Die Auslagerung des IT-Betriebs spart Kosten und bietet Unternehmen bedarfsorientierte Skalierbarkeit, Sicherheit und Vermeidung von Risiken. Von Arno Schambach
Foto: Lanos
Hans-Jürgen Fockel, Lanos: „Es kann nahezu jeder Prozess in der IT kosten-effizient ausgelagert werden“
Immer wieder werden Unternehmen oder spezifische Fachbereiche vor die Herausforderung gestellt, die eigene Ablauforganisation auf Einsparpotenziale, Prozesseffizienz oder Ressourcenauslastung hin zu überprüfen. Die „Make or Buy“ – Entscheidung – ob ein Prozess oder ein Unternehmensbereich wie etwa die Lohnbuchhaltung, der Technische Kundendienst oder die IT-Administration inhouse oder durch externe Dienstleister abgewickelt wird – ist oftmals komplex und von vielen Faktoren abhängig: Umfang und Regelmäßigkeit des Bedarfs, (Fix-) Kostenvergleich intern / extern, Ressourcenausstattung, Kapitalbindung, eigener Flexibilisierungsgrad, Kapazitätsauslastung, Wertschöpfungsanteil und weiteren. Waren Fremdbezugsentscheidungen früher vornehmlich auf die Fertigungsvorgänge beschränkt, erstrecken sie sich heute auf sämtliche direkten und indirekten Bereiche der betrieblichen Wertschöpfung.
Insbesondere in der IT-Administration greifen in Zeiten der Cloud, wachsender Komplexität der Anwendungslandschaft und des sich verschärfenden IT-Fachkräftemangels immer mehr Betriebe auf spezialisierte IT-Dienstleister zurück, die ihre Leistungen an dem tatsächlichen Bedarf, den Kundenanforderungen und der vorhandenen Infrastruktur ausrichten. „Dabei spielt es heute grundsätzlich für die Abwicklung der Administrations- und Wartungsabläufe keine Rolle mehr, ob die Systeme inhouse auf eigenen oder gemieteten Servern laufen oder im externen Rechenzentrum gehostet werden“, weiß Hans-Jürgen Fockel, Sourcing-Experte und Geschäftsführer des IT-Systemhauses Lanos.
„Im Prinzip kann heute ad-hoc jeder einzelne Prozess in der IT, von der Fernwartung und dem IT-Support bis zur kompletten Administration und dem Management der IT-Anlage, ausgelagert werden. Um mal ein Beispiel zu nennen: So ist es heute möglich, dass der Betrieb lediglich die Räumlichkeiten für die IT zur Verfügung stellt. Die benötigte und stets aktualisierte Hardware kann dabei ohne jegliche Kapitalbindung gemietet werden. Je nach Anforderungen bzw. den definierten Service Level Agreements (SLAs) werden die eigentlichen Administrationstätigkeiten wie etwa Pflege und Wartung von Hard- und Software, Einspielung von Programm-updates, Installationen und Konfigurationen, Monitoring und Systemüberwachung, Datensicherung oder Customizing der Systeme per Remotezugriff bzw. Fernsteuerungsleitstand vom Dienstleister vorgenommen. Über einen IT-Helpdesk können Anwender darüber hinaus Betriebssystem- oder Anwendungsspezifischen Support zertifizierter und entsprechend geschulter Servicetechniker in Anspruch nehmen“, erläutert Fockel.
Vorteile des IT-Outsourcings.
Der Vorteil des IT-Outsourcings liegen auf der Hand: Durch die Auslagerung von Teilen der internen IT-Infrastruktur an einen externen Dienstleister können Unternehmen Kosten einsparen, die IT-Dienstleister bieten in der Regel auch eine deutlich bessere, bedarfsorientierte Skalierbarkeit anhand flexibel definierbarer Service Level Agreements sowie zusätzliche Sicherheit und Hochverfügbarkeit. Betriebswirtschaftliche Risiken, etwa durch Knowhow-Verlust beim Mitarbeiterwechsel, Abhängigkeiten von einzelnen Personen, zeitaufwändigen Anwerbungs- und Einarbeitungsprozessen oder geschäftskritische Auswirkungen von Systemausfällen aufgrund mangelnder Disaster Recovery-Konzepte, können damit ebenfalls vermieden werden. Darüber hinaus sind Unternehmen mit der Auslagerung der IT in der Lage, relevante Daten mit ihren Partnern, Kunden oder Lieferanten in der Cloud effizient und komfortabel zu teilen.
Auf Zertifizierungen achten.
„Damit das Outsourcing-Projekt für das Anwenderunternehmen über kurz oder lang aber nicht zum Reinfall wird, sollte bei der Auswahl des Outsourcing-Dienstleisters besonderes Augenmerk auf Erfahrungen und anwendungsspezifische Zertifizierungen gelegt werden. Unternehmen ziehen daher den Generalisten eher spezialisierte IT-Dienstleister vor, die sowohl Branche und Prozesse als auch deren spezifische Anforderungen gut kennen. Denn nur wer Systeme und Abläufe beherrscht, ist in der Lage, eine prozessorientierte, effektive und bedarfsgerechte IT-Infrastruktur zu konzeptionieren“, gibt Fockel zu bedenken. Entsprechende Zertifizierungen etwa für Datev-Lösungen, Microsoft-Produkte oder sonstige ERP-, Warenwirtschafts- oder Rechnungswesen-Systeme sind ein Gradmesser, da diese regelmäßige Schulungen und fundiertes Produkt-Knowhow erfordern. So ist der Dienstleister dann nicht nur in der Lage, das Hosting, die Überwachung, Administration und Systempflege zu gewährleisten, sondern sorgt bei Bedarf auch für gezielte Anwenderschulungen.
Der Autor Arno Schambach ist freier Redakteur.