GEMDAT OÖ betreut hunderte oberösterreichische Gemeinden als IT-Dienstleister. In den Amtsstuben gehen jeden Tag zahlreiche E-Mails ein und aus – von Bürgeranfragen über behördliche Mitteilungen bis hin zu vertraulichen Dokumenten. Die Sicherheit dieser Kommunikation ist von größter Bedeutung, denn ein einziger ungesicherter Datenverlust könnte schwerwiegende Folgen haben. Die IT-Verantwortlichen bei GEMDAT OÖ waren deshalb auf der Suche nach einer E-Mail-Sicherheitslösung, die den wachsenden Anforderungen gerecht wird.

Foto: GEMDAT OÖ GEMDAT OÖ stellt Gemeinden in Österreich eine breite Palette an IT-Servicces bereit. Die GEMDAT OÖ, ein IT-Dienstleister für oberösterreichische Gemeinden, bietet mit einem Team von rund 130 Mitarbeiter:innen, darunter viele ehemalige Gemeindemitarbeiter, eine breite Palette an Dienstleistungen an, die von IT-Beratung über Software-Entwicklung bis hin zu Schulungen reichen. Im Bereich der E-Mail-Sicherheit sah sich der IT-Dienstleister in den letzten Jahren mit zunehmenden Herausforderungen konfrontiert.

Wachsende Anforderungen an die IT-Sicherheit

„Unsere bisherige lokale Mailsecurity-Lösung hat lange Zeit gute Dienste geleistet“, sagt Peter Polndorfer, Geschäftsführer und zuständig für Technik und Softwareentwicklung bei der GEMDAT OÖ. „Doch mit der steigenden Komplexität der Bedrohungslage und den spezifischen Anforderungen unserer Kunden, vor allem den Gemeinden, war klar, dass wir eine modernere und zentralisierte Lösung benötigen.“

Ein zentrales Problem war der Umgang mit den sogenannten GINA-Accounts (Gemeinsames Informations- und Nachrichtenverarbeitungssystem). Diese müssen in den Gemeinden genutzt werden, um den sicheren Austausch von Informationen zu gewährleisten. Es durfte unter keinen Umständen zu doppelten Accounts kommen, was jedoch mit der bisherigen Infrastruktur schwer zu kontrollieren war. Zudem wuchs der Bedarf nach einer Lösung, die eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit bietet, ohne auf lokale Serverstrukturen angewiesen zu sein.

Entscheidung für SEPPmail.cloud

Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die GEMDAT OÖ, die bereits im Einsatz befindliche lokale SEPPmail-Appliance-Lösung durch die Cloud-Version zu ersetzen. Diese Entscheidung fiel nicht schwer, da SEPPmail als Partner bereits seit Jahren bewährte Dienste leistete. Die Cloud-Lösung versprach nicht nur eine Vereinheitlichung der Systeme, sondern auch die notwendige Flexibilität und Sicherheit, die von einem modernen IT-Dienstleister erwartet wird.

„SEPPmail hat uns in der Vergangenheit nie enttäuscht“, sagt Peter Polndorfer. „Als wir von der Cloud-Lösung erfuhren, war es für uns eine logische Konsequenz, diesen Weg zu gehen. Die Möglichkeit, alle E-Mails zentralisiert zu signieren und bei Bedarf zu verschlüsseln, gab uns genau die Kontrolle und Sicherheit, die wir und unsere Kunden benötigen.“

Die Implementierung der neuen Lösung verlief weitgehend problemlos. Nach einer einmonatigen Vorbereitungszeit, in der alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen wurden, konnte die Umstellung im laufenden Betrieb erfolgen. „Die Zusammenarbeit mit dem Team war hervorragend“, sagt Peter Polndorfer. „Dank der gründlichen Vorarbeiten und der Unterstützung durch die Experten konnten wir die Migration reibungslos durchführen.“

Sichere und effiziente E-Mail-Verwaltung

Die Umstellung auf die SEPPmail.cloud-Lösung wurde in mehreren Phasen durchgeführt, um den laufenden Betrieb der GEMDAT OÖ und ihrer Kunden nicht zu beeinträchtigen. Insgesamt wurden rund 440 Kundendomains an das neue System angebunden, wobei jede ausgehende E-Mail automatisch signiert wird. Zusätzlich können die Benutzer bei Bedarf eine Verschlüsselung aktivieren, was die Sicherheit des E-Mail-Verkehrs weiter erhöht.

„Wir wollten sicherstellen, dass die Umstellung so wenig Auswirkungen wie möglich auf unsere Kunden hat“, sagt Peter Polndorfer. „Deshalb haben wir uns bewusst für eine schrittweise Einführung entschieden, bei der jede Phase sorgfältig überwacht und angepasst wurde. Am Ende lief alles wie geplant.“

Durch die Einführung der Lösung konnten nicht nur bestehende Probleme wie die Verwaltung der GINA-Accounts gelöst werden, sondern es wurden auch spürbare Optimierungen im täglichen Betrieb erzielt. Die zentralisierte Verwaltung der E-Mail-Security führte zu einer verbesserten Verfügbarkeit der Services und einer höheren Performance. Ein zentrales Dashboard ermöglicht es dem IT-Team der GEMDAT OÖ, alle relevanten Parameter im Blick zu behalten und schnell auf mögliche Probleme zu reagieren.

„Ein großer Vorteil der neuen Lösung ist die deutlich verbesserte Übersichtlichkeit“, sagt Peter Polndorfer. „Mit einem einzigen Dashboard können wir den Status aller Systeme in Echtzeit überwachen und bei Bedarf sofort eingreifen. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Sicherheit unserer gesamten IT-Infrastruktur.“

Zukunftssichere Lösung

Die Einführung der SEPPmail.cloud-Lösung hat der GEMDAT OÖ geholfen, ihre E-Mail-Sicherheit zukunftssicher zu gestalten. Durch die Vereinheitlichung der Systeme und die Zentralisierung der Verwaltung konnte das Unternehmen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Sicherheit des E-Mail-Verkehrs signifikant verbessern. Die flexible Architektur der Cloud-Lösung ermöglicht es der GEMDAT OÖ zudem, auf zukünftige Anforderungen schnell und unkompliziert zu reagieren.

„Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung“, sagt Peter Polndorfer. „Sie bietet uns genau die Sicherheit und Flexibilität, die wir brauchen, um unseren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten.“ Insgesamt ist die GEMDAT OÖ überzeugt, mit der Lösung sowohl den eigenen hohen Ansprüchen als auch den spezifischen Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. „Derzeit sind keine weiteren Veränderungen geplant“, sagt Peter Polndorfer. „Mit SEPPmail sind wir gut aufgestellt und können uns darauf verlassen, dass unsere E-Mail-Sicherheit auch in Zukunft höchsten Standards entspricht.“