Softwarelösungen mit künstlicher Intelligenz (KI) kommen zunehmend auch in Einkaufsabteilungen zum Einsatz. Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit, damit diese einfacher und effizienter auf vorhandenes Wissen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen können. Gastbeitrag von Gerald Martinetz.

Foto: Mindbreeze Der Autor Gerald Martinetz ist Head of Presales bei Mindbreeze. Störungen der globalen Lieferketten sowie unsichere Preisentwicklungen bei Energie, Transport und Rohmaterialien stellen das Beschaffungswesen vor große Herausforderungen. Um dennoch die benötigten Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig zu erhalten, ist eine Gesamtsicht auf Lieferanten, Transportwege sowie Preisentwicklungen unerlässlich. KI-basierte Softwarelösungen unterstützen genau hier: Sie liefern die benötigen Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen und in natürlicher Sprache.

Fundierte Entscheidungen dank KI treffen

Richtig eingesetzt, unterstützt die künstliche Intelligenz Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, Informationen im Unternehmen zu finden, zu analysieren und aufzubereiten. Eine intelligente Wissensmanagement-Lösung, auch Insight Engine genannt, kombiniert klassische Enterprise-Search-Funktionen mit Methoden der künstlichen Intelligenz. 

So nutzen diese beispielsweise Natural Language Processing (NLP), um Daten und Dokumente aus verschiedenen Unternehmensdatenquellen zu verstehen und zu analysieren. Darüber hinaus verknüpfen sie die Informationen und bereiten diese entsprechend den getätigten Abfragen auf. Das kann eine Abfrage zum Status von Lieferungen oder eine Übersicht zu den lagernden Bauteilen sein. Die Daten bleiben dabei stets an ihrem Speicherort, sei es auf dem Server oder in der Cloud, denn Insight Engines erstellen einen Index und verweisen in den Ergebnissen darauf. So können Recherchearbeiten auch bequem über mobile Endgeräte erfolgen. Erst bei weiteren Aktionen auf das Suchergebnis öffnen sich nach Prüfung der Zugriffsrechte die Informationen direkt in der Datenquelle. Damit wird sichergestellt, dass die Compliance-Anforderungen jederzeit eingehalten werden.  

Ähnlich wie bei bekannten öffentlich zugänglichen KI-Tools wie ChatGPT können Mitarbeitende Fragen zur Beschaffung in natürlicher Sprache stellen. Die KI interpretiert diese Fragen und liefert relevante Fakten entsprechend den individuellen Bedürfnissen. Dabei berücksichtigen die Lösungen den Kontext der Fragen und zeigen zum Suchergebnis weitere relevante Informationen an. Diese Gesamtsicht auf jedes beliebige Objekt im Unternehmen, auch 360-Grad-Sicht genannt, ist individuell für den Einkauf oder andere Abteilungen konfigurierbar.

Zudem verbessert sich die KI im Laufe der Zeit: Sie lernt, indem sie das Nutzerverhalten analysiert, daraus die Relevanz für die Anwender bestimmt und die Antworten noch individueller an deren Bedürfnisse anpasst sowie bei Abfragen entsprechend anzeigt.

Einsatzgebiete von KI in der Beschaffung

• Lieferantenanalyse und -auswahl: Eine Insight Engine kann große Mengen an Daten über potenzielle Lieferanten durchsuchen und analysieren, um wichtige Erkenntnisse über deren Leistung, Zuverlässigkeit, Preise und andere relevante Kriterien zu gewinnen. KI-Algorithmen helfen dabei, Muster zu identifizieren und prädiktive Analysen durchzuführen, um die bestmöglichen Lieferanten auszuwählen.
• Nachfragevorhersage und Bestandsmanagement: KI unterstützt dabei, die Nachfrage nach bestimmten Materialien oder Produkten genauer vorherzusagen. Durch eine Insight Engine können historische Daten, Markttrends und weitere relevante Informationen für die Erstellung von präziseren Prognosen betrachtet werden. Dies ermöglicht eine optimierte Bestandsführung und verringert das Risiko von Über- oder Unterbeständen.
• Vertragsmanagement und Risikobewertung: KI kann Verträge automatisch analysieren und relevante Informationen extrahieren, wie z.B. Vertragsbedingungen, Fristen und Klauseln. In Kombination mit einer Insight Engine können potenzielle Risiken identifiziert und bewertet werden, indem historische Daten, Compliance-Vorschriften und andere Faktoren berücksichtigt werden. Dies unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung bei der Vertragsverhandlung und -verwaltung.
• Automatisierung von Beschaffungsprozessen: KI automatisiert repetitive Aufgaben im Beschaffungsprozess, wie z.B. die Erfassung von Bestellungen, die Genehmigung von Lieferantenrechnungen oder die Überwachung des Lieferstatus. Durch eine Insight Engine können diese Prozesse kontinuierlich überwacht und optimiert werden, um potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.
• Echtzeit-Einblicke und Entscheidungsunterstützung: Eine Insight Engine sammelt Echtzeit-Daten aus verschiedenen Quellen wie internen Systemen oder externen Marktanalysen. Mithilfe von KI können diese Daten analysiert werden, um relevante Einblicke und Handlungsempfehlungen für Beschaffungsentscheidungen zu liefern. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Marktbedingungen und eine verbesserte Anpassungsfähigkeit.

Effizienzsteigerung durch den Einsatz von KI-basierten Lösungen

Mitarbeitende greifen mit KI-basierten Lösungen schneller auf vorhandenes Wissen zu und sind in der Lage, basierend auf den umfassenden Informationen fundierte Entscheidungen zu treffen oder Abweichungen rascher zu erkennen. Die Effizienz, Genauigkeit und Agilität in Beschaffungsprozessen kann durch den Einsatz von KI verbessert und Optimierungspotenziale rascher erschlossen werden. Das versetzt Unternehmen in die Lage, auch in Zeiten von geopolitischen Unsicherheiten nachhaltig durch eine angepasste Einkaufsstrategie zum Geschäftserfolg beizutragen.

Der Autor Gerald Martinetz ist seit 2017 Head of Presales bei Mindbreeze. Mit seiner umfassenden und langjährigen Erfahrung als Datenanalyst, Projektmanager und Ent-to-End Requirement Engineer optimiert er Unternehmensprozesse durch intelligentes Wissensmanagement und KI.