Der Flugzeugbauer Airbus digitalisiert die Mitarbeiterkommunikation.

Foto: Airbus Dem Luftfahrtriesen Airbus gelingt es mit der Webanwendung, seine Mitarbeiterkorrespondenz einfach und flexibel zu gestalten und zugleich Kosten zu sparen Bei Konzernen und großen Unternehmen mit zehntausenden Mitarbeitern ist die Entgeltabrechnung am Monatsende mit hohem Aufwand und oft zahlreichen Nachfragen aus der Belegschaft verbunden. Das Luft- und Raumfahrtunternehmen Airbus hat deswegen die Kommunikationsprozesse digitalisiert: Mitarbeiter können auf ihre Dokumente über ein digitales Portal zugreifen, ein Chatbot erleichtert die Anmeldung und künftig auch die Nutzung. So werden Aufwand in der Personalabteilung sowie Kosten für Druck und Versand reduziert, und gleichzeitig den Angestellten eine Lösung mit hoher Individualität, dauernder Verfügbarkeit und bestmöglicher Nutzerfreundlichkeit angeboten.

Die große Mitarbeiterzahl und die verschiedenen Arbeits- und Schichtmodelle bedeuteten für die Personalabteilung des Flugzeugbauers zum Monatsende regelmäßig einen Kraftakt. Die Belege der Entgeltabrechnungen wurden über den Druckdienstleister als Papierdokumente an die Mitarbeiter gesendet, was mit hohem Prüfaufwand und manueller Arbeit verbunden war: Drucken, Kuvertieren und Frankieren kosteten eine Menge Zeit, viel Papier und letztlich Geld. Zudem gingen zahlreiche Fragen etwa zu Schichtzuschlägen, Zeitabrechnungen oder Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Korrekturwünsche bei der HR-Service-Line ein, um zum Beispiel Fehler der Vorrechnung in der Folgeabrechnung zu beseitigen.

Der Weg zur digitalen Entgeltabrechnung

Airbus strebte deswegen ergänzend zu den Papierdokumenten eine digitale Entgeltabrechnung an. „Wir wollten möglichst viele Mitarbeiter für die digitale Entgeltabrechnung gewinnen, um unsere Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu reduzieren“, so Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus in Deutschland. So sollte der Aufwand für die Entgeltabrechnungen reduziert und die Mitarbeiter der HR-Service-Line entlastet werden.

Fündig wurde Airbus beim Output-Management-Spezialisten Formware. Dieser betreibt nun für Airbus ein elektronisches Archiv, das die Basis für den digitalen Lösungsansatz darstellt. In dem Online-Portal werden aktuell Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, Jahressteuermeldungen und Betriebsrentenkontoauszüge hinterlegt und gespeichert. Mitarbeiter können ihre Dokumente einsehen, downloaden oder ausdrucken, etwa für ihre Steuererklärung oder Behördengänge. Sie müssen nicht mehr über die Personalabteilung angefordert werden. Die Dokumente werden dort drei Jahre lang gespeichert.

Der Zugriff erfolgt online über die responsive, auf HTML 5 basierte Webanwendung Connext Cube Mobile View von Formware. Er ist endgerätunabhängig und daher immer und überall möglich – mit dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer. Durch den Einsatz der Webapp entfällt der hohe Entwicklungs- und Pflegeaufwand einer App. Sobald ihre Abrechnungen im persönlichen Online-Postfach bereitstehen, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.

Nach der Optimierung der Output-Prozesse nahm die Implementierung etwa sechs Monate in Anspruch. Eine Herausforderung bestand darin, die Firewalls der Airbus-IT für die definierte Webanwendung freizuschalten, um Zugriff zur Webanwendung und dem  Archiv zu ermöglichen. Das war nicht nur für die Mitarbeiter wichtig, sondern auch für die HR-Service-Line, da über eine Webanwendung auch die Administration von Connext Cube erfolgt.

Chatbot unterstützt Anmelde- und Registrierungsprozess

Über die Möglichkeit zum Umstieg auf die digitale Lösung wurden die Mitarbeiter postalisch informiert: Das Anschreiben enthielt die persönlichen Registrierungsdaten und wurde zusammen mit der Entgeltabrechnung versendet. Mit den Daten kann sich der Mitarbeiter im Portal einloggen und die Personalabteilung kann über zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten die Umstellung weitestgehend automatisieren. Für maximale Sicherheit bei der Registrierung sorgt die Abfrage einer vorab definierten, geheimen Information. Da bei der Anmeldung weitere Fragen auftauchten, die erneut in der HR-Service-Line aufliefen, entschied sich Airbus ergänzend für die Implementierung des Chatbots DialogBird von Formware. Er steht den Nutzern auf der Registrierungsseite des digitalen Archivs zur Verfügung und ist in der Lage, sofort Auskunft zu Standard-FAQ zu geben. Zudem kann er einen Registriervorgang auslösen und veranlassen, dass Mitarbeiter, die sich registrieren wollen, das Schreiben mit dem Zugangscode erhalten. Damit stellt der Bot den reibungslosen Übergang ohne Mehraufwand für die Personalabteilung sicher. Die HR-Service-Line wurde deutlich entlastet: 10 bis 20 Registrierungen werden täglich über den Chatbot statt telefonisch oder persönlich abgewickelt.

Hat sich der Mitarbeiter registriert, erhält er seine Dokumente nur noch in digitaler Form.  Aktuell nutzen rund 60 Prozent der Belegschaft die digitale Lösung. Airbus nahm die Umstellung in Stufen vor. Mitarbeiter wurden drei Monate in Folge mit der postalischen Entgeltabrechnung über das digitale Portal informiert. Die rund 20.000 Mitarbeiter, die das Portal noch nicht nutzen, werden aktiv angeschrieben. In der nächsten Umstellungsstufe ab 2022 ist geplant, dass neue wie alte Mitarbeiter die Dokumente nur noch digital über das Portal erhalten. Auch der Chatbot soll ausgebaut werden: Geplant ist, dass er auch im Bereich hinter dem Login zur Verfügung steht. Da er den eingeloggten Mitarbeiter kennt, könnte er Auskünfte über Resturlaubstage, Überstunden oder Rentenansprüche geben. Hier befinden sich Formware und Airbus in der Findungsphase.

„Ich kenne kein Unternehmen in der Größe von Airbus mit einem so hohen Digitalisierungsgrad der HR-Belege auf freiwilliger Basis,“ so Thomas Pawlowski, Formware-Vertriebsleiter zur Anmeldequote des Portals. „Wir sind von Anfang an auf hohe Akzeptanz für die neue Anwendung gestoßen – ein Trend, der bis jetzt anhält“, ergänzt HR-Service-Line-Leiter Hellwege.