Gastbeitrag: Der Büroarbeitsplatz im Unternehmen wandelt sich zum „Future Workplace“. Er gibt Beschäftigten die Möglichkeit, flexibel zu wählen, wo und wann sie ihre beruflichen Aufgaben erledigen – zuhause, unterwegs oder in der Firma. Eine Schlüsselrolle dabei spielt Unified Communications & Collaboration. Doch damit UCC wie gewünscht funktioniert, sind neuartige, modulare Support-Konzepte erforderlich, erklärt Daniel Kersjes.
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Der Autor Daniel Kersjes ist Solution Sales Specialist bei SoftwareOne Deutschland
Durch Corona hat sich der Trend in Richtung eines flexiblen Arbeitens, unabhängig vom Ort und festen Zeiten, erheblich verstärkt. Remote Work und hybride Arbeitsplatzmodelle erfordern aber Kommunikationswerkzeuge, die zuverlässig arbeiten und sich an geänderte Anforderungen anpassen lassen. Das leisten UCC-Lösungen (Unified Communications & Collaboration) wie etwa Microsoft Teams. Sie kombinieren Funktionen für die (Echtzeit)-Kommunikation und Zusammenarbeit in einer integrierten Anwendungsumgebung. Nutzer haben dadurch die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Standort per Audio, Video oder Text mit Kollegen, Kunden und Mitarbeitern von Partnerunternehmen Informationen austauschen.
Bei der Suche nach einem geeigneten Dienstleister für die Implementierung und den Betrieb einer UCC-Umgebung sollten Unternehmen und öffentliche Auftraggeber folgende Aspekte beachten.
Die Teams-Komponente sollte auf die Anforderungen und Besonderheiten der Microsoft-Teams-Applikationsumgebung ausgerichtet sein. Das schließt ergänzende Komponenten mit ein wie das Phone System, Audiokonferenzen und telefonspezifische Funktionen wie Anrufpläne. Da Microsoft Teams mittlerweile in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt, sind zudem garantierte Reaktionszeiten des Supports unverzichtbar. Ein guter Dienstleister sichert Anwendern zu, dass auch schwere Störungen innerhalb kürzester Zeit behandelt werden.
Die Sprach- und Videokommunikation über Microsoft Teams ist eine weitere bedeutende Komponente, auf die ein guter Dienstleister abgestimmt sein sollte. Der Service stellt eine gleichbleibend hohe Qualität der Sprach- und Videofunktionen von Teams sicher. Das ist die Voraussetzung für eine effektive und stressfreie Kommunikation ohne "Bild-Ruckler" und Verbindungsabbrüche. Zudem sollte auch die Verwaltung der Telefonie-Infrastruktur, also der Session Border Controller und Media-Gateways, die die Verbindung zwischen dem internen Netzwerk und öffentlichen Telefonnetzherstellen, im Service abgedeckt sein.
Unterstützt werden sollten in einer weiteren Komponente die gängigen Videokonferenzlösungen, von Microsoft-Teams-Räumen über die Systeme von Poly, Logitech und Yealink bis hin zum Microsoft Surface Hub. Neben dem Gerätesupport übernimmt ein geeigneter Dienstleister auch das Asset Management und konfiguriert die Richtlinien. Zum Serviceumfang sollten zudem das Einspielen von Firmware-Upgrades und die Überprüfung der Hardware auf Fehler zählen. Der Nutzer kann sich somit jederzeit darauf verlassen, dass Videokonferenzen reibungslos vonstattengehen, gleich, von welchem Standort aus Mitarbeiter oder Fachleute von externen Unternehmen daran teilnehmen.
Eine unternehmenskritische Lösung wie eine UCC-Plattform sollte störungsfrei funktionieren. Daher sind eine Analyse und ein Monitoring erforderlich, um mögliche Problempunkte proaktiv zu erkennen. Experten können mithilfe spezieller Tools die Qualität der UCC-Infrastruktur und der Netzwerkverbindungen überprüfen. Dabei ermitteln sie beispielsweise, welche Qualität Sprachanrufe und Videokonferenzen aus Sicht eines Users aufweisen. Lässt diese zu wünschen übrig, werden die dafür verantwortlichen Engpässe beseitigt.
Das Monitoring dient jedoch nicht nur zur Vermeidung von Fehlern und Qualitätsproblemen. Mit ihm lässt sich ermitteln, in welchem Maß Mitarbeiter die UCC-Umgebung nutzen. Dadurch kann ein Unternehmen abschätzen, ob Beschäftigte weitergehende Unterstützung benötigen, etwa Schulungen und Hinweise auf die Vorteile von Video- und Voice-Konferenzen. Zudem geben die Daten Aufschluss darüber, ob sich der Einsatz der UCC-Lösung für das Unternehmen finanziell lohnt.
