Gastbeitrag: Über die Vorteile der Digitalisierung wurde schon viel gesagt. Doch was sind eigentlich die Voraussetzungen, damit diese auch wirklich gelingt? Wie bereitet man einen derart wichtigen Schritt für ein Unternehmen in Richtung Zukunft gut vor? Welche Hürden Unternehmen bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie nehmen müssen, weiß Johannes Kreiner.

Foto: Sage DPW Der Autor Johannes Kreiner ist Geschäftsführer von Sage DPW Die Frage nach dem „Warum“ und „Wann“ beantworten

Effizientere Prozesse, mehr Produktivität, motivierte Mitarbeiter, weniger Kosten – die zahlreichen belegten Nutzen der Digitalisierung beantworten das „Warum“ schon ausreichend. Dennoch lohnt es sich, zuerst einmal zu überlegen, wie Digitalisierung im jeweiligen Praxisfall aussehen könnte – welche Vorteile sich konkret für einen Betrieb ergeben. Hier stellen sich dann zum Beispiel diese Fragen:

• Wie wird es aussehen, wenn Mitarbeiter in der Cloud zusammenarbeiten?
• Wie laufen Personalprozesse ab, nachdem etwa Meldeprozesse per Telefon, Fax oder E-Mail und Excel-Liste auf ein Self-Service-Portal umgestellt wurden – und vom Mitarbeiter selbst erledigt werden kann?
• Könnte zum Beispiel ein FAQ-Bereich und ein Chatbot im Intranet die typischen, häufig gestellten Fragen der Mitarbeiter beantworten?
• Wo und wie sollte HR weiterhin als Ansprechpartner für Beratung bereitstehen?
• Welche Vorteile bringen neue Prozesse, die durch eine Digitalisierung möglich werden?

Solche Überlegungen erleichtern den Einstieg in die digitale Transformation und geben Antwort auf die Frage, wie und wo sich die Digitalisierung am leichtesten umsetzen lässt oder den größten Effizienzgewinn bringt.

Das „Wann“ lässt sich schnell und eindeutig beantworten: Abwarten ist nicht die beste Option, will man nicht im Wettbewerb abgehängt werden. In der Pandemie hat sich gezeigt, dass digital gut aufgestellte Betriebe meist schneller auf unerwartete Veränderungen reagieren können. Wenn es zum Beispiel möglich ist, Personalgespräche per Videokonferenz durchzuführen.

Den Digital-Chef bestimmen – und externe Expertise einkaufen

Um erfolgreich zu sein, braucht die Digitalisierung vom ersten Schritt an volle Aufmerksamkeit. Idealerweise wird ein Digital-Chef ernannt, zum Beispiel ein CDO (Chief Digital Officer). Hier ist es ratsam, eine Person mit dieser Aufgabe zu betrauen, die bereits ein Unternehmen digitalisiert, mindestens jedoch einzelne Digitalprojekte umgesetzt hat oder IT-Expertise mitbringt.

Fehlen digitale Kompetenzen im Unternehmen, lohnt es sich, entsprechende Fachkräfte an Bord zu holen. Bei externen Beratern ist allerdings darauf zu achten, dass diese auch über ausgewiesene Expertise in genau dem Anwendungsgebiet verfügen, in dem das Digitalprojekt durchgeführt wird – z.B. im Personalbereich.

Ganzheitlich denken und alle an Bord holen

Es wäre ein Fehler, Digitalisierung etwa nur als Thema der IT- oder der jeweils betroffenen Abteilung zu betrachten. Tatsächlich betrifft Digitalisierung das ganze Unternehmen. Daher ist es wichtig, von Anfang an alle Mitarbeiter mit in die strategischen Vorüberlegungen einzubeziehen. Ein Kernteam mit Vertretern aller Unternehmensbereiche, sichert, dass alle entsprechende Sichtweisen bei der Planung berücksichtigt werden.

Menschen motivieren – und als Botschafter einsetzen

Bei der Digitalisierung geht es naturgemäß um Technologie und Software, aber diese können ihr Potenzial nur entfalten, wenn der Mensch mitzieht. Beispiel: Das neue effiziente HR-Tool liegt brach, wenn etwa die Self-Service-Features niemand nutzt. Die Cloud kann nur wenig helfen, wenn keiner seine Projekte dort speichert und pflegt, sondern die Mehrheit nach wie vor Daten lokal verwaltet.

In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die digitalen Technologien aufgeschlossen sind und solche, die technologischen Veränderungen eher zurückhaltend gegenüberstehen. Es ist deshalb die richtige Strategie, vor allem die digital-affinen Mitarbeiter für den Start mit ins Boot zu holen. Sie können dann als Botschafter den anderen helfen und eine aufgeschlossene Stimmung gegenüber der Digitalisierung fördern. Wenn sich erste Veränderungen und Tools in der Praxis mit Zeitersparnis und zufriedeneren Mitarbeitern bewährt haben, wird es leichter, die eher skeptisch eingestellten Kollegen zu überzeugen.

Fazit: Vorüberlegungen bringen die Digitalisierung auf Spur

Stellen Sie die richtigen Fragen, bündeln Sie die nötigen Kompetenzen und bringen Sie die richtigen Menschen zusammen, um den Erfolg der Digitalisierung schon in den ersten Schritten zu sichern. Damit wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck, sondern zum echten Helfer in der Praxis.