Gastbeitrag: Anfang 2023 tritt in Deutschland das „Lieferkettengesetz“ in Kraft. Österreichische Firmen, die deutsche Unternehmen beliefern, sind davon ebenfalls betroffen. Eine ressourcenschonende Umsetzung der Regelung gelingt mit digitalem Vertragsmanagement, weiß Robin Schmeisser.

Foto: Fabasoft Der Autor Robin Schmeisser ist Geschäftsführer von Fabasoft International Services Ab Januar 2023 müssen deutsche Betriebe mit mehr als 3.000 Beschäftigten das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“, kurz „Lieferkettengesetz“ (LkSG), umsetzen, ab 2024 zusätzlich jene mit über 1.000. Auch österreichische Zulieferer sind betroffen. Das Gesetz definiert Maßnahmen zur Wahrung von Umwelt- und Menschenrechtsstandards – und Haftungsansprüche bei Verstößen. Gefordert sind unter anderem:

• Formulierung einer Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte
• Einrichtung eines Risikomanagements samt Präventions- und Abhilfemaßnahmen
• Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern
• Etablierung eines Beschwerdeverfahrens
• Dokumentation und jährliche Berichterstattung

Die neuen Herausforderungen gehen also weit über die Anpassung bestehender Vereinbarungen hinaus und betreffen Rechtsabteilungen sowie weitere Unternehmensbereiche. Ein smartes, cloudbasiertes Vertragsmanagement-Tool reduziert den Aufwand für die Umsetzung signifikant.

Alle Details im Blick

Foto: istock/LuPa Creative Eine cloudbasierte Standardanwendung wie Fabasoft Contracts leistet bei der täglichen Verwaltungsarbeit wertvolle Dienste und bietet andererseits maximale Unterstützung bei der Bewältigung der neuen Herausforderungen Ein guter Überblick über sämtliche Vereinbarungen ist eine wesentliche Voraussetzung, um den gesetzlichen Sorgfaltspflichten nachzukommen. In einem modernen Produkt sind alle Daten in digitalen Akten zentral abgelegt – Stichwort „Single Source of Truth“ – und übersichtlich dargestellt. Durch das rollenbasierte Berechtigungskonzept greifen nur befugte Personen darauf zu, 24/7 und ortsunabhängig, selbst per Smartphone. Zudem erfüllt die revisionssichere Dokumentation und Archivierung in der Cloud die gesetzliche Nachweispflicht.

Intelligente Informationssuche

Künstliche Intelligenz (KI) – genauer gesagt Optical Character Recognition (OCR), verbunden mit einem neuronalen Netz – sorgt dafür, dass die Software die Vertragsart inklusive der wichtigsten Daten wie Fristen automatisch erkennt, übernimmt und die Informationen rasch wiederfindet. Die semantische Volltextsuche liefert schon bei der Eingabe von Schlagwörtern passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Dieses Feature hilft bei der Realisierung des Lieferkettengesetzes, indem es in Sekundenschnelle identifiziert, wo Handlungsbedarf besteht.

Rasche Vertragsgestaltung und -änderung

Die Vorgaben des LkSG sind in neuen und bestehenden Vereinbarungen zu berücksichtigen. Von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagensammlungen und Templates tragen zu einer effizienten Generierung sowie Änderung bei und verbessern die Qualität. Metadaten gelangen über Textbausteine und Klauselbibliotheken direkt in die Dokumentenvorlagen. Ist ein Vertrag auf diese Weise erstellt oder adaptiert, startet die Software selbstständig die nötigen Prüf- und Freigabeprozesse.

Mehr Effizienz durch automatisierte Prozesse

Mit einem smarten Tool gelingt es nicht nur, Lieferanten rasch in die digitale Supply-Chain einzubinden, sondern die verantwortlichen Personen auch automatisch in die Prüf- und Freigabeworkflows zu integrieren. Darüber hinaus beschleunigt eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU den Ablauf signifikant.

Eine weitere bedeutende Komponente stellt das automatisierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications dar, das auf der KI-Technologie basiert. Damit ist es möglich, Termine zur Beseitigung von Risiken mit Menschenrechts- oder Umweltbezug zu überwachen.