Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
KPMG Österreich tritt SAP-PartnerEdge-Programm bei 27. 03. 2024
Dem Beratungshaus stehen im Rahmen der neuen Kooperation zahlreiche Tools für die digitale Geschäftstransformation zur Verfügung.
SAP und NVIDIA intensivieren Partnerschaft 20. 03. 2024
Die beiden Tech-Player wollen mit ihrer neuen Kooperation den Einsatz generativer KI in Unternehmensanwendungen vorantreiben.
IT Security made in Austria 13. 03. 2024
Medialine partnert mit dem österreichischen Hersteller von „Quantum safe“ Speicherlösungen fragmentiX.
Neue Funktionen für SAP Datasphere 07. 03. 2024
Frische Features für SAP Datasphere und eine neue Unternehmenspartnerschaft helfen Unternehmen beim produktiven und sicheren Umgang mit Geschäftsdaten.
KI-Transformation: Effizienzsteigerung statt Innovation im Mittelpunkt 06. 03. 2024
Laut einer aktuellen Befragung hat die Mehrheit der Unternehmen noch keine KI-Strategie.
Nagarro fördert Digitalisierungsideen 19. 02. 2024
Nagarro sucht erneut innovative Ideen zu digitalen Geschäftsmodellen, Produkten und Services. Als Gewinn winkt ein Realitätscheck durch Expert:innen im Wert von 50.000 Euro.
Einfacher Weg zur Cloud-First-Strategie 12. 02. 2024
SAP präsentiert neue Möglichkeiten für Migration und Modernisierung von Softwaresystemen.
Dätwyler IT Infra übernimmt Seabix 18. 12. 2023
Der IT-Infrastruktur-Anbieter holt sich eine intelligente Kommunikationslösung ins Portfolio.
Bechtle konsolidiert Geschäft in Österreich 18. 12. 2023
Die beiden österreichischen Unternehmen der Bechtle-Gruppe gehen ab 2024 gemeinsame Wege.
hosttech launcht Kl-gestützte Domainsuche 15. 12. 2023
Der Internet Service Provider lanciert mit Domain GPT eine eigens entwickelte Kl-gestützte Domainsuche.
BOLL übernimmt Distribution von WALLIX in Österreich 15. 12. 2023
Der Security-VAD nimmt die Privileged-Access-Management(PAM)-Lösung des französischen Softwareanbieter ins Programm für Österreich.
vshosting expandiert nach DACH 14. 12. 2023
Der europäische Business Cloud Provider bietet seine Dienstleistungen nun auch im deutschsprachigen Raum an.
BestRecruiters 2023: BEKO holt Gold 01. 12. 2023
Der österreichische Technologiedienstleister sichert sich den Sieg in der Kategorie „Arbeitskräfteüberlassung“.
Trusted Access Client: Rundum-Schutz fürs Netzwerk 30. 11. 2023
Mit der Cloud-managed Remote Network Access-Lösung sorgt LANCOM für Sicherheit beim hybriden Arbeiten.
BOLL schließt Distributionsverträge mit Tenable und ALE 30. 11. 2023
Der DACH-IT-Security-VAD BOLL Engineering ist ab sofort Distributor für die Lösungen von Tenable in Österreich und in der Schweiz sowie ab 2024 für Alcatel-Lucent Enterprise in Österreich.
SVS setzt auf SuccessFactors 29. 11. 2023
Die HR-Lösung aus dem Hause SAP sorgt bei der SVS für Datentransparenz und eine aktive Einbindung der Belegschaft in die Geschäftsprozesse.
Trend Micro zeigt KI-gestützten Cybersecurity-Assistenten 28. 11. 2023
Der Companion unterstützt Analysten, um die Erkennung von und Reaktion auf Bedrohungen zu beschleunigen.
Nagarro bringt neue KI-Plattformen auf den Markt 23. 11. 2023
Genome AI, Ginger AI und Forecastra AI ermöglichen einen schnellen Einstieg in die KI-Welt.
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Kendox

Papierloser Einkauf

Quehenberger Logistics digitalisiert Beschaffungsprozess mit Purchase-to-Pay-Lösung.

Foto: Quehenberger Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch bei Quehenberger erheblich Quehenberger Logistics bietet Branchenlösungen für internationale Kunden aus Industrie und Handel. Über die End-to-end-Lösung Kendox Purchase-to-Pay wickelt der Logistiker den gesamten Beschaffungsprozess digital ab – von der Bestellanforderung und der Beauftragung, über die Leistungsvereinnahmung und die Rechnungsprüfung bis hin zur Übergabe der Belege an nachgelagerte Branchen- und Standardlösungen. Der Konzern hat mittlerweile fast 95 Prozent des Einkaufs auf papierlose Prozesse umgestellt, die Abläufe beschleunigt und signifikante Einsparungen erzielt.

Basierend auf der ECM/DMS-Plattform Kendox InfoShare hat das Unternehmen bereits verschiedene Prozesse digitalisiert und implementiert. Dazu gehören unter anderem die Belegarchivierung, eine digitale Speditionsakte für Sendungs- und Transportdokumente, digitale Vertragsakten für die Rechtsabteilung, die Einbindung einer Track & Trace-Lösung für Endkunden sowie deren Integration in die Customer Care-Plattform. Auf dieser bereits etablierten Integrationen wurde zuletzt der digitale Purchase-to-Pay-Prozess eingeführt.  

Prozessbeschleunigung durch Digitalisierung

Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses ist für den Logistiker eines der Schlüsselprojekte im Rahmen der digitalen Transformation. Bei 81 Niederlassungen in 18 Ländern und zahlreichen Lieferanten ist die Anzahl der anfallenden Dokumente für Transport, Logistik und Beschaffung enorm. Pro Monat werden mehrere tausend Belege in unterschiedlichen Buchungskreisen und Ländern verarbeitet und archiviert.

Der neue, durchgängig digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) umfasst die Prozesse von der Bestellung über die Warenvereinnahmung und Rechnungsprüfung bis zur automatischen Verbuchung (Dunkelbuchung). Der P2P-Prozess besteht aus mehreren obligatorischen und verschiedenen optionalen Aufgaben, die durch das Prozessmodell vorgegeben sind. Der gesamte Prozess ist unterteilt in den elektronischen Bedarfsanforderungs-Prozess, die Warenvereinnahmung und den Eingangsrechnungsworkflow. Zudem wurden mehrere Subsysteme angebunden, unter anderem das bei Quehenberger im Einsatz befindliche Transportmanagement-System Lbase. 

BANF ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung

Bei der Implementierung der Purchase-to-Pay-Lösung hat Quehenberger zwei Projekte in einem vereint. Ursprünglich hatte Kendox den Zuschlag für die Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflow erhalten. Im Laufe des Projekts wurde dann die Entscheidung getroffen, das Projekt auf die Bedarfsanforderung (BANF) inklusive Bestellung und Warenvereinnahmung auszuweiten, die ebenfalls in den Prozess eingebettet wurden. Ziel war es, über einen im e-Procurement-Workflow vorgezogenen Freigabeprozess die Rechnungsprüfung so zu vereinfachen, dass sie weitgehend automatisiert erfolgen kann. 

Mit dem vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess (BANF) in der P2P-Lösung wird sichergestellt, dass jede Bestellung gerechtfertigt ist und bereits vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben wird. Mitarbeiter erfassen zunächst den jeweiligen Bedarf. Anhand einer hinterlegten Berechtigungsmatrix wird gewährleistet, dass der Investitionsantrag von den jeweils Zeichnungsberechtigten genehmigt wurde, bevor im Anschluss die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. So können im Prozessverlauf eingehende Rechnungen zu einer Bestellung später automatisiert erkannt, zugeordnet und verbucht werden.

Empfangene Waren sowie vom Lieferanten erbrachte Leistungen werden im Modul „Leistungsvereinnahmung“ durch den jeweiligen Leistungsempfänger entweder vollständig oder als Teillieferung bestätigt. Dies ist Voraussetzung dafür, dass im nachgelagerten Teilprozess der Rechnungseingangsverarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann. 

Transparente Prozesse mit papierlosem Workflow  

Der digitale P2P-Workflow zahlt sich für den Logistiker gleich in mehrfacher Hinsicht aus: Neben der Verringerung der Durchlaufzeiten und einer Reduktion der manuellen Bearbeitung können Fehlerquellen reduziert und Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen werden. Der digitale Prozess gibt eine klare Bearbeitungsstruktur vor und ermöglicht damit eine eindeutige, transparente Zuweisung zu den verantwortlichen Zeichnungsberechtigten. Durch einen automatisierten Prüfdurchlauf werden alle Eingangsrechnungen sofort auf relevante Parameter wie Gültigkeit geprüft und die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben ihrer Funktion konzentrieren. Sofern es keine Abweichungen zu den BANF-Freigaben gibt, werden die Daten zunächst an das Transportmanagement-System Lbase übermittelt, von wo aus sie automatisch zur Dunkelbuchung weiter an die Buchhaltung bzw. das ERP-System transferiert werden.

„Zum einen fällt durch den elektronischen Abgleich mit den Vorsystemen ein hoher manueller Aufwand bei der Belegerkennung weg. Zum anderen gibt es beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung eine durchgängige Transparenz zum Ursprung oder zum Zustand der Rechnungszahlung. Zudem ist stets nachvollziehbar, ob der Prüfungsprozess durchlaufen wurde“, erläutert Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting bei Quehenberger Logistics. Zusammen mit ihrem Kollegen Robert Berger, Head of Corporate IT, betreute sie das Projekt federführend. 

Kosteneinsparungen und mehr Effizienz                                    

Bestens bewährt hat sich das neue System auch während der pandemiebedingten Lockdown-Phase. Gerade im Home-Office ist die elektronische Rechnungsabwicklung eine große Unterstützung für alle Beteiligten. Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch im Unternehmen erheblich: Im Zeitraum von November 2019 bis Juni 2020 wurden rund 8.800 Belege bearbeitet. Ihre durchschnittliche Durchlaufzeit betrug 4,2 Werktage. Dabei wurden zudem 42.100 Blatt Papier eingespart.

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