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Florierender Markt für Access-as-a-Service-Cyberkriminalität 03. 12. 2021
Studie von Trend Micro: Der Cybercrime-Markt professionalisiert sich zusehends.
Positive Perspektiven 02. 12. 2021
Die rund 120 Teilnehmer zeigten sich auf dem Partnerevent 2021 von Cloud-ERP-Pionier myfactory guter Dinge.
Magenta kürte die innovativsten IoT-Lösungen 01. 12. 2021
Magenta IoT-Challenge honoriert nützliche und technisch reife Lösungen mit Markt- und Entwicklungspotential.
Veränderte Prioritäten in Zeiten einer Pandemie 30. 11. 2021
BARC veröffentlicht zweite Covid-Studie über die Auswirkungen der Krise auf Data & Analytics in Unternehmen.
"KI wird alternativlos werden" 29. 11. 2021
In der KI-gestützten Arbeitswelt der Zukunft steht der Mensch im Zentrum, prognostiziert die Kundenkonferenz.
UNO-148 Industrie PC für DIN-Rail Montage 24. 11. 2021
Robuster und leistungsstarker Industrie-PC (IPC) Automation Computer mit Intel Core i-Prozessor der 11. Generation.
Crate.io kündigt CrateOM an 23. 11. 2021
Die intelligente Lösung digitalisiert und optimiert Betriebsprozesse.
Arctic Wolf eröffnet Security Operations Center in Frankfurt 18. 11. 2021
Das IT-Security-Unternehmen baut seine Aktivitäten in der DACH-Region aus.
Neue Datacenter-Regionen 16. 11. 2021
hosttech erweitert sein virtual Datacenter mit neuen Serverstandorten in Wien und Appenzell.
SAP vergibt Quality Awards 2021 15. 11. 2021
Die Wiener Prinzhorn Holding, die Grazer Neuroth AG und Saatbau Linz wurden prämiert.
MP2 IT-Solutions baut IT-Kompetenz für den Gesundheitsbereich aus 12. 11. 2021
Der IT-Experte gründete kürzlich das Competence Center Digital Healthcare.
3G am Arbeitsplatz digital kontrollieren. 11. 11. 2021
Konica Minolta unterstützt Arbeitgeber mit „3G App“.
Nachhaltigkeit im Fokus 10. 11. 2021
SAP „Responsible Design and Production“ erleichtert den Umstieg auf Kreislaufwirtschaft.
Omega stellt sich neu auf 09. 11. 2021
Neuaufstellung der Vertriebskanäle bringt Änderungen im Top-Management.
Drei und SPL Tele bauen österreichweites LoRaWAN-Netz 08. 11. 2021
Die IoT-Technologie sorgt für die autonome Übertragung geringster Datenmengen, geringe Kosten und hohe Reichweiten.
LowPower-Sensorüberwachung mit großen Reichweiten 05. 11. 2021
BellEquip nimmt die innovativen Sensortechnologien von nke WATTECO ins Programm.
Ganzheitliche Kommunikationsplattform aus der Cloud 04. 11. 2021
NFON erweitert Cloudya um Funktionen für Videokonferenzen und CRM-Integration.
Smartes Informationsmanagement 03. 11. 2021
Optimal Systems verknüpft SharePoint, MS Teams und der ECM-Software enaio.
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Mehr als digitale Beschaffung

Gastbeitrag: Die Digitalisierung des Einkaufs bringt gerade im Bereich der indirekten Bedarfe enorme Effizienzgewinne. Mit der digitalen Transformation der Beschaffungsprozesse werden darüber hinaus Veränderungen angestoßen, die weit in andere Unternehmensbereiche hineinwirken, weiß Patrick Weilerswist.

Foto: simple system Die digitale Abwicklung senkt die Kosten im Beschaffungsprozess nachhaltig Viele mittelständische Unternehmen pflegen sorgfältig ausgesuchte und langjährig gewachsene Lieferantenbeziehungen. Damit wird eine optimale Qualität bei gleichzeitig guten Einkaufskonditionen sichergestellt.

Häufig betrifft dies jedoch ausschließlich A- und B-Teile, während indirekte Bedarfe, wie C-Teile und Dienstleistungen, nur von untergeordneter Priorität sind – als scheinbar weniger relevanter Kostenblock. Doch diese Annahme kann sich schnell als Fehler erweisen. Die Einkaufspreise von Materialien und Services sind hier nur für einen Bruchteil der tatsächlichen Aufwendungen verantwortlich. Der weitaus größere Teil entfällt auf die Prozesskosten. Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass dem Einkaufspreis von C-Teilen viermal höhere Ausgaben für die Abwicklung der Beschaffung gegenüberstehen.

eProcurement schafft Effizienz

Die hohen Prozesskosten bei indirekten Bedarfen resultieren unter anderem aus dem hohen Aufwand, der mit einer manuellen Abwicklung verbunden ist. Dies betrifft die Bedarfsanforderung genauso wie die Lieferantenauswahl einschließlich der Bestellung, den Wareneingang und nicht zuletzt die Rechnungsprüfung. Aus dem gleichen Grund stoßen gerade in wachsenden Unternehmen die Einkaufsabteilungen oftmals an Kapazitätsgrenzen – und vernachlässigen in der Folge wichtige strategische Aufgaben.

Einen bedeutenden Beitrag zur effizienteren Beschaffung leisten eProcurement-Lösungen, mit deren Hilfe sich Prozesse digitalisieren und automatisieren lassen. Zum Beispiel können mit Online-Katalogen, die auf einer Vorauswahl von Lieferanten und Produkten beruhen, Entscheidungen in die Fachabteilungen verlagert und Genehmigungsprozesse wesentlich vereinfacht werden.

Eine eProcurement-Lösung übermittelt Bestellungen ohne Medienbruch an die Lieferanten und Dienstleister. Bei einer Anbindung der Beschaffungsplattform an das eigene ERP-System fließen die Auftragsdaten zugleich über entsprechende Schnittstellen in das Warenwirtschaftssystem, beispielsweise von SAP, proALPHA oder Infor. Dadurch stehen Informationen in Echtzeit für strategische Entscheidungen zur Verfügung, aber auch für weitere Prozesse – etwa in der Buchhaltung, bei der sich der Aufwand für Rechnungsprüfung und -freigabe drastisch reduziert.

Darüber hinaus profitieren auch der Wareneingang und die gesamte Intralogistik von den elektronisch verfügbaren Daten. Der eigentliche Besteller wird wesentlich schneller ermittelt, inklusive der Frage, wohin die Waren transportiert werden sollen. Auch die Einbuchung neuer Warenbestände in die Lagerverwaltung verursacht in der digitalen und vernetzten Umgebung weniger Aufwand.

Digitalisierung auf breiter Basis

Foto: CHUTTERSNAP on Unsplash Je mehr Abteilungen und Prozesse einbezogen werden, umso größer sind die Vorteile, die sich aus der Digitalisierung der Beschaffung ziehen lassen Eine der wichtigsten Erfolgsregeln der digitalen Transformation lautet: Herkömmliche manuelle Prozesse nicht einfach 1:1 in der IT abbilden, sondern die Chancen der Digitalisierung nutzen. So werden Prozesse vordefiniert, die über weite Strecken kein oder nur noch wenig manuelles Eingreifen benötigen.

Generell werden hohe Effizienzgewinne erreicht, wenn der Automatisierungsgrad steigt, insbesondere, wenn technische Systeme datenbasiert eigene Entscheidungen treffen – das gilt auch für die Beschaffung.

Die Digitalisierung und Vernetzung von Einkaufsbereich und Lagerverwaltung ermöglicht die Reaktion, auf das Unterschreiten von Mindestmengen. Denn ein ungestörter Materialfluss muss auch auf Seiten von C-Teilen gewährleistet sein, um Arbeits- und Produktionsunterbrechungen zu vermeiden. Sonst können Schäden entstehen, die ein Vielfaches des Materialpreises betragen.

Ein Beispiel sind Warenausgabe-Automaten. Mit einer direkten Anbindung an die Plattform kann ein Leerlauf durch automatisch ausgelöste Nachbestellungen verhindert werden, wenn die Lagermenge unter eine bestimmte Grenze fällt. Ähnlich verhält es sich mit MRO-Gütern (Maintenance, Repair, Operations). Fehlende Ersatzteile und Verbrauchsartikel wie Filter, Schmierfett oder Dichtungsringe führen dazu, dass Wartungs- und Reparaturarbeiten nicht durchgeführt werden können. Die Digitalisierung des Einkaufs trägt somit dazu bei, ungeplante Maschinenstillstände und Produktionsausfälle aufgrund mangelnder Versorgung mit C-Teilen zu verhindern.

Nur ein erster Mosaikstein

Allein die Beschaffung indirekter Bedarfe zu digitalisieren und über eine eProcurement-Lösung zu steuern, ist eine lohnende Investition, die die Effizienz verbessert und der Einkaufsabteilung wieder mehr Freiheit zurückgibt, um sich mit den wichtigen strategischen Aufgaben zu befassen.

Doch dies ist nur ein erster Mosaikstein zur Digitalisierung des gesamten Unternehmens: Je mehr Abteilungen und Prozesse einbezogen werden, umso größer sind die Vorteile, die sich aus der Digitalisierung ziehen lassen. So beschränken sich die Veränderungen aus der Einführung einer eProcurement-Lösung nicht nur auf die Einkaufsabteilung. Die Verknüpfung mit dem ERP-System eröffnet weitere Chancen zu Prozessverbesserungen, die Kosten und Zeitaufwand auch an anderer Stelle reduzieren. Dazu zählen etwa Buchhaltung, Lagerverwaltung und die interne Logistik.

Der Autor Patrick Weilerswist ist Head of Business Development beim eProcurement-Spezialisten simple system.

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