Warum es bei ECM die richtige Mischung macht, erklärt Heinz Wietfeld.

Der Autor Heinz Wietfeld ist Director bei Hyland Der Hype um Künstliche Intelligenz ist enorm – auch im Enterprise Content Management.  Schon jetzt wird das Potential der neuen Technologie kaum mehr infrage gestellt. Zu Recht, denn KI ermöglicht umfassende Prozessautomatisierung. Dennoch sollten Unternehmen dem Hype nicht blind folgen, sondern genau evaluieren, für welche Anwendungsfälle KI die beste Technologie ist. Denn nur mit einem smarten Technologiemix lassen sich die besten Automatisierungsergebnisse kosten- und ressourceneffizient erzielen.

Den Überblick behalten – nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen

Die Welt der Automatisierung bietet eine Vielzahl von Tools, die bei der Optimierung des Content Managements unterstützen können. Die derzeit gehypte generative KI ist dabei die Spitze des Eisbergs. Etablierte Automatisierungstechnologien sollten dennoch nicht vergessen werden, denn für bestimmte Anwendungsfälle sind sie die effizientere Wahl.

Von RPA über Intelligent Automation bis zu KI

Wenn es darum geht, hochvolumige, regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben mit strukturierten Daten zu automatisieren, ist Robotic Process Automation (RPA) eine gute Wahl. Die Softwareroboter operieren wie ihre menschlichen Kollegen auf der Ebene der Benutzeroberfläche, sind daher vielseitig einsetzbar und vergleichsweise einfach zu implementieren (auch bei Altsystemen, die nicht über moderne Schnittstellen verfügen). Mit ihnen lassen sich insbesondere Teilprozesse wie die Dateneingabe oder das Dateimanagement effizient abwickeln.

Sollen größere Prozesse, wie die Rechnungsstellung oder Freigabeprozesse automatisiert werden, sollten Intelligent Automation-Anwendungen und Maschine Learning-basierte Workflow-Tools zum Einsatz kommen. Diese unterstützen die Steuerung und Überwachung von Content-Prozessen, ermöglichen eine nahtlose Integration verschiedener Automatisierungstools und bieten eine übergreifende Sicht auf den gesamten Workflow. Durch kluge Konfiguration können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und eine effiziente Zusammenarbeit verschiedener Systeme und Anwendungen sicherstellen.

KI kann zum Beispiel bei der Dokumentenerfassung eingesetzt werden. Die Tools erkennen automatisch Muster, ermöglichen eine Klassifizierung von Dokumenten, die Extraktion von relevanten Informationen und kontextbezogene Vorhersagen für nächste Arbeitsschritte oder zukünftige Entwicklungen. Außerdem kann generative KI auf Knopfdruck zielgruppenspezifische Inhalte erstellen, die genau auf die individuellen Empfänger zugeschnitten sind. Das ermöglicht eine hochpersonalisierte Ansprache von Kunden im großen Maßstab.

Effiziente Automatisierung bedeutet die geschickte Orchestrierung verschiedener smarter Tools. Intelligente Content-Lösungen wie die von Hyland ermöglichen es Unternehmen, die verschiedenen Technologien bedarfsgerecht zu nutzen und ermöglichen ein reibungsloses Zusammenspiel der Lösungen.

Tipps für den optimalen Technologiemix

Analyse der Prozesse: Für die Bedarfsplanung ist eine eingehende Analyse der bestehenden Content-Management-Prozesse entscheidend. Sind die zu automatisierenden Aufgaben repetitiv? Sind unstrukturierte Daten beteiligt? Müssen Inhalte „gelesen“, bearbeitet oder erstellt werden? Eine derartige Analyse erlaubt dann die Ableitung der geeigneten Technologie für den jeweiligen Anwendungsfall.

• Skalierbarkeit und Interoperabilität: Ein guter KI-Technologiemix sollte flexibel und skalierbar sein, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Außerdem müssen die verschiedenen Automatisierungstools nahtlos miteinander kommunizieren können und reibungslos integrierbar sein. Cloudbasierte intelligente Content-Lösungen wachsen mit ihren Aufgaben und bieten verschiedenste intelligente Tools modular auf einer Plattform.
• Benutzerfreundlichkeit: Benutzerfreundlichkeit und eine ansprechende User Experience sind entscheidend für die Akzeptanz neuer Technologien und damit für den langfristigen Automatisierungserfolg.
• Flexibilität und Agilität: Anforderungen an Prozesse und Technologien verändern sich aufgrund von ökonomischen, geopolitischen, regulatorischen und technologischen Entwicklungen so schnell wie nie zuvor. Daher sind maximale Flexibilität gefragt und Lösungen, die sich durch Konfiguration oder das Hinzuschalten weiterer intelligenter Module über die Zeit anpassen lassen.

Künstliche Intelligenz ist ein Überbegriff, unter dem eine Vielzahl von Technologien subsumiert wird. Wer sein Content Management weiterentwickeln und smart in die neue Technologie investieren möchte, setzt auf einen Technologiemix und eine innovationsgetriebene intelligente Content-Lösung. Diese bietet für verschiedenste Anwendungsfälle das jeweils passende KI-, RPA- oder Intelligent Automation Tools, um langfristig ressourceneffizient Content-Prozesse zu automatisieren, beste Ergebnisse zu erzielen und wettbewerbsfähig zu bleiben.