Gastbeitrag: Die digitale Personalakte erhöht die Transparenz von mitarbeiterbezogenen Daten, sagt Johannes Kreiner
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Digitale Personalakte: Flexibel, sicher und datenschutzkonform
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Der Autor Johannes Kreiner ist Geschäftsführer von Sage DPW
Wer in Zeiten der Digitalisierung Erfolg haben will, muss agil sein. Das stellt Unternehmer vor die Aufgabe, vorhandene Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, um die interne Organisation flexibler zu gestalten und an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen.
Für den HR-Report 2018 hat die Personalberatung Hays in Kooperation mit dem IBE Institut mehr als 1.000 Verantwortliche aus kleinen und mittelständischen Betrieben – knapp ein Fünftel aus Österreich – hinsichtlich Agilität und Flexibilität ihrer Betriebsstrukturen befragt. 13 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass im Personalwesen bereits jetzt agil gearbeitet werde. Damit liegt die HR-Abteilung an zweiter Stelle. Spitzenreiter ist das IT-Department. Hier sind 17 Prozent der Meinung, dass dort schon heute agile Strukturen vorherrschen. Interessant ist auch der Ausblick auf die kommenden drei Jahre. Hier erhöht sich der Wert bei der IT-Abteilung von 17 auf 23 Prozent. Im HR-Bereich steigen die 13 Prozent aus 2018 auf 29 Prozent. Das Personalwesen wird der Prognose zufolge 2021 die Abteilung mit dem höchsten Agilitätsgrad im Unternehmen sein.
Ein Grund für diese Entwicklung ist der zunehmende Einsatz zeitgemäßer IT-Lösungen im HR-Bereich, die es Personalverantwortlichen erlaubt, in zunehmendem Maße flexibel, schnell und sicher zu agieren. Hierzu gehört auch ein modernes Dokumentenmanagement – beispielsweise in Form der digitalen Personalakte, die Verantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit rund um das Thema Personal unterstützt. Alle Änderungen bei Mitarbeitern werden ebenso digital verarbeitet wie der Monatsabschluss. So besteht durch Schnittstellen zu anderen Systemen die Möglichkeit, Daten aus der Personalverrechnung zu importieren.
Durch die digitale Personalakte ist es möglich, automatisierte Workflows zu implementieren. Das automatische Einlesen und Zuordnen von Empfangsbestätigungen und ELDA-Meldungen oder die automatische Prüffunktion auf Vollständigkeit der Personalakte sind hierfür zwei Beispiele. Laufende Kontrollen sind durch Checklisten ebenso möglich wie die einfache Umsetzung eines 4-Augen-Prinzips, indem beispielsweise der zuständige Sachbearbeiter seinem Vorgesetzten Zugriff auf bestimmte Datenbereiche gewährt. Die Speicherung der Personaldaten an einem zentralen Ort gewährleistet eine standortübergreifende und unabhängige Ablage. Dies ist vor allem für Unternehmen mit mehreren Zweigstellen von Vorteil, da die Verantwortlichen von überall aus Zugriff auf Personaldokumente haben.
Durch die Digitalisierung und elektronische Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdokumente verringert sich nicht nur der Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung. Es steigt außerdem die Sicherheit, mit der Unterlagen und Daten im System aufbewahrt werden. So können elektronisch gesicherte Personaldaten weder Bränden noch Hochwasser zum Opfer fallen. Und die modernen Systeme sind zu 100 Prozent datenschutzkonform und entsprechen den Richtlinien der DSGVO.
Durch eine jederzeit einsehbare Zugriffs- und Änderungshistorie in den Dokumenten werden Bearbeitungsvorgänge lückenlos dokumentiert. Gleichzeitig steigt mit der digitalen Personalakte auch die Transparenz von mitarbeiterbezogenen Daten. Durch die individuelle Rechtevergabe ist es möglich, Mitarbeitern Zugriff auf ihre Personalakte zu geben. Dieses Mehr an Transparenz schafft Vertrauen dem Arbeitgeber gegenüber.
