Teil zwei des Gastbeitrags: Nach der Planungsphase geht es jetzt um die konkrete Umsetzung. Wie Unternehmen ihre Digitalstrategie erfolgreich in die Praxis überführen, erklärt Johannes Kreiner.

Foto: Sage DPW Der Autor Johannes Kreiner ist Geschäftsführer von Sage DPW Teil eins der Reihe, „Wie entsteht eine Digitalstrategie?“, finden Sie hier.

Voraussetzung für erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen ist eine Digitalstrategie. Diese sollte jedoch nicht nur bestmöglich auf die Prozesse, Strukturen und Ambitionen des Unternehmens hin abgestimmt sein. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für gelingende digitale Transformation liegt bereits im Entstehungsprozess einer Digitalstrategie. Erfolgt dieser gut durchdacht, sind die Chancen umso höher, dass das Gesamtprojekt einer digitalen Transformation auch sicher an sein Ziel gelangt. Denn schließlich ist die Digitalstrategie so etwas wie die Blaupause für alle konkreten Handlungsschritte, die im Weiteren folgen, wenn es an die konkrete Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts geht.

Klein starten, dann ausweiten

Zu Beginn der digitalen Transformation ist es empfehlenswert, sich einen zentralen Aspekt klar und deutlich vor Augen zu führen: Projekte wie diese sind die Summe aus vielen Einzelschritten. Denn es ist leichter, klein anzufangen, als zu versuchen alles auf einmal im Unternehmen zu digitalisieren. Es geht tatsächlich auch nicht um Disruption und Veränderung um jeden Preis. Digitalisierung soll dort helfen, wo sie sinnvoll ist.

Ratsam ist es, an einem Punkt mit hohem Potenzial anzusetzen und diesen dann sukzessive auszubauen. Hier hilft ein einfaches Ziel: zum Beispiel digital-basiertes Mitarbeitermanagement, mit dem auch in Zeiten von ortungebundenem Arbeiten im Home-Office und immer flexibler werdenden Arbeitszeiten alle Mitarbeiter gleichermaßen, gut erreicht werden können. Ein mobil-fähiges Self-Service-Portal, mit dem sämtliche Abstimmungen zwischen Mitarbeiter und Manager digital erledigt werden können, lässt sich nicht nur zügig umsetzen. Auch sein Erfolg ist leicht messbar – etwa durch online-basierte Ad-hoc-Pulse-Befragungen der Mitarbeiter. Sind die gesteckten Ziele damit erreicht und wurde die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert, kann das Erfolgsrezept des digitalen Mitarbeitermanagements in einem nächsten Schritt auf weitere Gebiete – etwa den Bereich Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung – ausgeweitet werden.

Risiken managen

Digitalisierung bedeutet oft, von Gewohntem abzuweichen und neue Wege zu gehen. Es bieten sich Chancen wie neue Wege in der Personalarbeit abseits von Aktenordnern, Papierstapeln und endlosen Ablageregistern, die vorher nicht möglich waren. Dennoch bringt die digitale Transformation auch Risiken mit sich. So können zum Beispiel Cloud Computing und das Speichern und Verarbeiten von sensiblen Mitarbeiterdaten auch außerhalb der eigenen Organisation notwendig sein, um eine neue Idee, wie z.B. ein mobil-fähiges Mitarbeiterportal umzusetzen.

Modernes Risikomanagement beugt vor und berät bei Entscheidungen. Zum Beispiel zugunsten einer Cloud-Lösung nach höchsten Sicherheitsstandards, zugunsten eines bewährten Service-Providers für die Bereitstellung der entsprechenden Rechenzentrumsinfrastruktur und zugunsten DSGVO-konformer Speicherung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Meist ist die eigene IT-Abteilung der richtige Ansprechpartner für das Risikomanagement. Entsprechende Expertise kann aber auch durch externe Berater ins Haus geholt werden.

Praxis statt Testumgebung

Ein neues Mitarbeiterportal, mit dem Mitarbeiter sämtliche Abstimmungen mit ihrem Vorgesetzten digital vornehmen können, statt dies, wie bisher, per Telefon mit einem persönlichen Besuch im Personalbüro zu erledigen, wird auf einem Testserver nie zeigen können, was es wirklich kann – und wie es ankommt. Es ist besser, Digitalisierung in einer realen Umgebung zu betreiben und zu erproben, als nur in der Theorie durchzuspielen. Auch wenn dabei herauskommen kann, dass ein Projekt in die falsche Richtung läuft oder eine Idee in der Praxis doch nicht so funktioniert, wie gedacht. Lerneffekte und Verbesserungspotenziale ergeben sich jedoch fast immer. Denn: Das im letzten Punkt beschriebene Risikomanagement bedeutet tatsächlich nicht nur, Risiken möglichst zu reduzieren, sondern auch Chancen zu erkennen, diese aufzuzeigen und nutzbar zu machen. So können sich aus einer digitalen Idee weitere Ansätze ergeben, die vom ersten Entwurf abweichen und anfangs nicht ersichtlich waren.

Ausprobieren, Erfolg messen, daraus lernen

Digitalisierung läuft in Zyklen ab – ähnlich wie bei agilen Arbeitsmethoden. Es geht immer wieder darum, etwas Neues auszuprobieren, dann zu messen, wie gut es funktioniert (zum Beispiel anhand der Mitarbeiterzufriedenheit), und daraus zu lernen, um anschließend eine verbesserte Version zu implementieren – mit der dann der Zyklus wieder von neuem beginnt.

Es gilt aussagekräftige Messgrößen zu definieren. Diese Zahlen sind so genannte KPIs (Key Performance Indicators), die etwas über den Erfolg von Maßnahmen aussagen. Am Beispiel eines Mitarbeiterportals können KPIs nicht nur die Menge der eingegebenen Daten wie Urlaubs-, Fehl- und Arbeitszeiten sein, sondern auch Verweildauer oder Einsparungen an Zeit und Kosten bei Personalprozessen sein. Digitale Tools verfügen vielfach bereits über eingebaute Messinstrumentarien und Funktionen zur Auswertung und Interpretation. Wichtig beim KPI-Monitoring ist allerdings Kontinuität und die Definition fester, regelmäßig wiederkehrender Beobachtungsintervalle, die nicht zu lange dauern sollten. Ein guter Richtwert in diesem Zusammenhang wäre etwa der Zeitraum eines Quartals. Es ist folglich nicht nur essenziell, Daten zu erheben, die Einblicke geben, was funktioniert und was nicht. Es ist auch wichtig, Rückschlüsse daraus zu ziehen, sowie konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Fazit: Strategie schafft Klarheit und Orientierung

Eine gute Strategie teilt die Digitalisierung eines Betriebs oder einer Abteilung in machbare kleine Einheiten. Sie erinnert kontinuierlich daran, Erfolge mit Daten zu messen, Tools und Prozesse zu hinterfragen, um sich stetig zu verbessern. Und sie hilft, den fast wichtigsten Erfolgsfaktor miteinzubeziehen: Nur wenn der Mensch mitzieht und bereit ist, Tools und Prozesse zu lernen und kreativ einzusetzen, wird die Digitalisierung von Erfolg gekrönt sein.