Applied Chemicals ermöglicht Außendienstmitarbeitern einen sicheren Remote-Zugriff und entlastet die IT-Abteilung.
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Dank der Virtualisierungslösung konnte die IT-Abteilung des Spezialchemikalien-Händlers ACAT ein Lean Management realisieren und sich Zukunftsthemen widmen
Die Applied Chemicals International Group (ACAT) ist eine international tätige Unternehmensgruppe, die Spezialchemikalien sowie Umwelttechnik anbietet. Da ein Großteil der Belegschaft häufig im Außendienst unterwegs ist, benötigte das Unternehmen eine einheitliche und zentralisierte virtuelle Arbeitsumgebung. Zudem war die IT-Abteilung auf der Suche nach einem geeigneten Werkzeug für die Einführung und Konsolidierung des neuen ERP-Systems. Mit der Software-Lösung VMware Horizon schlägt ACAT zwei Fliegen mit einer Klappe: die Mitarbeiter profitieren von sicherem Remote-Zugriff, mehr Flexibilität im Arbeitsalltag sowie einem effizienteren Warenwirtschaftssystem. Und das Unternehmen realisiert ein Lean Management in der IT, so dass sich die Abteilung wichtigeren Themen wie dem Ausbau neuer Geschäftsfelder widmen kann.
Unterstützt wird ACAT durch das Bechtle IT-Systemhaus Österreich mit Managed Services, auch bei der Implementierung der neuen Softwarelösung spielte das Unternehmen eine tragende Rolle. Im Falle von Problemen oder Störungen übernimmt das Systemhaus die Wartung und Problemlösung vor Ort.
Bereits seit 1998 bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten. Viele Mitarbeiter im Außendienst verfügen häufig über keine gute Internet-Verbindung, wenn sie beispielsweise in einer Kläranlage im Einsatz sind. „Wir benötigten eine moderne Arbeitsplatz-Umgebung für die firmeneigenen Geräte, die sich optimal in unser bestehendes System integrieren lässt“, erklärt Andreas Nikel, IT-Leiter von ACAT. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die vereinfachte und automatisierte Verwaltung der virtuellen Desktops von Mitarbeitern in den verschiedensten Ländern, die dort unter speziellen Bedingungen arbeiten, wie beispielsweise fehlende Internet-Verbindungen oder häufige Stromausfälle in Südafrika. Diese sollten zentral, effizient und schnell aus der Zentrale in Wien verwaltet werden.
Die zweite Herausforderung bestand darin, dass ein neues geschäftskritisches Warenwirtschaftssystem im laufenden Betrieb eingeführt werden sollte – ein großes IT-Projekt mit Auswirkungen auf betriebsinterne Prozesse. Hinzu kommt, dass die IT-Abteilung, die die gesamte IT der Gruppe aus Wien betreut, mit Andreas Nikel nur aus einem Spezialisten besteht.
Bereits seit 2005 nutzt der Anbieter von Spezialchemikalien eine Servervirtualisierungslösung. Von der Technologie war IT-Leiter Nikel so begeistert, dass er ein Konzept für die Virtualisierung der gesamten Infrastruktur der Gruppe entwickelte: „Jetzt sind rund 95 Prozent des Rechenzentrums virtualisiert”, berichtet der IT-Leiter. ACAT entschied sich aufgrund der positiven Erfahrungen für den Einsatz von VMware-Technologien für eine einheitliche und zentralisierte virtuelle Desktop-Infrastruktur. Ein weiteres Großprojekt war die Grundinstallation und Konsolidierung des neuen Warenwirtschaftssystems Microsoft Dynamics Nav 2017, das vorher aus vielen Navision-Versionen zusammengewürfelt war, zu einem zentralen multimandantenfähigen Programm.
Durch den Einsatz der konsistenten Desktop-Umgebung haben Mitarbeiter des Spezialchemikalien-Händlers von ihren diversen Arbeitsorten Remote-Zugriff auf eine sichere Arbeitsplatzumgebung. „Mit VMware Horizon lassen sich spezielle Anwendungen der Mitarbeiter anderer Standorte unkompliziert verwalten“, erläutert Nikel. „Dies erleichtert dem IT-Administrator die Arbeit – und spart Zeit, Kosten und Manpower.“ Zudem sind neue Anwendungen weltweit rasch verfügbar, so der IT-Spezialist: „Neue Desktop-Anwendungen lassen sich nun auf Knopfdruck installieren – und wir können flexibel und agil arbeiten.“ Vom grassierenden Fachkräftemangel ist auch ACAT betroffen. Mit der modernen Arbeitsplatzumgebung ist es für den Chemikalienhändler nun leichter geworden, junge Fachkräfte anzuwerben: ein Pluspunkt für das Recruiting.
Die IT-Umgebung spielte zudem eine wichtige Rolle, um die Implementierung des neuen Warenwirtschaftssystems physisch an mehreren Arbeitsplätzen zu erproben. Andernfalls hätte der Spezialchemikalien-Händler eine ganze Reihe an Test-Rechnern anschaffen müssen, diese Kosten blieben ACAT erspart. Ein weiterer Aspekt war das Thema Zeit: „Die Lösung ermöglichte es uns, das neue ERP-System in nur drei Tagen zu implementieren“, berichtet Nikel. Und auch im täglichen Betrieb zeigen sich Vorteile: „Die VDI-Plattform erlaubt es uns, dass virtuelle Maschinen mit Hilfe eines Snapshots Veränderungen im Warenwirtschaftssystem sichern”, ergänzt der IT-Leiter. „Funktioniert eine Änderung, bestätigt man den Snapshot, wenn nicht, geht man einen Schritt zurück.“
ACAT nutzt darüber hinaus einzelne virtuelle Maschinen (VMs) für komplexe, ressourcenintensive Abfragen aus dem Warenwirtschaftssystem, zum Beispiel um offene Rechnungen einzusehen. Damit erfolgen die Abfragen inklusive Mail-Versand automatisiert und entlasten die lokalen Arbeitsplätze. Über eine weitere VM läuft die automatische Verschlagwortung von eingescannten Bildern über Barcodes im Capture-Programm des Archiv-Systems. Und eine weitere dedizierte VM verwaltet die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter in Südafrika, wo die lokale Stromversorgung starken Schwankungen unterworfen ist, sodass die Datenbanken häufig abstürzen. Daher greift die Zentrale mit VMs auf die Daten zu und erstellt Backups – so werden die Compliance-Anforderungen in dem afrikanischen Land berücksichtigt.
Der Spezialchemikalien-Händler möchte in Zukunft die Storage- als auch Servervirtualisierung weiter ausbauen. Zudem steht das Backup-Konzept im Rechenzentrum auf dem Prüfstand, eine Sicherung der Daten in der Cloud inklusive Schutz vor Ransomware-Angriffen wird erwogen. Und mittelfristig möchte das Unternehmen das Backup der Daten, das aktuell auf einer selbstentwickelten Lösung basiert, in die Cloud verlagern, um eine räumliche Trennung von der Unternehmens-IT zu erreichen.
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