Gastbeitrag: Bots und KI sorgen für smarte Prozesse im Enterprise Content Management, sagt Heinz Wietfeld
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Intelligente Dokumentenmanagementlösungen tragen zu einer Beschleunigung der Geschäftsprozesse bei
KIs und Software-Roboter übernehmen schon heute immer mehr Aufgaben. Vor allem im datenintensiven Dokumenten- und Enterprise-
Content-Management bieten sie massive Automatisierungspotenziale. Beim klassischen Dokumentenmanagement stand vor allem die Erfassung und Speicherung der Daten im Vordergrund. Heute geht es immer stärker um die effiziente Nutzung und Verarbeitung der gespeicherten Informationen – Stichwort „Content Services“. Im besten Fall werden alle Daten erfasst, um sie dann über eine einzige Informationsplattform zugänglich zu machen – jederzeit, von überall aus und natürlich mobil. Gleichzeitig wird über integrierte Anwendungen wie Workflow- und Collaboration-Tools die sofortige Bearbeitung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Intelligente, KI-gestützte Lösungen setzen dabei an unterschiedlichen Punkten des Dokumentenzyklus an und übernehmen repetitive Aufgaben, die zuvor unter erheblichem Zeitaufwand manuell erledigt werden mussten. Solange es keine Ausnahmen oder Rückfragen gibt, geschieht dies völlig ohne menschliches Zutun.
Intelligent-Capture-Lösungen extrahieren Informationen präzise aus nahezu jeder Art von Dokumenten – elektronisch oder papiergebunden. OCR (Optical Character Recognition)-Software erkennt dabei Texte und Zeichen und ermöglicht eine automatische Kategorisierung der zu erfassenden Dokumente, z. B. in Rechnungen oder Angebote. Während traditionelle Extraktionsmethoden auf Ankerpunkte und Schlüsselwörter angewiesen waren, um eine Kategorisierung vorzunehmen, erkennen intelligente Capture-Lösungen Muster und Ähnlichkeiten. Dokumente müssen nicht mehr nach einem starren Schema aufgebaut sein, vielmehr „liest und versteht“ die Software, was einen enormen Zugewinn an Flexibilität erlaubt. Geht also eine Rechnung ein, wird diese zunächst gescannt. Die Software erkennt Begriffe wie „Rechnung“ oder „Rechnungsdatum“, leitet auf dieser Basis die Dokumentenart ab und extrahiert automatisch die zuvor als für den Zahlungsprozess relevant definierten Informationen wie Rechnungsbetrag oder Kontonummer.
Nachdem die eingehenden Dokumente erfasst, kategorisiert, und relevante Daten extrahiert wurden, erfolgt das Routing in den weiteren Workflow. So müssen z. B. Rechnungen autorisierten Mitarbeitern zur Freigabe vorgelegt und die Rechnungsbeträge samt der Kontodaten an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Diese Arbeitsschritte sind simpel, aber extrem zeitaufwendig und aufgrund ihrer Redundanz bei manueller Bearbeitung fehleranfällig.
Bei diesen sich wiederholenden Aufgaben setzt Robotic Process Automation (RPA) an und hilft dabei, standardisierte Betriebsprozesse und das Sammeln von Daten zu optimieren. Bots müssen keine Aufgaben priorisieren oder Multitasking beherrschen; sie erledigen selbst repetitive Aufgaben langfristig ohne Verfahrensfehler. Dies führt neben einer verbesserten Datensicherheit und Compliance auch dazu, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für strategische, wertschöpfendere Prozesse einsetzen können, was sich positiv auf die Motivation und die Arbeitsqualität der Teams auswirkt.
Technisch ist RPA auf dem User-Interface-Level angesiedelt, was bedeutet, dass kein Aufwand für Customizing oder Integration notwendig ist. So können die Bots schnell und flexibel eingesetzt werden.
Intelligente Softwarelösungen beschleunigen die Dokumenten- und Informationsverarbeitung und ermöglichen es Unternehmen, nicht nur ressourcen-, sondern auch zeiteffizient zu arbeiten. Kurze Bearbeitungszeiten und eine hervorragende Customer Experience generieren einen entscheidenden Vorsprung gegenüber dem Mitbewerb. 
Der Autor Heinz Wietfeld ist Regional Manager bei Hyland.
