Eine einheitliche Management-Lösung ermöglicht den rund 1.500 mobilen Mitarbeitern der Wiener Sozialdienste das Arbeiten von unterwegs.

Foto: Wiener Sozialdienste Der IT-Dienstleister der Wiener Sozialdienste SobIT hat zusammen mit Partner ACP das Geräte-Management auf VMware Workspace One vereinheitlicht Die rund 1.800 Mitarbeiter der Wiener Sozialdienste sind überwiegend im mobilen Einsatz, um sich um pflegebedürftige Menschen im Großraum Wien zu kümmern. Ihr hauptsächliches Arbeitsgerät ist das Smartphone, über das sie Informationen zur Routenplanung und Spezifikationen zum jeweiligen Einsatz erhalten sowie im Anschluss die Dokumentation durchführen. Die übrigen Mitarbeiter aus der Verwaltung arbeiteten bis zum Beginn der Pandemie klassischerweise vom Büro aus an Windows-Arbeitsplätzen, was sich im Frühjahr 2020 radikal änderte. In kürzester Zeit mussten die Bürokräfte produktiv ins Home Office gebracht werden. Gleichzeitig wurde das Roll-Out von rund 1.500 Samsung-Smartphones an die mobilen Einsatzkräfte bewerkstelligt. Um diese Aufgabe kümmerte sich der IT-Dienstleister der Wiener Sozialdienste SobIT zusammen mit dem langjährigen Partner ACP. Um das bisherige heterogene Geräte-Management zu vereinheitlichen, empfahl der Service-Partner die Umstellung auf eine einheitliche Management-Lösung. Die Wahl fiel auf die Plattform von VMware, die es dem IT-Team nun ermöglicht, sämtliche Anwendungen sowohl im Windows-Umfeld als auch auf den mobilen Endgeräten sicher bereitstellen und verwalten zu können.

Eingeschränktes mobiles Arbeiten und drei alte Management-Lösungen

„Gerade im sozialen Umfeld sind die User und Userinnen eher nicht so IT-affin. Diese Menschen brauchen ein Gerät, das sie intuitiv bedienen können und mit dem sie sich nicht mit längeren Sicherheits-Updates und Patches herumschlagen müssen“, beschreibt Georg Humpel, Leitung Operations und Datenschutz von SobIT die Anwender, für die es gilt, eine möglichst pragmatische Lösung zu finden. Vom Management dahinter sollen und brauchen die Einsatzkräfte nichts mitbekommen.

Bis vor kurzem kamen dabei drei verschiedene Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM) zum Einsatz, was nicht nur unübersichtlich, sondern auch bezüglich Verwaltung recht zeit- und nicht zuletzt kostenintensiv war. Zudem waren die Mitarbeiter mit den Funktionalitäten auf den alten Handys sehr stark eingeschränkt und es war klar, dass eine einheitliche Gerätebeschaffung für alle 1.500 mobilen Einsatzkräfte nötig wurde. Als im Frühjahr 2020 dann mit Beginn der Pandemie kurzfristig 200 Mitarbeiter produktiv ins Homeoffice wechselten und spontan neue Laptops beschafft und ausgerollt werden mussten, war das nicht nur ein organisatorischer Kraftaufwand für die IT. Auch für die sonst an die Büropräsenz gewöhnten Mitarbeiter waren das Arbeiten von Zuhause und virtuelle Teammeetings eine Umstellung. Da kam es sehr gelegen, dass SobIT vom langjährigen Service-Partner ACP bereits einen Lösungsvorschlag vorliegen hatte, der nicht nur das bestehende, heterogene MDM ablösen sollte, sondern zudem in der Lage war, Windows-basierte Geräte einzubeziehen.

Vereinheitlichung des heterogenen Managements für mobile Endgeräte und PCs

Der Lösungsvorschlag sah folgendes vor: Das bisherige heterogene Management-Konzept sollte komplett abgelöst werden. Die intelligente Plattform für digitale Arbeitsplätze sorgt dafür, dass alle Arten von Anwendungen auf unterschiedlichsten Geräten einfach und sicher bereitgestellt und verwaltet werden können. Es können nicht nur alle verwalteten Geräte konfiguriert und abgesichert werden, sondern die Lösung bietet auch einen Single Point of Control für alle Benutzer-Endgeräte, der nicht nur manuell, sondern auch vollautomatisiert mittels API gesteuert werden kann. Verwaltet werden alle neu angeschafften Smartphones der Pflegekräfte sowie alle Poolgeräte, die zur Verwendung im Homeoffice ausgegeben wurden, wodurch ein definierter Sicherheitsstandard nach DSGVO gewährleistet ist.

Der Proof of Concept wurde in einem Cloud Tenant durchgeführt, welcher anschließend in eine produktive Umgebung überführt werden konnte. Dadurch konnte die Implementierung bestehen bleiben und der Aufwand zur Produktivsetzung sehr geringgehalten werden. „Bei der Entscheidungsfindung war uns sehr wichtig, dass die Management-Lösung alle möglichen Bereiche umfasst – sowohl bei den mobilen Endgeräten als auch im Windows-Umfeld. Doch eine technische Lösung mag noch so sehr überzeugen: Gerade bei einer Non-Profit-Organisation muss die Lösung auch budgetär im Rahmen liegen. Zum Glück konnte sich auch hier das von ACP vorgeschlagene Konzept mit VMware Workspace ONE durchsetzen“, so Gregor Humpel.

Die digitale Arbeitsplatzlösung ist als Cloud-Service oder für die Bereitstellung on-premises verfügbar, wobei in diesem Fall die Entscheidung für die Cloud-Lösung fiel. Dadurch konnten nicht nur die drei MDM-Werkzeuge, die SobIT bei den Wiener Sozialdiensten bislang im Einsatz hatte, konsolidiert und das Gerätemanagement vereinfacht werden. Die Cloud-Variante ist für die Wiener Sozialdienste auch kostengünstiger und weniger arbeitsintensiv.

Sicherheit und Mobilität in Einklang gebracht

Dank des raschen Roll-outs – innerhalb von nur zehn Tagen wurden 1.500 Mitarbeiter während des Lock-Downs mit neuen Smartphones im Quasi „Zero-Touch“ Modus beliefert – konnte sichergestellt werden, dass die Wiener Sozialdienste auch in einer Stresssituation technisch bestens zurechtkommen. Für die Helfer im Hintergrund war es aber durchaus eine Mammutaufgabe. Lisi Watzl, Systemadministratorin bei SobIT: „Für Systemadministrator und -administratorinnen lief der Handy-Bereich doch eher so nebenher. Nun mussten auf einmal 1.500 mobile Endgeräte plus 200 neue Windows-Laptops implementiert, ausgeliefert und administriert werden“, erinnert sie sich.

Aber der anfängliche Kraftakt hat sich ausgezahlt. „Unser Device Management funktioniert einwandfrei. Der Verwaltungsaufwand ist jetzt wesentlich geringer. Und das zentrale Dashboard ist extrem hilfreich. Wenn irgendwo bei einem Gerät etwas nicht funktioniert, kann man sich mit einem Click über das Dashboard den Bericht jenes Geräts ansehen und nachvollziehen, wo es hakt“, erzählt Gregor Humpel. Und auch die Mitarbeiter aus der Verwaltung haben sich nicht nur an die Situation des Homeoffice gewöhnt, sondern sind von den technischen Möglichkeiten, die ihnen ermöglicht wurden, beeindruckt. Die Flexibilität zu spontanen Mitarbeiter-Zusammenkünften unter Beteiligung der viel beschäftigten Ärzte und Pflegekräfte vor Ort ist auf jeden Fall ein Zugewinn, den sie nicht mehr missen möchten.

Projekt mit unbegrenzten Möglichkeiten

Tatsächlich sind weder das Roll-Out noch das Projekt an sich schon beendet. „Alles in allem betrachten wir das VMware Workspace One-Projekt als Fünf-Jahres-Projekt, bei dem wir uns nach und nach mit den vielfältigen Funktionalitäten, die die Lösung beinhaltet, beschäftigen werden“, stellt Gregor Humpel in Aussicht. Zum Beispiel möchte er sich als Nächstes mit den Security-Funktionalitäten auseinandersetzen. „Gerade bei Patientendaten bewegen wir uns im ganz sensiblen Datenschutz-Bereich. Hier gelten teilweise Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren.“ Dies hat langfristig auch Auswirkung auf die zukünftige Cloud-Strategie. Momentan betreibt SobIT noch ein eigenes Rechenzentrum. Der IT-Dienstleister nutzt die digitale Arbeitsplatzlösung als Cloud-Lösung, bei Office setzt man aber noch auf die On-Premises-Variante. Als IT-Dienstleister für den Sozialbereich sind sie nicht nur für die Beschaffung sondern auch für die eigene Software-Entwicklung zuständig. Doch die nächsten Monate werden richtungsweisend, ob und inwiefern die Reise weiter in Richtung Cloud geht.