Mitarbeiter sehen Compliance-Schulungen oft als Ärgernis. Gut aufbereitete Online-Kurse, die Informationen zur DSGVO auf den jeweiligen Tätigkeitsbereich zugeschnitten vermitteln, können Abhilfe schaffen.

Foto: Skillsoft Andreas Rothkamp, VP DACH bei Skillsoft: „Auch wenn die Umsetzung der Vorgaben zunächst für viele Unternehmen einen erheblichen Aufwand und Kosten verursacht hat, zeigt sich in der Praxis, dass sich auf diese Weise langfristig Kosten einsparen und die Effizienz bei Arbeitsprozessen steigern ließen“ Am 25. Mai 2022 sind es genau vier Jahre seit der Einführung der General Data Protection Regulation (GDPR) – also der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt und vereinheitlicht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Organisationen in der EU zum besseren Schutz dieser sensiblen Informationen.

Vier Jahre nach dem Start stellen sich Fragen wie: Haben Unternehmen die Vorgaben erfolgreich umgesetzt? Welche positiven Auswirkungen hat die Umstellung bewirkt? Und was sind heute noch die größten Herausforderungen? Daten von Lernplattformanbieter Skillsoft belegen, dass Schulungen zu DSGVO auch aktuell zu den Top-10 der gefragtesten Online-Kurse gehören und der Bedarf an Compliance-Schulungen im Vergleich zum Vorjahr sogar um ganze 120 Prozent gestiegen ist. Gleichzeitig zeigt die Nachfrage nach Trainings, in welchen Fachbereichen – von Marketing über HR bis Tech & Dev – die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben jeweils relevant ist.

Rekord-Bußgelder

Bereits vor der offiziellen Einführung im Mai 2018 löste diese Verordnung bei Unternehmen aller Branchen eine Vielzahl von Maßnahmen aus. Denn Organisationen müssen gegenüber Datenschutzaufsichtsbehörden und Beschäftigten nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitungsprozesse im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Regelungen stehen. Gelingt das nicht, drohen Schadensersatzforderungen und hohe Bußgelder.

Seitdem haben immer wieder Rekord-Bußgelder Schlagzeilen gemacht. Gegen Amazon verhängte die Aufsichtsbehörde CNPD im Juli 2021 eine Strafe in Höhe von 746 Millionen Euro. Die zuständige irische Datenschutz-Behörde belegte WhatsApp im selben Jahr mit einem Bußgeld in Höhe von 225 Millionen Euro. Betrachtet man die Entwicklung der Strafen, so lässt sich erkennen, dass die Aufsichtsbehörden immer höhere Strafen verhängten, denn mittlerweile hatte jedes Unternehmen ausreichend Zeit, die Vorgaben umzusetzen.

Richtige Umsetzung spart langfristig Kosten und steigert Effizienz

„Die DSGVO hat bereits zu erheblichen Verbesserungen bei der Governance, Überwachung, Sensibilisierung und strategischen Entscheidungsfindung bei der Verwendung von sensiblen Daten geführt“, erklärt Andreas Rothkamp, VP DACH bei Skillsoft. „Auch wenn die Umsetzung der Vorgaben zunächst für viele Unternehmen einen erheblichen Aufwand und Kosten verursacht hat, zeigt sich in der Praxis, dass sich auf diese Weise langfristig Kosten einsparen und die Effizienz bei Arbeitsprozessen steigern ließen. Unternehmen waren beispielsweise gezwungen, sich mit Datenarchiven zu befassen und zu hinterfragen, ob die gesammelten Informationen wirklich notwendig oder zweckmäßig sind. Auch die für die Umsetzung der aufgrund der Vorgaben notwendigen Modernisierung von Infrastrukturen hat langfristig zu einer verbesserten Benutzererfahrung für die Mitarbeiter geführt, die ihrerseits ein höheres Maß an Engagement und Produktivität fördert.“

Foto: Skillsoft Standardisierte Pflichtveranstaltungen zu Compliance-Themen, bei denen teilweise Inhalte vermittelt werden, die für den jeweiligen Arbeitsbereich nicht relevant sind, haben sich als wenig wirksam erwiesen. Besser angenommen werden Online-Kurzkurse. Mitarbeiter gehören zu den größten Risikofaktoren

Es hat sich jedoch auch deutlich gezeigt, dass die Datenpflege und Umsetzung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben nicht endende Prozesse sind. Denn egal, welche Systeme und Prozesse eingeführt wurden: Einer der wichtigsten Faktoren für einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sind die Mitarbeiter – was auch eine aktuelle Studie von Western Digital zum Umgang mit hochsensiblen Daten im Arbeitsumfeld belegt. 55 Prozent der befragten Datenmanager in Deutschland schätzen sogar, dass das Verhalten der Mitarbeiter eine größere Bedrohung für sensible Daten darstellt als externe Hacker. Rund 30 Prozent aller Datensicherheitsvorfälle könnten laut dieser Schätzung ihren Ursprung bei Mitarbeitern haben. Die Daten für Österreich dürften ähnlich sein.

Diese Einschätzung bzw. entsprechende Erfahrungen in der Praxis sind kein Einzelfall. Das zeige auch die seit Jahren steigenden Nachfrage nach Schulungen und Fortbildungen zum Themenfeld Datensicherheit, Compliance und verwandten Inhalten, erklärt Andreas Rothkamp. Die Auswertung im jährlichen „Lean Into Learning Report“ von Skillsoft, bei dem die Nutzung von Lehrinhalten in Unternehmen analysiert wird, zeigt für das letzte Jahr eine Steigerung um 120 Prozent bei der Nutzung von Kursen und Inhalten zum Thema Compliance. Bei der Nutzung von sicherheitsrelevanten Inhalten gab es im Vergleich zum Vorjahr einen 30-prozentigen Anstieg. Trainings und Inhalte zu EU-DSGVO waren auch 2021 noch immer unter den Top 10 der meistgenutzten Kurse.

DSGVO-Compliance im Arbeitsalltag und in Fachbereichen

Die Nutzung von Schulungsangeboten zeigt klar, dass der Bedarf im Bereich Compliance weiterhin steigt. Dieses Bild zeigt sich über zahlreiche Marktsektoren hinweg. Zu den Branchen, die 2021 am meisten Zeit mit Schulungen und Inhalten rund um DSGVO-Compliance verbracht haben, gehören: der Finanzsektor (inkl. Banken und Versicherungen), gefolgt von Business Services sowie dem Bereich IT und Technology. In den Bereichen Verkauf, Marketing und Werbung sowie bei Firmen mit Schwerpunkt Produktion und Fertigung, gab es ebenfalls einen hohen Zugriff auf entsprechende Lerninhalte.

Standardisierte Pflichtveranstaltungen zu Compliance-Themen, bei denen Mitarbeiter teilweise unaufmerksam werden, da viele Inhalte für ihren Arbeitsbereich nicht relevant sind, haben sich jedoch als wenig wirksam erwiesen und würden von den Teilnehmern eher als Ärgernis betrachtet, berichtet Rothkamp. Wesentlich besser werden kurze Online-Kurse angenommen, die genau auf die jeweiligen Fach- und Verantwortungsbereiche zugeschnitten sind und hier praxisnahe Regeln, Vorgehen und Best Practices vorstellen.

Querschnittsthema Datenschutz

Die DSGVO ist für zahlreiche Fachbereiche quer durch Unternehmen relevant ist:

• DSGVO im Marketing: Bei der Durchführung von Marketingaktivitäten werden persönliche Daten von Kunden und Interessenten erfasst und verarbeitet. Dabei müssen DSGVO-Vorgaben berücksichtigt werden, etwa bei der Lead-Generierung, beim Sammeln von Kontaktinformationen, beim Senden von Direktmarketing-Nachrichten sowie bei der Weitergabe von Daten.
• DSGVO in der Datenverarbeitung (Profilerstellung und Datenanreicherung): Das Sammeln und Verwenden von Kundeninformationen ist ein wesentlicher Faktor, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Entsprechende Schulungen behandeln Überlegungen, die bei der Verwendung von Profiling- und Anreicherungsdiensten zu beachten sind, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.
• DSGVO-konforme Datenweitergabe (z.B. für Sales und Kundenmanagement): Kontaktinformationen, Einkaufsgewohnheiten sowie Produkt- und Dienstleistungsinteressen sind bei Vermarktern heiß begehrt. Der Verkauf oder die Weitergabe dieser Informationen muss jedoch angemessen und legal erfolgen.
• DSGVO für HR: Im Personalwesen haben die Mitarbeitenden naturbedingt mit personenbezogenen Daten zu tun. Viele Unternehmen bewahren Personalunterlagen sehr lange auf, um dabei keine Aufbewahrungsfristen zu verletzen. Es gibt jedoch auch Vorgaben, die besagen, dass Daten gelöscht werden müssen. Gerade dabei sind die persönlichen Rechte ein Thema, das Personaler immer stärker betrifft – besonders, da sich die gesetzlichen Regelungen regional unterscheiden können und Unternehmen immer globaler agieren.

Ähnliche fachspezifische Regularien oder Vorgaben, die für einzelne Fachbereiche besonders relevant sind, gibt es auch für weitere Unternehmensbereiche – von der Rechnungsabteilung über die IT bis zur Produktion.

DSGVO-Checkliste

Um sicherzustellen, dass die Veränderungen, die Ihr Unternehmen seit der Einführung der DSGVO vorgenommen hat, eine nachhaltige Wirkung haben, sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

• Haben Sie deutlich gemacht, dass Ihre Organisation die DSGVO ernst nimmt? Die Sensibilisierung hilft Ihnen, die gesamte Organisation über Verfahrens- und Betriebsrichtlinien aufzuklären und sicherzustellen, dass Ihr Team Ihre Erwartungen in Bezug auf Compliance klar versteht.
• Haben Sie die gesamte nicht konforme Datenerfassung ausgesetzt? An dieser Stelle sollte die Antwort ein klares „Ja“ sein! Stellen Sie aber auch sicher, dass Ihr Unternehmen weiterhin Richtlinien und Verfahren einführt, um die Einholung einer legitimen Einwilligung zu ermöglichen – wo und wann immer Daten gesammelt werden.
• Ermitteln und protokollieren Sie alle aktuellen Daten? Ohne zu wissen, welche Daten Sie von Einzelpersonen gesammelt haben, können Sie keine wirklich effektiven Verfahren zur Datenverarbeitung und -speicherung implementieren.
• Überprüfen Sie Ihre Praktiken bei der Datenverarbeitung kontinuierlich? Stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin Audits der von Ihnen gesammelten Daten durchführen, um ein vollständiges Verständnis zu erhalten. Obwohl Sie aktuell möglicherweise die DSGVO einhalten, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre Datenpraktiken auch weiterhin überprüfen.
• Überprüfen Sie die Datenübertragung ins Ausland? Achten Sie besonders auf die Übertragung von Daten ins oder aus dem Ausland, um sicherzustellen, dass die Speicherung und Verarbeitung jederzeit die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
• Haben Sie Ihre Absichten gegenüber Ihren Mitarbeitern und Kunden klar kommuniziert? Gestalten Sie Informationenmaterial, um die Rechte von Einzelpersonen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten klar zu kommunizieren. Nutzen Sie jede sich Ihnen bietende Gelegenheit, Ihre Verpflichtung zum Schutz personenbezogener Daten zu bekräftigen.
• Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB)? Wer ist Ihr Datenschutzbeauftragter? Jede Organisation muss einen Datenschutzbeauftragten ernennen, um sicherzustellen, dass Sie die einschlägigen Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten von Einzelpersonen ordnungsgemäß anwenden.