Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
ADN launcht MSP-Plattform 07. 06. 2023
Mit der neuen Managed Services-Plattform ermöglicht der Distributor seinen Partnern ab sofort einen einfachen Einstieg in das MSP-Business.
IBM errichtet europäisches Quantencomputing-Rechenzentrum 06. 06. 2023
Das Center im deutschen Ehningen wird voraussichtlich im kommenden Jahr eröffnet.
Arbeitszeiterfassung per App 06. 06. 2023
Mit der Working App von Innovaphone können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit nur einem Klick am Arbeitsplatz einbuchen.
ProAlpha launcht ERP für unterwegs 06. 06. 2023
Die Browser-Lösung Ray stellt Unternehmensdaten auch unterwegs und auf beinahe jedem Endgerät dar – und das ohne Cloud-Zwang.
Positive Aussichten für Fachkräfte 06. 06. 2023
Die Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt nach Spezialistinnen und Spezialisten aus allen Disziplinen hält weiter an.
Awards für die beliebtesten Arbeitgeber vergeben 05. 06. 2023
Bei der heurigen Best Workplaces Austria 2023-Gala in der Wiener Marxhalle konnten sich auch viele IT-Unternehmen über Auszeichnungen freuen.
Prianto bietet Micro Focus-Lösungen nun auch in Österreich an 02. 06. 2023
Der auf Enterprise-Software spezialisierte VAD betreut ab sofort auch hierzulande das Micro Focus-Portfolio von Hersteller OpenText.
NetApp zeigt neue Block-Storage-Lösungen 01. 06. 2023
Das neue All-Flash-Array punktet mit einfacher Bedienung und Cloud-Konnektivität. Der Anbieter bietet Kunden außerdem eine Entschädigung, sollten Snapshot-Daten im Falle eines Ransomware-Angriffs nicht wiederhergestellt werden können.
Acronis bringt neue EDR-Lösung 30. 05. 2023
Eine neue Erweiterung für Acronis Cyber Protect Cloud bringt fortschrittliche Security-Features für MSPs, um die Systeme ihrer Kunden zu schützen.
Generative KI für Daten und Analysen 25. 05. 2023
Salesforce zeigt Lösungen für KI-gestützte Datenanalysen und personalisierte Analysen.
BOLL startet Partnerschaft mit Varonis im DACH-Raum 17. 05. 2023
Der IT-Security-Distributor nimmt Lösungen für Daten-zentrierten Schutz kritischer Unternehmensdaten ins Portfolio.
Viel Antenne auf kleinem Raum 16. 05. 2023
Die kleinformatigen LTE-Rundstrahlantennen aus dem Hause Poynting eignen sich für den flexiblen Einsatz im industriellen Umfeld.
IT-Security weiterhin hoch im Kurs 15. 05. 2023
IT- und Datensicherheit sind die Grundvoraussetzungen für das digitale Leben und Arbeiten, so das Credo des diesjährigen Conova Solutions Day in Salzburg.
SAP integriert IBM-KI in seine Lösungen 12. 05. 2023
IBM Watson soll neue Einblicke und Automatisierungen liefern sowie ein effizienteres Arbeiten im gesamten SAP-Portfolio ermöglichen.
Maxhub baut Zusammenarbeit mit Kindermann aus 12. 05. 2023
Distributor Kindermann vertreibt ab sofort die gesamte Range an Collaboration-Lösungen von Maxhub in Österreich und Deutschland.
Pure Storage zeichnet Channel-Partner in Österreich und Deutschland aus 11. 05. 2023
Auf dem Event in der Nähe von Köln stellte sich zudem der neue Channel-Ansprechpartner für Österreich und Deutschland vor.
Rundum-Sorglos-Paket für Cybersicherheit 08. 05. 2023
Branchenkenner Markus Kneissl-Stettner gründet ein neues Cybersecurity-Unternehmen mit Fokus auf KMU.
Schnuppertag für IT-Berufe 28. 04. 2023
Beim Töchtertag hatten Mädchen auch heuer wieder die Möglichkeit, IT-Expertinnen und -Experten einen Tag lang über die Schulter zu blicken.
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Kendox

Cloud statt Aktenschrank

Gastbeitrag: Tina Bohlmann beleuchtet Erfolgsfaktoren zur Einführung digitaler Dokumentenprozesse im HR-Bereich.

Foto: Kendox Die Autorin Tina Bohlmann ist Expertin für den Bereich „Digitale Personalakten“ bei Kendox Überfüllte Papierarchive, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Unterlagen-Recherche - ist das nicht Schnee von gestern? Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig, doch obwohl laut einer aktuellen Bitkom-Studie rund die Hälfte der Unternehmen Lösungen für digitales Dokumentenmanagement einsetzt, verarbeiten insbesondere die Personalabteilungen Dokumente nach wie vor überwiegend papierbasiert. Im Kontext von Digital Recruiting, Modern Workplace und Homeoffice wird es nun immer schwieriger, den Mix aus eingehenden Digital- und Papierdokumenten zu beherrschen. Unterstützung bieten hier ECM/DMS-Lösungen, die mit Prozessen für das rechtskonforme, digitalisierte Verwalten und Bearbeiten mitarbeiterbezogener Dokumente ausgestattet sind - beim Bewerbungsprozess, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation, im Talentmanagement, etc.

Zentrale Verwaltung, globaler Zugriff

HR-Verantwortliche sind sich dessen bewusst, dass Papierakten längst nicht mehr zeitgemäß sind und die „digitalisierte Personalakte“ deutliche Vorteile liefert. Gerade in Zeiten von Home-Office und Remote Work ließen sich damit viele Prozesse in den HR-Abteilungen massiv beschleunigen. Über eine verschlüsselte Internet-Verbindung stehen „Digitale Personalakten“ 24x7 zur Verfügung und erlauben einen ortsunabhängigen Zugriff von jedem Endgerät aus. Zudem bieten sie deutlich mehr Sicherheit als Papierakten. Im DMS-System sind sie vor Verlorengehen, Löschen, Vervielfältigung oder anderen Gefahren geschützt. Gleichzeitig kann man durch intelligente Berechtigungssteuerung den Zugriff auf autorisierte Personen beschränken. Im Vergleich zu Kunden- oder Projektakten, sind bei der Digitalen Personalakte allerdings deutlich mehr Anforderungen und gesetzliche Regelungen zu beachten.

Verlässlicher Schutz sensibler Daten

Foto: Kendox New Normal: Schlanke Prozesse ziehen in die Personalabteilung ein Im Gegensatz zu vielen anderen Abteilungen, werden in der Personalabteilung häufig sensible und persönliche bzw. private Informationen und Dokumente verwaltet. Auf Lebensläufen, Arztberichten, Abmahnungen oder Gehaltsabrechnungen finden sich Inhalte, die in jedem Fall zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. Anders als bei kaufmännischen Belegen, für die in der Regel lediglich (Mindest-)Aufbewahrungspflichten gelten, gibt es bei einigen Arten von Personaldokumenten auch eine Löschpflicht, nach der der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen sicherstellen muss, dass Inhalte aus einer Personalakte verlässlich und unwiederbringlich entfernt werden. Dies ist beispielsweise bei Abmahnungen der Fall oder wenn Mitarbeiter nach dem Ausscheiden von Ihrem Recht auf Löschung bestimmter Daten Gebrauch machen.

Verfügbarkeit und Steuerung der Zugriffsberechtigung

Ein mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Akten und Arbeitsdokumente wird von vielen Mitarbeitern bereits als „Standard“ vorausgesetzt. So auch in der Personalabteilung und insbesondere dann, wenn das Unternehmen über verteilte Standorte verfügt. In Unternehmen mit mehreren Standorten können die Mitarbeiterinformationen zentral in der „elektronischen Personalakte“ verwaltet werden, sind aber von jedem Standort jederzeit schnell und einfach abrufbar. Im Unterschied beispielsweise zu Kunden- und Projekt-Akten besteht eine der Grundanforderungen an eine digitale Personalakte darin, dass der Zugriff auf Informationen gegebenenfalls eingeschränkt werden kann: es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen temporär begrenzten Zugriff auf die Akte, beziehungsweise auch nur auf einen Teil der Akte, bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entzogen wird.

Produktivität steigern, Servicequalität heben

Wenn diese Hürden erfolgreich gemeistert werden, kann die Digitale Personalakte einen echten „Produktivitäts-Schub“ in der Personalabteilung auslösen. Richtig eingesetzt, stellt die digitale Akte sicher, dass rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben verlässlich eingehalten werden, unterstützt die Personalabteilung - und damit auch die Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzte - bei der Abwicklung von Standardprozessen (z.B. im Talentmanagement, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern). Zudem ermöglicht sie einen hohen Grad an Serviceorientierung im HR-Bereich - beispielsweise in Form von Self-Service-Zugriffen auf Teile der eigenen Akte.

Kein „One Size fits all“!

Speziell in Personalabteilungen gibt es viele individualisierte Prozesse, die über einen langen Zeitraum hinweg gereift sind. Gleichzeitig werden individuelle Systeme eingesetzt, die das Personalmanagement unterstützen. Es lassen sich also nur selten „Standardprozesse“ identifizieren, die in allen Unternehmen identisch ablaufen. Umso wichtiger ist es, dass sich eine digitale Lösung für die Verwaltung der Personaldokumente nahtlos und flexibel in die bestehenden Prozesse und HCM-Lösungen (Human Capital Management) im jeweiligen Unternehmen einbinden lässt. Erst eine für die Mitarbeiter der HR-Abteilung intuitiv und einfach zu bedienende Anwendung stellt sicher, dass der „Digitale Aktenschrank“ auch tatsächlich immer und überall im Zugriff ist.

Effizienz und Entlastung im HR-Tagesgeschäft

Softwarelösungen für "Digitale Personalakte" erhöhen die Prozessqualität und bieten viele Standardfunktionen, die die Mitarbeiter der Personalabteilung bei Routineprozessen im HR-Tagesgeschäft unterstützen. Dazu gehören vordefinierte Workflows, wie beispielsweise für das Anlegen von Stammdaten und Pflichtdokumenten, die bei der Einstellung eines Mitarbeiters immer in der Akte verfügbar sein müssen, Funktionen für das Zuordnen und Importieren von Dokumenten sowie automatisierte Wiedervorlagen und Erinnerungen, zum Beispiel um Dokumente fristgerecht aus der Akte zu entfernen oder nützliche Statusanzeigen wenn ein Dokument fehlt, und vieles mehr. Über eine Office-Integration der „Digitalen Personalakte“ können neue Dokumente sogar bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden.

Think Big - Start Small

Erfolgreiche Projekte setzen voraus, dass Unternehmen sich zunächst darüber im Klaren sind, was und wen sie mit einer digitalen Personalakte mittel- bis langfristig adressieren wollen. Ziele und Rollen sollten im Vorfeld klar definiert werden. Unter anderem sind folgende Fragen zu klären: Wer soll Zugriff auf die Akte haben? Sollen nur Mitarbeiter aus der HR-Abteilung die Akten einsehen können oder soll (gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt) auch der Zugriff für Mitarbeiter und Führungskräfte möglich sein? Welche (Self-)Services, wie zum Beispiel digitaler Urlaubsantrag oder Spesenabrechnung, sollen durch die Digitalisierung unterstützt werden? Welche Dokumente fallen regelmässig an und sollen durch digitale Prozesse optimiert werden?

Anschließend gilt es herauszufinden, welche Dokumentarten denn aktuell in der Personalakte abgelegt sind, welche Dokumente künftig (zusätzlich) verwaltet werden sollen, etc. Im Anschluss an diese Überlegungen kann dann - Schritt für Schritt - damit begonnen werden, die Digitale Personalakte im Unternehmen einzuführen.

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