Österreich steht digital unter Zugzwang. Im IMD World Digital Competitiveness Ranking 2024 ist der Standort von Platz 15 auf Platz 25 zurückgefallen – ein deutliches Warnsignal. Die Digitaloffensive Österreich (DOÖ) forderte im Juni 2025 deshalb gezielte Maßnahmen zur Stärkung der digitalen Wettbewerbsfähigkeit.

Foto: Yokoy Stephan Hebenstreit, Geschäftsführer Yokoy Österreich Der neue Digital Austria Act 2.0, präsentiert vom Bundeskanzleramt, adressiert zentrale Hebel wie digitale Souveränität, digitale Anschlussfähigkeit und den strategischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz – insbesondere im öffentlichen Sektor.

Doch für einen zukunftsfähigen Wirtschaftsstandort reicht es nicht, allein die öffentliche Verwaltung zu digitalisieren. Auch die Privatwirtschaft braucht klare Impulse – dort, wo täglich produziert, verrechnet, entschieden und international kooperiert wird. Der digitale Wandel muss tief in unternehmerische Kernprozesse eindringen, insbesondere bei KMUs. Genau hier entscheidet sich, ob Digitalisierung tatsächlich wirkt oder lediglich auf dem Papier existiert.

Geschäftsreisen als Brennglas für digitale Defizite

Ein Beispiel, das diese Lücke sichtbar macht, ist das Management von Geschäftsreisen.

Laut GBTA (Global Business Travel Association) wird erwartet, dass das Geschäftsreisevolumen im Jahr 2025 mit 1,57 Billionen US-Dollar einen historischen Höchststand erreicht. Dienstreisen sind zurück und mit ihnen auch die Herausforderungen, die ihre Organisation, Durchführung und Abrechnung mit sich bringen. Der Kontext hat sich jedoch grundlegend verändert: In Zeiten volatiler Märkte, geopolitischer Unsicherheiten und steigender Kosten kann das Geschäftsreisemanagement ohne die notwendige Innovation komplex, ineffizient und stark von manuellen Prozessen geprägt sein. Entsprechend wird es zunehmend als strategische und wirtschaftlich zu steuernde Ressource betrachtet. Laut dem Bericht zum Nutzen von Geschäftsreisen 2025 rückt das Thema nachhaltige Kostenkontrolle wieder an die Spitze der Prioritäten im Travel Management – noch vor Flexibilität und Nachhaltigkeit.

Gleichzeitig bleiben die organisatorischen Strukturen vielerorts unverändert. Prozesse laufen weiterhin analog, fragmentiert und wenig effizient ab. Besonders in Österreich verschärft sich diese Problematik durch eine extrem kleinteilige regulatorische Landschaft. Über 800 unterschiedliche Kollektivverträge mit jeweils spezifischen Regelungen zu Taggeldern, Verpflegungszuschüssen oder Auslandsreisen, ergänzt durch vielfältige steuerliche Beurteilungen je nach Tätigkeit, Dienstort und Reisedauer. Zusätzlich erschweren unternehmensspezifische Betriebsvereinbarungen die Lage oft durch weitere Abweichungen. All das erschwert die Standardisierung.

Diese komplexe Gemengelage führt dazu, dass selbst einfachste Vorgänge wie die korrekte Abrechnung von Spesen mit erheblichem Aufwand verbunden sind. Für Unternehmen bedeutet das nicht nur bürokratischen Mehraufwand und eine hohe Fehleranfälligkeit, sondern auch zunehmende Rechtsunsicherheit. Wer hier nicht präzise arbeitet, riskiert Rückfragen, Rückvergütungsverzögerungen oder sogar Nachforderungen durch die Finanzverwaltung.

Ein genauerer Blick auf das Geschäftsreisemanagement macht deutlich, wie tief die digitale Kluft tatsächlich reicht. In vielen Unternehmen verläuft der Prozess nach wie vor über mehrere, nicht integrierte Systeme: Buchungstools, separate Spesenlösungen, Genehmigungen per E-Mail, manuelle Abrechnungen via Excel oder gar auf Papier. Für international tätige Organisationen mit hoher Reisetätigkeit bedeutet das: hoher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz und vermeidbare Verzögerungen.

Diese Realität trifft auf steigende Erwartungen. Mitarbeitende – vor allem die jüngeren Generationen – fordern digitale Lösungen, die intuitiv funktionieren und echte Entlastung bringen. Laut TravelPerk geben 80 Prozent der 25- bis 34-Jährigen an, heute häufiger beruflich zu reisen als zu Beginn ihrer Tätigkeit. Dennoch verfügen 44 Prozent der Geschäftsreisenden über keine offizielle betriebliche Reiseversicherung. Viele verlassen sich auf private Lösungen oder reisen gänzlich unversichert – ein Risiko, das bei grenzüberschreitenden Einsätzen besonders schwer wiegt. So zeigt etwa der bürokratisch aufwändige Prozess rund um die sogenannte A1-Bescheinigung – ein verpflichtender Nachweis, dass ein Mitarbeiter auch im Ausland weiterhin dem heimischen Sozialversicherungssystem unterliegt –, wie komplex selbst kurze Auslandsentsendungen sein können. Ohne klare Regelungen und digitale Unterstützung ist organisatorisches Chaos vorprogrammiert. 77 Prozent empfinden digitale Tools daher als entscheidende Erleichterung – vom Buchungsprozess über die Unterstützung bei Problemen bis hin zur automatisierten Abrechnung.

Technologie ist da – doch ihre Nutzung ist zu gering

Diese Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit erklärt auch die zunehmende Bedeutung von Business Travel Tech. Gemeint sind integrierte Technologien, die sämtliche Reiseprozesse in einem digitalen System abbilden – von der Planung über die Buchung bis zur Spesenabrechnung. Solche Lösungen automatisieren Genehmigungsprozesse, schaffen Echtzeit-Transparenz bei Ausgaben, liefern zentrale Sammelrechnungen für die Buchhaltung und machen manuelle Fehler nahezu obsolet. Sie ermöglichen eine effiziente Steuerung der Reisekosten und bieten Mitarbeitenden gleichzeitig eine zeitgemäße, rechtssichere Reiselogistik.

Gerade an einem Standort wie Österreich wäre diese technologische Unterstützung dringend notwendig. Paradoxerweise erschwert jedoch ausgerechnet die hohe Regulierung hierzulande den Einsatz standardisierter digitaler Lösungen. Was in anderen Ländern längst gängige Praxis ist, stößt in Österreich oft auf Schwierigkeiten – sei es aufgrund steuerlicher Besonderheiten oder mangelnder Systemkompatibilität.

Um seine digitale Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken, würde Österreich von einer Vereinfachung bestimmter regulatorischer Prozesse, der Förderung der Modernisierung digitaler Abläufe und einem stärkeren Fokus auf die praktische Umsetzung im Geschäftsalltag profitieren. Die Geschäftsreise ist nur ein Beispiel – aber ein besonders sichtbares. Sie zeigt, was derzeit in vielen Bereichen der Wirtschaft Realität ist: Digitale Technologien wären längst vorhanden – doch analoge Strukturen verhindern ihre Wirkung.