Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
Intranet-App macht Mitarbeiter zu Recruitern 19. 08. 2022
Mit der neuen Empfehlungsfunktion des „Social Intranet“ Lolyo aus Graz können offene Stellen schneller und qualitativer besetzt werden.
Siegerprojekt von Wiener Hackathon sorgt für internationales Aufsehen 18. 08. 2022
Sustainability-Addon für Google Chrome trendet auf Reddit.
Security-Check für KMU 17. 08. 2022
Mit hack’aware erhalten Unternehmen eine Auswertung ihrer aktuellen Sicherheitslage und Handlungempfehlungen.
Infrastrukturlösungen aus einer Hand 16. 08. 2022
R&M bietet ab sofort integrierte RZ-Lösungen von der Verkabelung über Racks, Einhausungen und Kühlung bis zum digitalen Infrastrukturmanagement.
Spezialisten-Suche: Besetzungslücke bleibt 11. 08. 2022
Arbeitsmarkt für Sales-, und Marketingexperten unverändert hoch, Rückgänge bei Engineering und IT.
Onventis setzt Wachstumskurs fort 10. 08. 2022
Der Anbieter von Source-to-Pay-Lösungen gründet eine neue Ländergesellschaft in Österreich.
Ingram Micro TOP heuer wieder als Live-Event 09. 08. 2022
ITK-Distributor lädt zur Fachhandelsmesse in die Pyramide Vösendorf.
hosttech-Datacenter ist ISO 27001 zertifiziert 20. 07. 2022
Zertifizierung stellt Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Systemsicherheit sicher.
Kontinuität und Veränderung im Vorstand 19. 07. 2022
Vorstandsspitze der der Plattform Industrie 4.0 Österreich wiedergewählt, zwei Neuzugänge komplettieren das Führungsteam.
Unternehmen verschenken Potenzial bei Software-Entwicklung 18. 07. 2022
Studie: Weniger als die Hälfte der Unternehmen pflegt eine mit umfassende DevOps-Kultur.
Tech Data startet Distribution für Software AG 15. 07. 2022
Der Distributor vertreibt die Business Software-Produkte ab sofort der DACH-Region.
Atoss als österreichischer Leitbetrieb zertifiziert 14. 07. 2022
Das Softwarehaus mit Fokus auf Workforce Management erhält die Auszeichnung zum ersten Mal.
Count IT expandiert nach Deutschland 13. 07. 2022
Münchner ECM-Spezialist letterscan wird Teil der Gruppe.
Digitale Trackingsysteme für Baustellen und Logistik 12. 07. 2022
A1 Asset Insight ermöglicht weltweite Ortung und Überwachung von Maschinen und Objekten.
„SHEgoesDIGITAL“ holt Frauen und Mädchen in die IT 12. 07. 2022
Die Initiative will die digitale Zukunft weiblicher machen.
ISPA feierte 25-Jahre-Jubiläum 30. 06. 2022
Gemeinsam mit VIX der Universität Wien und über 400 Gästen aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft beging die Interessenvertretung der Internetwirtschaft ISPA ihr 25-jähriges Bestehen.
Sicherer USV-Shutdown bei elektrischen Großanlagen 29. 06. 2022
BellEquip entwickelt eine spezielle USV-Konfiguration, die reibungslose Abschaltabläufe gewährleistet.
proALPHA übernimmt Empolis 28. 06. 2022
Das deutsche ERP-Haus verstärkt sich mit KI-gestützter Service-Management-Expertise aus der Cloud.
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Kendox

Papierloser Einkauf

Quehenberger Logistics digitalisiert Beschaffungsprozess mit Purchase-to-Pay-Lösung.

Foto: Quehenberger Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch bei Quehenberger erheblich Quehenberger Logistics bietet Branchenlösungen für internationale Kunden aus Industrie und Handel. Über die End-to-end-Lösung Kendox Purchase-to-Pay wickelt der Logistiker den gesamten Beschaffungsprozess digital ab – von der Bestellanforderung und der Beauftragung, über die Leistungsvereinnahmung und die Rechnungsprüfung bis hin zur Übergabe der Belege an nachgelagerte Branchen- und Standardlösungen. Der Konzern hat mittlerweile fast 95 Prozent des Einkaufs auf papierlose Prozesse umgestellt, die Abläufe beschleunigt und signifikante Einsparungen erzielt.

Basierend auf der ECM/DMS-Plattform Kendox InfoShare hat das Unternehmen bereits verschiedene Prozesse digitalisiert und implementiert. Dazu gehören unter anderem die Belegarchivierung, eine digitale Speditionsakte für Sendungs- und Transportdokumente, digitale Vertragsakten für die Rechtsabteilung, die Einbindung einer Track & Trace-Lösung für Endkunden sowie deren Integration in die Customer Care-Plattform. Auf dieser bereits etablierten Integrationen wurde zuletzt der digitale Purchase-to-Pay-Prozess eingeführt.  

Prozessbeschleunigung durch Digitalisierung

Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses ist für den Logistiker eines der Schlüsselprojekte im Rahmen der digitalen Transformation. Bei 81 Niederlassungen in 18 Ländern und zahlreichen Lieferanten ist die Anzahl der anfallenden Dokumente für Transport, Logistik und Beschaffung enorm. Pro Monat werden mehrere tausend Belege in unterschiedlichen Buchungskreisen und Ländern verarbeitet und archiviert.

Der neue, durchgängig digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) umfasst die Prozesse von der Bestellung über die Warenvereinnahmung und Rechnungsprüfung bis zur automatischen Verbuchung (Dunkelbuchung). Der P2P-Prozess besteht aus mehreren obligatorischen und verschiedenen optionalen Aufgaben, die durch das Prozessmodell vorgegeben sind. Der gesamte Prozess ist unterteilt in den elektronischen Bedarfsanforderungs-Prozess, die Warenvereinnahmung und den Eingangsrechnungsworkflow. Zudem wurden mehrere Subsysteme angebunden, unter anderem das bei Quehenberger im Einsatz befindliche Transportmanagement-System Lbase. 

BANF ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung

Bei der Implementierung der Purchase-to-Pay-Lösung hat Quehenberger zwei Projekte in einem vereint. Ursprünglich hatte Kendox den Zuschlag für die Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflow erhalten. Im Laufe des Projekts wurde dann die Entscheidung getroffen, das Projekt auf die Bedarfsanforderung (BANF) inklusive Bestellung und Warenvereinnahmung auszuweiten, die ebenfalls in den Prozess eingebettet wurden. Ziel war es, über einen im e-Procurement-Workflow vorgezogenen Freigabeprozess die Rechnungsprüfung so zu vereinfachen, dass sie weitgehend automatisiert erfolgen kann. 

Mit dem vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess (BANF) in der P2P-Lösung wird sichergestellt, dass jede Bestellung gerechtfertigt ist und bereits vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben wird. Mitarbeiter erfassen zunächst den jeweiligen Bedarf. Anhand einer hinterlegten Berechtigungsmatrix wird gewährleistet, dass der Investitionsantrag von den jeweils Zeichnungsberechtigten genehmigt wurde, bevor im Anschluss die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. So können im Prozessverlauf eingehende Rechnungen zu einer Bestellung später automatisiert erkannt, zugeordnet und verbucht werden.

Empfangene Waren sowie vom Lieferanten erbrachte Leistungen werden im Modul „Leistungsvereinnahmung“ durch den jeweiligen Leistungsempfänger entweder vollständig oder als Teillieferung bestätigt. Dies ist Voraussetzung dafür, dass im nachgelagerten Teilprozess der Rechnungseingangsverarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann. 

Transparente Prozesse mit papierlosem Workflow  

Der digitale P2P-Workflow zahlt sich für den Logistiker gleich in mehrfacher Hinsicht aus: Neben der Verringerung der Durchlaufzeiten und einer Reduktion der manuellen Bearbeitung können Fehlerquellen reduziert und Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen werden. Der digitale Prozess gibt eine klare Bearbeitungsstruktur vor und ermöglicht damit eine eindeutige, transparente Zuweisung zu den verantwortlichen Zeichnungsberechtigten. Durch einen automatisierten Prüfdurchlauf werden alle Eingangsrechnungen sofort auf relevante Parameter wie Gültigkeit geprüft und die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben ihrer Funktion konzentrieren. Sofern es keine Abweichungen zu den BANF-Freigaben gibt, werden die Daten zunächst an das Transportmanagement-System Lbase übermittelt, von wo aus sie automatisch zur Dunkelbuchung weiter an die Buchhaltung bzw. das ERP-System transferiert werden.

„Zum einen fällt durch den elektronischen Abgleich mit den Vorsystemen ein hoher manueller Aufwand bei der Belegerkennung weg. Zum anderen gibt es beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung eine durchgängige Transparenz zum Ursprung oder zum Zustand der Rechnungszahlung. Zudem ist stets nachvollziehbar, ob der Prüfungsprozess durchlaufen wurde“, erläutert Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting bei Quehenberger Logistics. Zusammen mit ihrem Kollegen Robert Berger, Head of Corporate IT, betreute sie das Projekt federführend. 

Kosteneinsparungen und mehr Effizienz                                    

Bestens bewährt hat sich das neue System auch während der pandemiebedingten Lockdown-Phase. Gerade im Home-Office ist die elektronische Rechnungsabwicklung eine große Unterstützung für alle Beteiligten. Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch im Unternehmen erheblich: Im Zeitraum von November 2019 bis Juni 2020 wurden rund 8.800 Belege bearbeitet. Ihre durchschnittliche Durchlaufzeit betrug 4,2 Werktage. Dabei wurden zudem 42.100 Blatt Papier eingespart.

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