Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
Performanz, Skalierung, Mobilität und Governance 22. 09. 2021
Nutanix updatet seine Cloud Platform mit verbesserten Datenservices und Features für die Hybrid-Multi-Cloud.
Schulprojekt ausgezeichnet 21. 09. 2021
Erster Platz für digitale Lehrplattform Milliarium.
„Ready for Mission Future“ 20. 09. 2021
Infineon eröffnet High-Tech-Chipfabrik für Leistungselektronik auf 300-Millimeter-Dünnwafern.
Bechtle akquiriert Open Networks in Österreich 17. 09. 2021
Angebotsspektrum in den Bereichen Application Services, Datacenter, Security und Netzwerk gestärkt.
Neues BellEquip Magazin mit Schwerpunkt Wireless 15. 09. 2021
Systemanbieter präsentiert kompakte Infos rund um kabellose Connectivity.
Noch viele Bäume aufzustellen 14. 09. 2021
Wiener Green-Tech refurbed pflanzt den millionsten Baum.
Salesforce updatet Service Cloud 13. 09. 2021
Automatisierung und KI verwandeln Contact Center in digitale Service-Zentralen.
Trend Micro konsolidiert Service-Portfolio 10. 09. 2021
Neues Service- und Support-Angebot „Service One“ entlastet Sicherheitsteams und minimiert Cyber-Risiken.
myfactory plant den Schritt nach Österreich 09. 09. 2021
Ausbau der Channel-Aktivitäten soll durch lokales Headquarter unterstützt werden.
Starface stärkt Cloud-Geschäft durch Akquisition von TeamFON 08. 09. 2021
Karlsruher UCC-Hersteller übernimmt Münchner Anbieter von Cloud-Telefonanlagen.
„Netflix für die Industrie“ 06. 09. 2021
msg Plaut launcht Smart Factory Platform.
KI-Monitor zeigt Fortschritt bei Künstlicher Intelligenz 31. 08. 2021
Bedeutung von KI in Wirtschaft und Gesellschaft nimmt zu – leichte Verschlechterung bei den Rahmenbedingungen.
Fälschungssichere Dokumentenablage 30. 08. 2021
Dezentrale Documentchain speichert datenschutzkonform, verschlüsselt und rechtssicher Dokumenteninformationen aus Verträgen, Urkunden und Patenten.
Große Gefahr durch alte Schwachstellen 27. 08. 2021
Trend Micro-Studie: Rund ein Viertel der im cyberkriminellen Untergrund gehandelten Exploits sind über drei Jahre alt.
Ricoh-Studie Remote Working 25. 08. 2021
Zwei Drittel der Führungskräfte fehlt das Vertrauen.
Atos mit Cloud-Großprojekt 24. 08. 2021
Der IT-Dienstleister übernimmt für Siemens Smart Infrastructure die Migration unternehmenskritischer Anwendungen in die Cloud.
Nect startet Vertrieb in Österreich 20. 08. 2021
Michael Jiresch unterstützt den Anbieter von Identifikationslösungen ab sofort in Österreich.
Online-USV-Anlagen mit hoher Leistung bei geringer Stellfläche 19. 08. 2021
Riello UPS erweitert seine Sentryum-Serie um zwei Online-Doppelwandler-USVs für kleine und mittlere Rechenzentren.
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Kendox

Papierloser Einkauf

Quehenberger Logistics digitalisiert Beschaffungsprozess mit Purchase-to-Pay-Lösung.

Foto: Quehenberger Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch bei Quehenberger erheblich Quehenberger Logistics bietet Branchenlösungen für internationale Kunden aus Industrie und Handel. Über die End-to-end-Lösung Kendox Purchase-to-Pay wickelt der Logistiker den gesamten Beschaffungsprozess digital ab – von der Bestellanforderung und der Beauftragung, über die Leistungsvereinnahmung und die Rechnungsprüfung bis hin zur Übergabe der Belege an nachgelagerte Branchen- und Standardlösungen. Der Konzern hat mittlerweile fast 95 Prozent des Einkaufs auf papierlose Prozesse umgestellt, die Abläufe beschleunigt und signifikante Einsparungen erzielt.

Basierend auf der ECM/DMS-Plattform Kendox InfoShare hat das Unternehmen bereits verschiedene Prozesse digitalisiert und implementiert. Dazu gehören unter anderem die Belegarchivierung, eine digitale Speditionsakte für Sendungs- und Transportdokumente, digitale Vertragsakten für die Rechtsabteilung, die Einbindung einer Track & Trace-Lösung für Endkunden sowie deren Integration in die Customer Care-Plattform. Auf dieser bereits etablierten Integrationen wurde zuletzt der digitale Purchase-to-Pay-Prozess eingeführt.  

Prozessbeschleunigung durch Digitalisierung

Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses ist für den Logistiker eines der Schlüsselprojekte im Rahmen der digitalen Transformation. Bei 81 Niederlassungen in 18 Ländern und zahlreichen Lieferanten ist die Anzahl der anfallenden Dokumente für Transport, Logistik und Beschaffung enorm. Pro Monat werden mehrere tausend Belege in unterschiedlichen Buchungskreisen und Ländern verarbeitet und archiviert.

Der neue, durchgängig digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) umfasst die Prozesse von der Bestellung über die Warenvereinnahmung und Rechnungsprüfung bis zur automatischen Verbuchung (Dunkelbuchung). Der P2P-Prozess besteht aus mehreren obligatorischen und verschiedenen optionalen Aufgaben, die durch das Prozessmodell vorgegeben sind. Der gesamte Prozess ist unterteilt in den elektronischen Bedarfsanforderungs-Prozess, die Warenvereinnahmung und den Eingangsrechnungsworkflow. Zudem wurden mehrere Subsysteme angebunden, unter anderem das bei Quehenberger im Einsatz befindliche Transportmanagement-System Lbase. 

BANF ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung

Bei der Implementierung der Purchase-to-Pay-Lösung hat Quehenberger zwei Projekte in einem vereint. Ursprünglich hatte Kendox den Zuschlag für die Digitalisierung des Rechnungseingangsworkflow erhalten. Im Laufe des Projekts wurde dann die Entscheidung getroffen, das Projekt auf die Bedarfsanforderung (BANF) inklusive Bestellung und Warenvereinnahmung auszuweiten, die ebenfalls in den Prozess eingebettet wurden. Ziel war es, über einen im e-Procurement-Workflow vorgezogenen Freigabeprozess die Rechnungsprüfung so zu vereinfachen, dass sie weitgehend automatisiert erfolgen kann. 

Mit dem vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess (BANF) in der P2P-Lösung wird sichergestellt, dass jede Bestellung gerechtfertigt ist und bereits vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben wird. Mitarbeiter erfassen zunächst den jeweiligen Bedarf. Anhand einer hinterlegten Berechtigungsmatrix wird gewährleistet, dass der Investitionsantrag von den jeweils Zeichnungsberechtigten genehmigt wurde, bevor im Anschluss die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. So können im Prozessverlauf eingehende Rechnungen zu einer Bestellung später automatisiert erkannt, zugeordnet und verbucht werden.

Empfangene Waren sowie vom Lieferanten erbrachte Leistungen werden im Modul „Leistungsvereinnahmung“ durch den jeweiligen Leistungsempfänger entweder vollständig oder als Teillieferung bestätigt. Dies ist Voraussetzung dafür, dass im nachgelagerten Teilprozess der Rechnungseingangsverarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann. 

Transparente Prozesse mit papierlosem Workflow  

Der digitale P2P-Workflow zahlt sich für den Logistiker gleich in mehrfacher Hinsicht aus: Neben der Verringerung der Durchlaufzeiten und einer Reduktion der manuellen Bearbeitung können Fehlerquellen reduziert und Unklarheiten in der Zuordnung ausgeschlossen werden. Der digitale Prozess gibt eine klare Bearbeitungsstruktur vor und ermöglicht damit eine eindeutige, transparente Zuweisung zu den verantwortlichen Zeichnungsberechtigten. Durch einen automatisierten Prüfdurchlauf werden alle Eingangsrechnungen sofort auf relevante Parameter wie Gültigkeit geprüft und die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben ihrer Funktion konzentrieren. Sofern es keine Abweichungen zu den BANF-Freigaben gibt, werden die Daten zunächst an das Transportmanagement-System Lbase übermittelt, von wo aus sie automatisch zur Dunkelbuchung weiter an die Buchhaltung bzw. das ERP-System transferiert werden.

„Zum einen fällt durch den elektronischen Abgleich mit den Vorsystemen ein hoher manueller Aufwand bei der Belegerkennung weg. Zum anderen gibt es beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung eine durchgängige Transparenz zum Ursprung oder zum Zustand der Rechnungszahlung. Zudem ist stets nachvollziehbar, ob der Prüfungsprozess durchlaufen wurde“, erläutert Sabine Harner, Head of Corporate Finance and Accounting bei Quehenberger Logistics. Zusammen mit ihrem Kollegen Robert Berger, Head of Corporate IT, betreute sie das Projekt federführend. 

Kosteneinsparungen und mehr Effizienz                                    

Bestens bewährt hat sich das neue System auch während der pandemiebedingten Lockdown-Phase. Gerade im Home-Office ist die elektronische Rechnungsabwicklung eine große Unterstützung für alle Beteiligten. Der papierlose Workflow spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch den Papierverbrauch im Unternehmen erheblich: Im Zeitraum von November 2019 bis Juni 2020 wurden rund 8.800 Belege bearbeitet. Ihre durchschnittliche Durchlaufzeit betrug 4,2 Werktage. Dabei wurden zudem 42.100 Blatt Papier eingespart.

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