Rechtsanwälte Möller hat nach längerer Suche inklusive einer Totalschlappe bei der Lösungswahl mit der Sprachlösung SpeechExec Enterprise nun ein System gefunden, das den Mitarbeiter:innen das Arbeitsleben wirklich erleichtert. Aufgrund des Umgangs mit sensiblen Klientendaten bei dem Transformationsprojekt besonders im Fokus: der Datenschutz.

Foto: Philips Speech Andreas Nörr, IT- und Datenschutzrechtsexperte bei Möller Rechtsanwälte: „Durch die Spracherkennung ist der Diktatepool nicht mehr überfüllt, die Arbeitsgeschwindigkeit aller Teammitglieder hat sich massiv beschleunigt und auch in Sachen Datenschutz sind wir auf der sicheren Seite“ Die Regensburger Rechtsanwaltskanzlei Möller steht, wie die gesamte Branche, vor umfassenden Herausforderungen: Datenschutzerfordernisse, Mehrgenerationen-Team, Fachkräftemangel, mobiles Arbeiten und steigende Anforderungen jüngerer Mitarbeiter:innen an eine zeitgemäße und innovative Arbeitsumgebung. Einen Baustein für die Digitale Transformation Ihrer Prozesse hat Möller nun mit der Sprachtechnologie-Lösung SpeechExec Enterprise von Philips Speech gefunden.

Am Anfang des Digitalisierungsprojekts stand ein permanent überfüllter Diktatepool in einer zusammengeführten IT-Landschaft, ein Fehlgriff in Sachen Transkriptionslösung und ein bis 2017 in Deutschland gültiges Gesetz, das Anwälte ohne eigene IT strafbar machte. Die Kanzlei Möller entstand durch den Zusammenschluss dreier Kanzleien. Dementsprechend „historisch gewachsen“ war auch die IT der neuen Kanzlei. Dazu kam, dass viele der älteren Anwälte ohne Nutzung einer Spracherkennung diktierten und das Transkriptionspersonal im Haus laufend überlastet war. Corona tat sein Übriges: Der Fachkräftemangel traf die Kanzlei; den bestehenden Mitarbeiter:innen sollte eine zeitgemäße Arbeitsumgebung geboten werden. Für diese Herausforderungen gab es nur eine wirklich brauchbare Antwort, nämlich: Digitalisierung. Der Datenschutz spielte in dem sensiblen Umfeld eine zentrale Rolle.

Augen auf bei der Lösungswahl

Der erste Schritt in Richtung einer umfassenden Sprachtechnologie-Lösung begann mit einem Fehlgriff: „Leider klappte die Transkription damit gar nicht, auch nicht nach längerem Gebrauch“, berichtet Andreas Nörr, IT- und Datenschutzrechtsexperte bei Möller Rechtsanwälte. Als Ersatz fasste Nörr schließlich Philips Speech ins Auge. Die Entscheidung fiel schließlich auf Philips SpeechExec Enterprise mit integrierter Dragon Legal Anywhere Spracherkennung von Nuance die alle Anforderungen der Kanzlei an Effizienz und Tempo, Innovation und Datensicherheit erfüllte.

Foto: Philips Speech „Soll funktionieren wie Siri“: junge Mitarbeiter:innen fordern Einfachheit bei technologischen Lösungen. „Mit SpeechExec Enterprise hat sich das Arbeiten in der Kanzlei und außerhalb massiv zum Besseren verändert“, fasst der IT-Leiter zusammen. „Durch die Spracherkennung ist der Diktatepool nicht mehr überfüllt, die Arbeitsgeschwindigkeit aller Teammitglieder hat sich massiv beschleunigt und auch in Sachen Datenschutz sind wir auf der sicheren Seite“, erzählt Nörr. Mittels Digitalisierung seien der aktuelle Fachkräftemangel und die viele anderen Herausforderungen der Branche gut in den Griff zu bekommen, so Andreas Nörrs Fazit. Zudem konnte ein entspannteres Arbeitsklima und besserer Kundenservice erreicht werden. Mit der neuen Lösung sind Schriftstücke, die unterwegs, etwa direkt bei Klienten, diktiert werden, oft schon fix und fertig niedergeschrieben und lektoriert bei ebendiesem Klienten, wenn der Anwalt vom Termin zurück in die Kanzlei kommt. „Die neue Lösung unterstützt auch Teilzeit-Rechtsanwaltsfachangestellte dabei, ihre Work-Life-Balance zu organisieren, weil auch remote Arbeiten möglich ist. Und die jungen Anwälte und Anwältinnen sehen darin ihre Ansprüche an eine mobile und zeitgemäße Arbeitsumgebung erfüllt“, zeigt sich der IT-Leiter zufrieden.

Innovative Alternative zu Siri, Whatsapp & Co.

Die SpeechExec Enterprise-Lösung ist auf den lokalen Servern in der Kanzlei installiert; das ist dem Datenschutzrechtler Andreas Nörr sehr wichtig. „Natürlich wollen die Jungen am liebsten mit Siri, Whatsapp und Co. arbeiten, aber das ist leider aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Umso wichtiger ist es, ihnen eine innovative und alltagspraktikable Alternative zu bieten.“ Als Transkriptionslösung verwendet Möller Rechtsanwälte Nuance Dragon Legal Anywhere, die einen juristischen Sprachwortschatz integriert hat, und beim Philips Speech-Partner EGS in einer Cloud der Deutschen Telekom liegt.

Als Umsetzungspartner fungierte der auf das Thema Spracherkennung spezialisierte Dienstleister EGS Computer Vertrieb. Die Experten von EGS waren es auch, die die gesamte Lösung bei Möller installiert hat. „Dabei hat es keinerlei Schulungen gebraucht. Die Lösung kommt beim gesamten Team, auch der älteren Generation, ausschließlich positiv an; vor allem das mobile Arbeiten wird sehr geschätzt.“ Als Spracheingabegeräte werden Headsets, die Diktierapp, das Philips SpeechMike Premium Air und sogar noch das PocketMemo-Gerät von Philips eingesetzt – „auch dabei findet man, wie bei uns, alle Generationen abgebildet“, verrät IT-Leiter Nörr abschließend.

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