in der mobilen Arbeitswelt optimal umsetzen können.“ Laut einer repräsentativen Studie zur Bewerbungspraxis der Universität Bamberg gab fast ein Drittel der Kandidaten an, dass sie ohne die Möglichkeit zum Homeoffice ein Jobangebot gar nicht erst annehmen würden. In der jüngsten Gruppe der Bewerber, der Generation Z, steigt der Wert sogar auf fast 40 Prozent. Diese Zahlen dürften in Österreich sehr ähnlich sein. Unternehmen aller Größen müssen sich also mit den veränderten Arbeitsbedingungen auseinandersetzen, wollen sie beim Wettbewerb um die besten Talente auch künftig konkurrenzfähig bleiben.

Zu Hause oder im Büro?

Das Homeoffice ermöglicht eine neue Flexibilität, die viele Arbeitnehmer schätzen. Private Termine und Verpflichtungen können leichter wahrgenommen werden, und Aufgaben, die eine Präsenz zu Hause erfordern, lassen sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren. Die Zeitersparnis durch den Wegfall der An- und Abreise zum Arbeitsplatz unterstützt eine ausgeglichenere Work-Life-Balance.

Einschlägige Studien, auf die etwa DB Research verweist, belegen, dass diese größere Flexibilität zu mehr Zufriedenheit unter den Mitarbeitern und dadurch zu einer höheren Produktivität führt. Für diesen positiven Effekt müssen jedoch gewisse Rahmenbedingungen gegeben sein: Nicht alle Angestellten haben daheim einen ruhigen Platz zum Arbeiten und die räumliche Distanz hemmt den zufälligen Wissensaustausch mit den Kollegen. Deshalb sollten Unternehmen die persönlichen Lebensumstände ihrer Mitarbeiter im Auge behalten und ihnen die Wahl zwischen Homeoffice und Büropräsenz ermöglichen.

Die Zukunft des Arbeitsplatzes wird nicht binär sein. Da bestimmte Bereiche der Arbeitswelt gar nicht im Homeoffice abbildbar sind, stellt sich die Frage „entweder Büro oder Homeoffice“ nicht. Entscheidend wird sein, welche Kombination aus Beidem die besten Resultate für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen bringt.

Hybrid Work in der Praxis

Beim Technologiekonzern Dell Technologies war das Thema Homeoffice bereits vor der Krisensituation fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Doch auch wenn bald wieder ein Stück weit „alte“ Normalität in die Arbeitswelt zurückkehren wird, wird sich der Trend des Remote-Workings wohl kaum mehr umkehren.

„Gut umgesetzte Homeoffice-Lösungen bieten jene Agilität und Flexibilität, mit der Unternehmen ihre geschäftskritischen Prozesse in der mobilen Arbeitswelt optimal umsetzen können. Dafür gibt es jedoch eine Reihe von Aspekten zu beachten“, erklärt Stefan Trondl, General Manager Dell Technologies Österreich. „Unerlässlich sind ein zuverlässiger, einfacher und sicherer Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk sowie gut ausgestattete und flexible Arbeitsplätze. Einfach und intuitiv zu bedienende Systeme stärken eine positive Arbeitserfahrung und tragen zur Produktivität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei. Und nicht zuletzt muss die individuelle, persönliche Situation der Teammitglieder beachtet werden, etwa wenn es darum geht, Homeoffice und Kinderbetreuung oder Homeschooling auf einen Nenner zu bringen.“

Erfolgreiche Umsetzung

Folgende Aspekte sind zentral bei der erfolgreichen Einführung hybrider Arbeitsplätze:

Kostenersparnis: Die hybride Arbeitsumgebung sorgt für einen stärkeren Homeoffice-Anteil der Belegschaft, wodurch der Bedarf an Bürofläche und -ausstattung sinkt. Unternehmen können dadurch die Betriebskosten für Büroräume erheblich verringern. Gerade in Ballungsräumen ist hier eine deutliche Ersparnis möglich.

Veränderte Anforderung an die IT-Ausstattung: Durch eine hybride Arbeitsweise verändern sich die Anforderungen an die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Unternehmen sollten die Anforderungsprofile der unterschiedlichen Personengruppen und Einsatzorte identifizieren, um optimale Arbeitsplätze zur Verfügung stellen zu können: Findet ein permanenter Wechsel zwischen Homeoffice und Büro statt? Wird ein extrem auf Mobilität optimiertes Gerät benötigt? Muss es unbedingt ein Notebook sein oder ist ein stationärer PC doch die bessere Wahl? Entspricht die Ausstattung des Meetingraums im Büro den veränderten Arbeitsbedingungen? Wird ein Touch-fähiges Gerät gebraucht?

Mitarbeiter im Homeoffice einfach nur mit einem Notebook auszustatten und sonst keine weiteren Maßnahmen zu treffen, reicht bei Weitem nicht aus. Produktives Arbeiten wird nur dann möglich sein, wenn auch der Heimarbeitsplatz ergonomischen Anforderungen entspricht und für die neue Arbeitsweise mit häufigen virtuellen Meetings ausgelegt ist. Dazu zählen auch Monitore, Dockingstationen, Headsets und Webcams.

Im Büro sollten Unternehmen Arbeitsplätze nach dem Desksharing-Konzept umsetzen; eine einheitliche, kompatible Ausstattung sorgt für mehr Flexibilität für die Mitarbeiter. Gleichzeitig können dadurch Investitionen über mehrere User und auch Lebenszyklen länger genutzt werden. Smarte Buchungstools ermöglichen eine effiziente Verwaltung dieser Plätze und somit einen reibungslosen Wechsel zwischen Homeoffice und Büro.

Generell sollten Unternehmen in hybriden Umgebungen Kollaborationswerkzeuge einsetzen, damit sich virtuelle Teams einfach untereinander austauschen können und sich keine Einzelkämpfermentalität entwickelt. Diese Tools sollten nicht nur für aufgabenbezogene Zusammenkünfte genutzt werden, sondern sind auch fürs Teambuilding wichtig, etwa bei regelmäßigen virtuellen Coffee-Pot-Meetings.

Herausforderungen für IT-Abteilungen: Homeoffice-Szenarien bringen oft eine zusätzliche Belastung der IT-Service-Mitarbeiter mit sich. Dies kann durch „fully deployed“ angelieferte Geräte vermieden werden. Zudem sollte es auch ein Konzept für Fernwartung und Management geben. Eine optimale Gerätekonfiguration lässt Mitarbeiter sofort produktiv arbeiten: Anschließen, einschalten, loslegen muss die Devise sein. Die Integration von Prozessen für den Austausch oder die Reparatur ist ebenfalls empfehlenswert.