Gastbeitrag: Insbesondere im Kontext der digitalen Transformation gewinnt IT Asset Management (ITAM) immer mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen scheitern jedoch aufgrund unübersichtlicher IT-Infrastrukturen und Datensilos bei der Umsetzung. Welche Strategie aus dem Dilemma hilft, erklärt Drazen Vukadin von SoftwareOne.

Foto: SoftwareOne Der Autor Drazen Vukadin ist Regional Growth Leader bei SoftwareOne und verantwortlich für das für IT Asset Management in der DACH-Region. In der Vergangenheit wurde ITAM verstärkt wegen der Audits großer Hersteller betrieben. In erster Linie wollten Unternehmen sicherstellen, dass sie keine Verstöße gegen Lizenzbedingungen begingen – immerhin bedeuten Compliance-Verletzungen in der Regel hohe Nachzahlungen. Mittlerweile hat sich dieser Fokus geändert, was auch daran liegen dürfte, dass die großen Softwarehersteller wesentlich zahmer bei den Prüfungen geworden sind als noch vor ein paar Jahren.

Heutzutage stehen mehr die Aspekte Transparenz und Kostenkontrolle im Zentrum von ITAM-Maßnahmen. Die Überlegungen konzentrieren sich dabei konkret auf Cloud- und Software-Ausgaben. ITAM stellt die Datenbasis zur Verfügung, um Kosten zu senken und fundierte IT-Entscheidungen zu treffen. Da die IT heutzutage für die meisten Geschäftsabläufe essenziell ist, ist das Asset Management also von strategischer Bedeutung.

Doch effizientes ITAM zu implementieren ist leichter gesagt als getan. Unübersichtliche Infrastrukturen in der Multi Cloud und Datensilos erschweren die Umsetzung. Was können Unternehmen also tun? Ein ganzheitlicher Ansatz bietet Abhilfe. Und dieser setzt bereits vor der Migration an.

Schon vor der Migration bereit sein

Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre IT-Assets in der gesamten hybriden Multi-Cloud zentral zu managen, um mehr Kostenkontrolle und Transparenz zu gewinnen. Es ist dabei von zentraler Bedeutung, ITAM bereits vor der Cloud-Migration in eine ganzheitliche Strategie einzubeziehen. Andernfalls besteht das Risiko, dass es zu einem Flickenteppich aus individuellen Lösungen kommt. Immerhin bietet so gut wie jeder Cloud-Anbieter eigene Anwendungen und Verfahren zur Überwachung und Verwaltung von Lizenzen an. Diese Lösungen funktionieren in ihrem eigenen Kosmos gut, arbeiten jedoch nicht mit anderen zusammen. Dadurch werden Daten in Silos gespeichert, was es erschwert, die eingesetzten Ressourcen ganzheitlich zu erfassen. Da Mitarbeiter zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln müssen, steigt auch der Managementaufwand. Außerdem können Insellösungen häufig zu Dateninkonsistenzen und Lücken führen.

Foto: LipikStockMedia/Freepik Effizientes IT Asset Management (ITAM) zu implementieren ist leichter gesagt als getan. Das ITAM als zentrale Datenplattform

Ein ganzheitliches ITAM stellt eine wichtige und zuverlässige Datengrundlage für alle IT-Ressourcen des Unternehmens dar. Es dient als einzige „Source of Truth“ und ist mit allen Geschäftsabläufen verbunden. Dies hat zahlreiche Vorteile sowohl für die IT-Abteilung als auch für andere Bereiche.

ITAM erleichtert vor allem die Kostenkontrolle und Optimierung. Ob On-Premises oder in der Cloud, IT-Verantwortliche können jederzeit schnell und einfach auf Informationen zu allen IT-Ressourcen zugreifen – beispielsweise wie sich die IT-Ausgaben des Unternehmens ausgestalten, welche Vermögenswerte genutzt werden, welche Software installiert ist, wer sie nutzt, welche Kosten sie verursachen und wie die Absprachen mit dem Hersteller abgeschlossen sind. CIOs erkennen auf diese Weise überflüssige Ressourcen und Optimierungspotenziale.

Auch das Leben von Compliance- und Cybersecurity-Verantwortlichen erleichtert ein ganzheitliches ITAM immens. Unternehmen können immerhin stets sicher sein, dass sie die Herstellerlizenzen einhalten und keine hohen Nachzahlungen zahlen müssen. Außerdem liefern ITAM-Daten der Security-Abteilung wichtige Erkenntnisse. Denn um Risiken abzuwägen und die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, muss sie wissen, welche IT-Assets wo im Einsatz sind.

Zudem erlaubt ITAM die Automatisierung von IT-Prozessen, was wiederum die Agilität des Unternehmens erhöht. Ein ganzheitlicher Ansatz liefert die Daten für automatisierte Workflows, um zum Beispiel Bestellungen für neue Geräte auszulösen, Ressourcen bereitzustellen oder Wartungsaufträge anzustoßen.

Schrittweise zum ganzheitlichen ITAM

Die Mehrheit der Unternehmen beginnt nicht auf der grünen Wiese, sondern betreibt bereits in ausgewählten Teilbereichen IT Asset Management. Daher startet jedes Projekt mit einer Analyse des aktuellen Zustands und der Definition der Ziele. Zunächst sollten Unternehmen herausfinden, welche Instrumente und Verfahren das ITAM bisher einsetzt und welche Vor- und Nachteile es aufweist. Es ist ratsam, die verschiedenen Bereiche mithilfe eines Bewertungssystems einzuordnen. Das Projektteam findet auf diese Weise Optimierungspotenziale und legt Lösungsstrategien fest. Als nächstes werden Ziele entwickelt und festgelegt. Das ITAM sollte generell viele Prozesse automatisieren, um Mitarbeiter zu entlasten, Abläufe zu beschleunigen und Kosten zu senken.

Mit der ersten Umsetzung ist es dabei noch nicht getan. Stattdessen gilt es, das ITAM stets weiter zu optimieren. Um ein ITAM-Projekt erfolgreich durchzuführen, ist es notwendig, dass alle Abteilungen des Unternehmens eng zusammenarbeiten. Ein externer Dienstleister kann dabei helfen, verschiedene Interessensgruppen zusammenzubringen, klare Verantwortungen festzulegen und Prozesse zu definieren. Weiterhin ist es wichtig, die Angestellten in Bezug auf den Umgang mit dem ITAM zu schulen und weiterzubilden.

Kontinuität im Managed Service

Um ITAM zu einem ganzheitlichen Konzept zu entwickeln und kontinuierlich zu optimieren, ist spezielles Fachwissen vonnöten. Aufgrund des allgegenwärtigen Fachkräftemangels fehlen hingegen in zahlreichen Unternehmen die notwendigen Experten. In Zukunft wird sich dieser Mangel weiter verschärfen. Ein externer Anbieter kann solche Kompetenzlücken schließen. Unternehmen reduzieren durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider ihren operativen Aufwand und profitieren kontinuierlich von Experten-Know-how.

Bei der Wahl des Partners ist jedoch darauf zu achten, dass dieser über eine breite Expertise verfügt, mit der sich alle relevanten Bereiche und den gesamten Asset Lifecycle abdecken lassen. Er sollte in der Lage sein, von Anfang bis Ende fundiert zu beraten und Best Practices umzusetzen. Ein kompetenter Anbieter von Managed Services verfügt über umfangreiche ITAM-Erfahrung, beherrscht die Lizenzierung der Software aller bedeutenden Hersteller und ist mit den neuesten Tools vertraut. Eine Hilfestellung bei der Auswahl eines Providers bieten etwa Kundenreferenzen oder auch der Gartner Magic Quadrant für Software Asset Management. Ein erfahrener Partner kann dabei unterstützen, den eigenen ITAM-Reifegrad zu bestimmen, Optimierungspotenzial zu identifizieren und Lücken zu schließen.