Gastbeitrag: Wie OCR die Produktivität in Krankenhäusern steigert, weiß Rainer Pausc

Foto: Abbyy Der Autor Rainer Pausc ist Product Group Head, SDK bei Abbyy Europe Der Strukturwandel und Berge an Papierarbeit bereiten den Fach- und Führungskräften in Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen massive Kopfschmerzen. Sie müssen verstärkt wirtschaftlich und transparent agieren. Wenn es um die effizientere Gestaltung alltäglicher Prozesse geht, können Technologien zur Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) und Datenerfassung ihre Stärken ausspielen: Mit ihrer Hilfe lassen sich zukunftsweisende Lösungen zur Automatisierung von Prozessen für die elektronische Verarbeitung von Dokumenten aller Art einrichten und wachsende Herausforderungen im Informations-Management meistern.

Effektives Dokumentenmanagementist im Krankenaus unabdingbar.

Unter dem Optimierungsdruck zur Bettenauslastung, der Ökonomisierung des Krankenhausbetriebs und dem fortschreitenden Strukturwandel liegen die Vorteile eines effektiven Dokumentenmanagements für Krankenhäuser, Pflege- und andere Gesundheitseinrichtungen auf der Hand: effektiveres, kostensparendes Arbeiten; mehr Zeit für Patienten, Behandlung und Pflege; mehr Transparenz für alle behandelnden Parteien sowie für das Management und zudem direkte Verbesserung des Informationsaustausches mit Einweisern, Krankenversicherern und Dienstleistern.

Die klinische Versorgung verbessern.

OCR-basierte Systeme kommen in Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in zahlreichen Bereichen zum Einsatz. Mithilfe von Text-erkennungs-Software ist es möglich, vorhandene Papierdokumente digital durchsuchbar abzulegen, etwa als PDF-Datei. Arztberichte und Labor-ergebnisse ebenso wie der Schriftverkehr zwischen medizinischem Personal, Krankenhäusern und Krankenversicherungen lassen sich somit digital in der elektronischen Patientenakte ablegen und jederzeit abrufen. Gleichzeitig beschleunigt sich die Kommunikation zwischen Krankenhäusern, beteiligten Ärzten, Krankenkassen und Reha-Einrichtungen. Dies verbessert wiederum die Servicequalität für die Patienten.
Beim Einsatz mobiler Endgeräte im Patientenverkehr profitieren Krankenhäuser zudem von der Möglichkeit, Dokumente mobil zu erfassen (Mobile Capture). Das Personal kann gleich bei der Aufnahme ins Krankenhaus oder während des Aufenthalts alle medizinischen Dokumente eines Patienten mithilfe eines Tablet-PCs abfotografieren. Die integrierte Datenerfassungs-Technologie extrahiert alle relevanten Informationen und ermöglicht so das automatische Einsortieren der Dokumente in die elektronische Patientenakte. Die herkömmliche Papierakte kann damit vollständig ersetzt werden. Die umständliche Parallelverarbeitung von digitalen und Papierdokumenten entfällt.

Die Krankenhausverwaltung effizienter gestalten.

Auch die Klinikverwaltung kann stark von OCR-Technologien profitieren. Durch die erhöhte Transparenz in allen Bereichen der Informationsverarbeitung und -verwaltung lässt sich das Krankenhaus-Controlling modernisieren und seine Effizienz steigern. Beispielsweise zentralisieren große Krankenhäuser und zentral verwaltete Einrichtungen das Digitalisieren und Erfassen aller Rechnungen und Lieferscheinen in einem Shared Services Center. Die Sachbearbeiter aller Abteilungen bzw. Einheiten können dann von ihrem Arbeitsplatz aus zeitnah auf die Daten und Dokumente zugreifen.

Die Kosten für Patientenumfragen senken.

Die Grundlage für Prozessoptimierungen bilden auch regelmäßige Patientenumfragen. Kommen hierbei OCR-Technologien zum automatisierten Bearbeiten der ausgefüllten Papierbögen zum Einsatz, entfällt das manuelle Auswerten. In eingescannten Papierformularen lassen sich neben dem maschinell erstellten Text auch die handgeschriebenen Angaben sowie ausgefüllte Ankreuzkästchen extrahieren und an die entsprechenden Datenbanken oder Applikationen übergeben.
Die Einsatzmöglichkeiten für OCR im Klinikalltag sind vielfältig, und zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten verbessern die Produktivität. Auch Patienten profitieren, denn der Komfort in Kliniken steigt weiter. Im Klinikalltag rückt der Mensch wieder in den Vordergrund – zeitfressende Verwaltungsarbeit wird reduziert.