Ring Alliance stellt ERP-System auf moderne Basis.

Ring Alliance ist europäischer Marktführer im Bereich Ringbuchmechaniken. Da die ERP-Systeme veraltet waren und keine Zukunftssicherheit mehr boten, suchte das Unternehmen nach einer einheitlichen, modernen Plattform. „Wir wollten die europäischen Standorte in ein zentrales System integrieren. Ziel war eine Standardlösung, die ohne viel Programmieraufwand und Betreuung funktioniert“, beschreibt Michael Huiber, Head of IT Stationary Holding, die Ausgangssituation.

Geschäftskritische Anwendung.

Das Produktions- und Handels-unternehmen managet mit der ERP-Plattform Einkauf, Buchhaltung und Controlling über Vertrieb bis zur Lagerverwaltung und teilweise Lohnfertigung. Zusätzlich sind zwei Logistikpartner über Schnittstellen angebunden. „Die neue Lösung sollte auch die Intercompany-Prozesse in einer zentralen Plattform abbilden. Darüber hinaus war auch eine neue Serverinfrastruktur notwendig, um den Mitarbeitern intern ein gleichmäßiges Service Level zu bieten“, so Huiber zu den Anforderungen. Im Auswahlverfahren evaluierte Ring Alliance unterschiedliche Anbieter. „Wir entschieden uns schließlich für Dynamics AX. Damit konnten wir einerseits zusätzliche Lizenzkosten vermeiden, andererseits die bisherige gute Zusammenarbeit mit dem Dienstleister InsideAx fortsetzen“, erklärt Huiber.

Update oder neues System?

Für die Modernisierung der bisherigen ERP-Plattform standen zwei Alternativen zur Wahl. Zum einen wäre ein mehrstufiges Update-Verfahren möglich gewesen, das aber aus kosten- und zeittechnischen Gründen bald wieder verworfen wurde. „Wir entschieden uns für eine Neuinstallation von Dynamics AX plus Migration der bestehenden Daten. Das erwies sich als einfacher, schneller und kosteneffizienter“, so Huiber. Die Umsetzung lief zügig ab, die bisherigen Prozesse konnten aus der alten Plattform übernommen, angepasst und vereinheitlicht werden. „Wir hatten aber neue Templates für den Export der Daten und Listen sowie die Schnittstellen zu definieren, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten“, berichtet Huiber.

Zentrale Informationsplattform.

Nach sechs Monaten und einer Testphase mit Key Usern ging das neue ERP-Portal in Österreich live. Ein Monat später folgten die Standorte in Frankreich und den Niederlanden, sowie danach Großbritannien. Derzeit arbeiten rund 35 Nutzer, mit unterschiedlichen Berechtigungen und in drei Sprachen, mit dem System. Das Portal macht die Lagerstände und Verfügbarkeiten transparent, unterstützt mit automatisierten Workflows und bietet zudem die volle Integration der Office 365-Produkte. „Praktisch ist auch die neue Wareneingangsfunktion oder der verbesserte Datenaustausch mit den Standorten dank neuer Schnittstellen“, ergänzt Huiber. Wesentliche Vorteile bieten die Intercompany-Prozesse der Lösung, die alle Bestellungen, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen zwischen den Standorten vereinheitlichen und automatisieren. Bisher erfolgten Bestellung, Verkauf und Buchung im jeweiligen Land. „Mit dem neuen System entfallen viel Aufwand, E-Mails und Telefonate. Außerdem ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge, aber auch die Zusammenarbeit der Standorte viel besser“, freut sich Huiber.