Intemann schafft mit Sage DPW-Software offene Kommunikation mit allen Mitarbeitern und Bewerbern.
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Mittlerweile kommen bei Intemann nahezu alle verfügbaren Softwaremodule des Sage DPW Portfolios zum Einsatz
Intemann mit Sitz in Lauterach in Vorarlberg ist Spezialist für Energiekonzepte und Industrieanlagen. Rund 100 Mitarbeiter bieten Installationstechnik bei Heizungs-, Kälte-, Sanitär- und Lüftungsanlagen sowie Rohrleitungs- und Anlagenbau für Industrie- und Gewerbeanlagen. Zudem realisiert Intemann Energieerzeugungsanlagen, die mit fester Biomasse und Biogas arbeiten.
Lange Zeit nutzte Intemann nur die elektronische Lohnverrechnung von Sage DPW. 2013 startete das Unternehmen schließlich seinen Weg Richtung HR-Digitalisierung. Gefragt war eine Softwarelösung für die vielfältigen Anforderungen. Der HR-Chef Oliver Mangeng hatte bereits im Vorfeld konkrete Vorstellungen, was die neue Software können muss. In gemeinsamen Workshops und Testphasen wurden die individuellen Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt, mögliche Lösungen gemeinsam erarbeitet und von Sage DPW umgesetzt. In einem ersten Schritt wurden rund 10.000 Mitarbeiterdokumente in Papierform eingescannt und in den jeweiligen Softwaremodulen erfasst. Durch diese Digitalisierung und elektronische Archivierung verringerte sich der Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung deutlich. Außerdem können die Unterlagen und Daten im System nun sicherer verwahrt werden als bisher. All das passiert datenschutzkonform und entspricht den Richtlinien der DSGVO. Mittlerweile kommen bei Intemann nahezu alle verfügbaren Softwaremodule des Sage DPW Portfolios zum Einsatz - beispielsweise das Bewerbermanagement, das Employee Self-Service oder die Zeiterfassung.
Der Administrations- und Verwaltungsaufwand des Bewerbungsmanagement war früher sehr hoch. Sämtliche Personalangelegenheiten mussten händisch erfasst werden. Aus diesem Grund war die Implementierung der Softwarelösung Sage DPW Bewerber eines der ersten Digitalisierungsprojekte. Interessierte Personen haben nun die Möglichkeit, sich direkt auf der Website des Unternehmens zu bewerben. „Unser Bewerbermanagement gestaltet sich dank Sage DPW sehr komfortabel. Wird eine Stelle frei, gebe ich die Anzeige in das entsprechende System, das mit der Homepage verlinkt ist, ein. Interessiert sich jemand für die Stellenanzeige, kann der Bewerber seine Unterlagen direkt eingeben. Via E-Mail werde ich darüber informiert, kann mir sofort die Dokumente ansehen und die Kandidaten ranken. Passende Bewerbungen leite ich dann an die entsprechenden Abteilungsleiter weiter. So verkürzen wir die Auswahlentscheidung und können die Stelle rasch nachbesetzen“, erklärt Mangeng. Über das Modul Sage DPW Bewerber werden Bewerberdaten automatisch importiert. Die zuständigen Mitarbeiter haben damit alle Daten und die gesamte Kommunikation im Überblick und können diese jederzeit bearbeiten. Auf Knopfdruck sind alle Bewerbungen ersichtlich. Bei Bedarf können das Wunschgehalt, Notizen und der aktuelle Bewerbungs-Status eingesehen werden.
Wurde eine offene Stelle erfolgreich besetzt, bekommt der neue Mitarbeiter einen Zugang zum Portal sowie eine kurze Einschulung zur digitalen Selbstverwaltung. Das Web-Portal „Employee Self-Service“ kann unabhängig von Ort und Zeit genutzt werden. Mit seinen vielen Funktionen erleichtert es den täglichen Administrationsaufwand und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. „Unsere Mitarbeiter sind mit dem Webportal bestens vertraut. Die einzelnen Module wurden sehr rasch und gut angenommen, da deren Anwendung sehr simpel ist. Durch den Zugriff auf die digitale Personalakte und die Vergabe von Berechtigungen hat jeder alle benötigten Informationen bei sich“, so Mangeng. Belege oder Anträge können von Berechtigten einfach über das Portal erfasst werden. Automatisch wird dann zum Beispiel ein Urlaubsantrag an die richtige Führungskraft weitergeleitet. Die Genehmigung erfolgt online, woraufhin eine Bestätigungsmail verschickt wird. Ähnliche Workflows gibt es für Zeitausgleich und Überstunden. Auf der Startseite erhält jeder einen Überblick über Zeitguthaben oder -schulden, sowie die verfügbaren Urlaubstage. Alle Antragsprozesse können von den Mitarbeitern „live“ mitverfolgt werden. Großen Anklang finden die Module von Sage DPW bei den Monteuren auf den Baustätten: Sie können ihren Zeitaufwand nun direkt am Smartphone eingeben und sind nicht mehr auf manuell geführte Listen angewiesen. „Via Web-Anbindung können die geforderten Daten sowohl am eigenen Schreibtisch, an den Terminals sowie mit dem Smartphone eingegeben, eingesehen und bearbeitet werden. Für unsere Facharbeiter auf den Baustellen rund um den Globus bedeutet das eine enorme Arbeitserleichterung, denn sie sind nun gänzlich von der Zettelwirtschaft befreit“, erklärt Mangeng. Die individuelle Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist Intemann wichtig. In der hausinternen Akademie werden viele Kurse zu Soft Skills, aber auch Spezial- und Sprachkurse für das Arbeiten im Ausland angeboten. Das gesamte Kursangebot ist online über Sage DPW Bildung buchbar – von der Anmeldung bis zur Genehmigung. Ein besonderer Zusatz ist die Möglichkeit, Schulungsberichte zu schreiben und Kurse zu bewerten.
Intemann schätzt die offene Kommunikation, die seit der Einführung der Software von Sage DPW mit allen Mitarbeitern möglich ist. Die gesteigerte Datentransparenz schafft außerdem Vertrauen gegenüber dem Arbeitgeber. Und neue Mitarbeiter staunen oft über den hohen Grad an Professionalität und Modernität des Unternehmens.
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