Gastbeitrag: Über ein neues Level der sicheren Unternehmenskommunikation berichtet Roman Stadlmair.

Foto: gorodenkoff/istockphoto Cloud-Lösungen sind prädestiniert, um E-Mail-Sicherheit in Unternehmen nachhaltig aufrechtzuerhalten 1971 wurde die erste E-Mail verschickt. Seitdem hat sie sich immer stärker in Unternehmen etabliert und gilt heute als das Business-Kommunikationsmittel Nummer eins. Dass Mitarbeiter täglich zahlreiche E-Mails verschicken und empfangen, bleibt aber auch Cyberkriminellen nicht verborgen. Immer wieder versuchen diese, sich mit trügerischen Tricks Zugang ins Unternehmensnetzwerk zu verschaffen und an sensible Daten zu gelangen – Trend steigend. Daher sollten Unternehmen ihre E-Mail Security stets auf höchstem Niveau halten und regelmäßig ausbauen. Viele Firmen nutzen inzwischen E-Mail-Cloud-Lösungen, die sich mit geeigneten Maßnahmen optimal absichern lassen.

E-Mail-Cloud-Lösungen zeichnen sich vor allem durch eine einfache Installation und eine komfortable Anwendung aus. Da darüber hinaus die Kosten deutlich transparenter und günstiger als bei gängigen E-Mail-Lösungen sind, verlagern auch immer mehr kleinere Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation in die Cloud.

Was bei Cloud-Lösungen jedoch nicht außer Acht gelassen werden darf: der Security-Aspekt. Um nachhaltig eine hohe E-Mail Security in Unternehmen aufrechtzuerhalten, sind Cloud-Lösungen prädestiniert. Dazu ist es wichtig, dass sie grundlegende Funktionen erfüllen:

• Verschlüsselung. Bekannte Verschlüsselungstechnologien wie S/MIME, openPGP oder TLS gewährleisten, dass E-Mails auf dem gesamten Versandweg von keinem Unbefugten abgegriffen und mitgelesen werden.
• Automatisches Zertifikatsmanagement und Signaturen. Signaturen sind ein Zeichen dafür, dass die empfangene Nachricht auch wirklich vom angegebenen Absender stammt. Für den Erhalt von Signaturen müssen Zertifikate bei akkreditierten Zertifizierungsstellen beantragt werden. Diesen Prozess übernehmen moderne Lösungen automatisch.
• Large File Transfer. Mit dieser Funktion sind Mitarbeiter in der Lage, übergroße Dateianhänge sicher und DSGVO-konform zu versenden, und weichen nicht in die Schatten-IT aus.
• Filtertechnologien. Professionelle Cloud-Lösungen beinhalten Filtertechnologien gegen Spam, Viren, Malware und Phishing. Die Filterregeln können branchen- und kundenspezifisch individuell eingestellt werden.
• „Wo ist“-Funktion. Professionelle Cloud-Lösungen kennen den Aufenthaltsort einer E-Mail und können diesen jederzeit bekannt geben.
• Zentrales Management-Dashboard. Alle Services von Verschlüsselung bis hin zur Filterung lassen sich über ein gemeinsames Dashboard einfach verwalten.

Umfassendes Audit- und Compliance-Reporting

Über das Audit- und Compliance-Reporting kann der Verantwortliche stets die Einhaltung der Sicherheits- und Datenschutzstandards einsehen und überprüfen.

Im Alltag ändert sich durch die Nutzung von Cloud- statt On-Premises-Lösungen nichts. Mitarbeiter können nach wie vor ihre gewohnten E-Mail-Clients nutzen, während die Prozesse im Hintergrund ihre Tätigkeiten nicht beeinträchtigen.

Das für Unternehmen erforderliche Maß an Sicherheit lässt sich mit Cloud-Lösungen jedoch deutlich einfacher sowie komfortabler erreichen und halten. Da Cloud-Lösungen meistens in hochverfügbaren Rechenzentren betrieben werden, gehören Ausfälle und Verzögerungen beim Mail-Versand der Vergangenheit an.

Der Autor Roman Stadlmair vertritt SEPPmail in Österreich.