Um nicht nur dem Mangel an Fachkräften, sondern auch neuen Vorgaben schnell zu begegnen, spielt digitales Human Experience Management (HXM) eine immer wichtigere Rolle. Moderne HR-Lösungen, mit denen Personalabteilungen ihre Prozesse durchgängig vereinfachen, bieten ein neues Leistungsniveau, meint Karen von Dehn.

Foto: perbit Die Autorin Karen von Dehn ist Head of Sales bei perbit, einem Anbieter von HR-Software Personalmangel wird Unternehmen über kurz oder lang daran hindern, konkurrenzfähig zu wirtschaften. Gleichzeitig wachsen sowohl die Ansprüche der präferierten Bewerber:innen als auch die Wechselbereitschaft der aktuellen Belegschaft. HR-Abteilungen müssen also schnell wirksame Maßnahmen ergreifen, um Mitarbeiter:innen zu gewinnen beziehungsweise zu halten. Die Digitalisierung der HR-Abteilung wird unverzichtbar. Nur mit digitaler Unterstützung ist sie in der Lage, die heute geforderte Geschwindigkeit zu erzielen – beim Recruiting, bei der Umsetzung regulatorischer Anforderungen sowie beim Reagieren auf Anliegen von Führungskräften und Angestellten.

Denn sowohl gesetzliche Vorgaben als auch betriebliche Vereinbarungen ändern sich regelmäßig. Daher ist es wichtig, dass sich die HR-Software jederzeit anpassen lässt, ohne dass dafür jedes Mal die IT-Abteilung oder gar der Hersteller aktiv werden muss. Das Customizing sollte sich nicht allein auf die Gestaltung der Oberflächen beschränken, sondern bis auf Prozessebene hinunterreichen. Möglich wird das über eine Software mit durchgängigem Low-Code-Ansatz, der individuelle Anpassungen auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse erlaubt.

Flexibilität auch ohne IT – dank Low-Code

Low-Code ist ein visueller Ansatz für die Softwareentwicklung, mit dem sich Anwendungen mithilfe von grafischen Benutzeroberflächen und Drag-and-Drop-Tools erstellen und individualisieren lassen. Dafür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. So können auch User, die technisch nicht so versiert sind, eine Software schnell und einfach an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Das ist insbesondere im Personalwesen wichtig, wo sich Prozesse immer wieder ändern.

Low-Code-Plattformen liegen im Trend. Laut einer aktuellen Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG nutzen 43 Prozent der Unternehmen in Europa diesen Ansatz bereits, 14 Prozent sind derzeit in der Evaluierungsphase und 33 Prozent planen den Einsatz in den nächsten zwei bis fünf Jahren. Der Personalbereich zählt zu den Top-3-Anwendungsgebieten. 44 Prozent der Unternehmen erwarten durch Low-Code eine Steigerung der Prozesseffizienz, 39 Prozent eine höhere Mitarbeiterproduktivität, 36 Prozent Kosteneinsparungen und 33 Prozent mehr Flexibilität und Skalierbarkeit.

In einer HXM-Lösung, die durchgängig auf Low-Code basiert, kann die HR-Abteilung zum Beispiel individuelle Dashboards für ihre KPIs erstellen, spezifische Eingabemasken für die benötigten Daten gestalten und sogar die Business-Logik verändern bzw. neu aufbauen. All das ist möglich, ohne ein IT-Ticket aufzumachen. Auf diese Weise lassen sich Prozesse sehr viel schneller als sonst üblich anpassen. Das entlastet zugleich die IT-Abteilung – angesichts des auch dort oftmals herrschenden Personalmangels ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt.

Nur mithilfe digitaler Unterstützung können Personaler:innen im Recruiting, bei der Umsetzung von regulatorischen Anforderungen und bei der Reaktion auf Anliegen von Führungskräften und Mitarbeitern die heute geforderte Geschwindigkeit leisten. Mehr als nur „nice to have“

Führungskräfte und Beschäftigte erwarten heutzutage von einem Business-Tool die gleiche Benutzerfreundlichkeit, wie sie es von Apps auf ihrem Smartphone oder Tablet kennen. Intuitiv ist in, Vorkenntnisse oder das Lesen kryptischer Manuals sind out. Lassen sich Anwendungen schnell und einfach bedienen, spart das Schulungsaufwand, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und hilft beim Recruiting. Denn insbesondere für die Generation Z ist ein Arbeitsplatz mit modernster Technik heutzutage eine absolute Selbstverständlichkeit.

Die Software sollte alle Personalprozesse abbilden und steuern können – von der Stellenausschreibung und dem ersten Kontakt mit den Bewerber:innen über die Vertragserstellung, das Onboarding bis hin zum Offboarding. Das bringt viele Vorteile: Personaldaten müssen nur einmal erfasst und nicht mehr händisch vom Recruiting- ins Personalmanagement-Tool übertragen werden. Nach abgeschlossenem Bewerbungsverfahren können sie automatisch in die digitale Personalakte überführt werden. Dort sind alle wichtigen Informationen und Dokumente der Mitarbeiter:innen zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.

Das erleichtert nicht nur dem HR-Team die Arbeit, sondern auch den Führungskräften. Sie finden alle Daten in einer zentralen Plattform. Dadurch entfällt die Versuchung, Daten zu kopieren und individuell abzuspeichern. Fehler lassen sich vermeiden und Datenschutzrichtlinien leichter einhalten. Nicht zuletzt freut sich auch die IT-Abteilung über eine ganzheitliche Lösung, weil sie keine Schnittstellen programmieren muss und weniger Aufwand mit unterschiedlichen Tools hat.

Interaktion mit Menschen ist gefragt

Als erster Kontakt sollte der Webauftritt eines Unternehmens authentisch wirken und emotional überzeugen. Die Karriereseite spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit einer effizienten HXM-Plattform steuern und gestalten HR-Abteilungen die Seite direkt. Das spart Aufwand und ermöglicht ein uniformes Employer Branding.

Wer sich heute bewirbt, erwartet eine persönliche Ansprache, motivierende Bewerberprozesse und schnelles Feedback. Gibt es weder einen individuellen Dialog noch zügige Rückmeldungen, unterschreiben die Kandidat:innen bei der Konkurrenz. Beispielsweise mithilfe von Gamification-Elementen können Unternehmen und Bewerber:innen interaktiv entscheiden, ob die Anforderungen ausreichend erfüllt werden. Ist das der Fall, folgt automatisch die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Fehlen wichtige Aspekte, gibt das System Feedback und schlägt möglicherweise eine andere Stelle vor, die besser passt.

Eine Stelle neu auszuschreiben und zu besetzen, ist für Unternehmen aufwendig und teuer. Statt auf dem ohnehin leergefegten Arbeitsmarkt zu suchen, lohnt es sich, zunächst einmal die internen Potenziale zu prüfen und freizusetzen. Mit einer HXM-Lösung, die jede Stelle mit den erforderlichen Skills verknüpft und in den Personalprofilen hinterlegt, lässt sich einfach prüfen, ob für die Position auch interne Kandidat:innen in Frage kommen. Die Personalabteilung kann so Karriereperspektiven aufzeigen und Beschäftigte enger binden. Fehlt ein bestimmtes Zertifikat, ist ein individuelles Coaching sinnvoll, um diese Lücke zu schließen.

Passgenau digitalisieren

Die Personalabteilung spielt eine Schlüsselrolle für die Geschäftsentwicklung und den Geschäftserfolg eines Unternehmens – egal welcher Größe und Branche. Digitalisierte HR-Prozesse und moderne Technologie sind dabei eine bestmögliche Unterstützung. Häufig scheitern Digitalisierungsvorhaben jedoch an den Kosten. In der Praxis werden viele Projekte dann nur zu 60 bis 70 Prozent umgesetzt. Passgenaue Lösungen amortisieren sich aber bereits nach kurzer Zeit und zahlen sich langfristig auf alle Fälle aus. Das gilt auch für die Wahl der richtigen Personal-Software.