Gastbeitrag: Für den optimalen Betrieb eines Unternehmens sind flexible, digitale Arbeitsplätze Grundvoraussetzung. Damit das Homeoffice reibungslos funktioniert, müssen Unternehmen hybrides Arbeiten richtig organisieren, meint Sridhar Iyengar.

Foto: Zoho Der Autor Sridhar Iyengar ist Geschäftsführer von Zoho Europe Viele Unternehmen haben erkannt, dass der Arbeitsplatz der Zukunft ortsunabhängig funktionieren muss. Dafür sind eine entsprechende Organisations- und Infrastruktur, aber auch eine passende Unternehmenskultur nötig. Doch es reicht nicht, nur die Hardware-Voraussetzungen und das Mindset bei den Mitarbeitern für den digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Auch die nötigen Software-Tools für Management, Kommunikation und Kollaboration müssen vorhanden sein. Bei der systematischen Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz gibt es also eine Reihe von Aufgaben zu meistern.

Technisches Verständnis entwickeln

Sämtliche Beteiligte sollten die für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes genutzte Technologien verstehen. Das gilt insbesondere für die SaaS- und Cloud-Lösungen. Bei der Wahl einer Plattform sollten Unternehmen darauf achten, dass sie einen holistischen Ansatz bietet und alle wichtigen Tools enthält, die Mitarbeiter benötigen. Darüber hinaus muss die Plattform aber auch flexibel sein, um beispielsweise Drittanbieter-Lösungen via APIs zu integrieren.

Komplexität vermeiden

Die Versuchung für Unternehmen ist groß, gleich eine Vielzahl an Tools von verschiedenen Anbietern zu nutzen. Allerdings erschwert dieser Schritt die Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg: Die meisten Softwarelösungen unterscheiden sich in Usability sowie Funktionsumfang und stehen damit einer einheitlichen User Experience und passenden Abläufen im Weg. Problematisch ist auch, dass sie sich kaum kontextbezogen integrieren lassen, zudem Lizenzierungskosten verursachen und auf der Management-Ebene die Datenanalyse für die Entscheidungsfindung erschweren.

Foto: Marvin Meyer/Unsplash Idealerweise unterstützt eine Plattform für den digitalen Arbeitsplatz die unterschiedlichsten Bereiche eines Unternehmens und bietet für eine hohe Produktivität ein einheitliches Benutzererlebnis In wichtige Ressourcen investieren

Sowohl auf Server- als auch auf Client-Seite müssen ausreichende Bandbreiten vorhanden sein, um einen ausfallfreien Betrieb zu ermöglichen. Zusätzlich sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit geeigneten Computern und Webcams ausgestattet sind. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die effiziente und produktive Zusammenarbeit.

Sicherheit nicht vergessen

Ungesicherte Verbindungen und Geräte vereinfachen Attacken und Zugriffe durch Hacker auf wertvolle Unternehmensdaten. Auch bei der Auswahl eines Serviceproviders sind solche Sicherheitsaspekte essenziell und entsprechend zu prüfen. Unternehmen müssen außerdem darauf achten, Datenschutzvorschriften (DSGVO und ISO 27701) einzuhalten und Kundendaten zu schützen. Um Security- und Compliance-Vorgaben erfüllen zu können, sollten daher unternehmenskritische Daten in einem eigenen Rechenzentrum gespeichert werden.

Beim Zugang zum digitalen Arbeitsplatz sollten Unternehmen zudem auf eine Multifaktor-Authentifizierung (MFA) setzen. Um die Produktivität dabei hochzuhalten, können sie MFA mit Single-Sign-On-Verfahren kombinieren. Noch besser ist es, wenn diese Maßnahmen auch mit den in ihre Digital-Plattform integrierten Drittanbieter-Anwendungen kompatibel sind.

Mitarbeiter stärken und schulen

Setzen Unternehmen auf die richtigen Tools, können sie auf eine hohe Akzeptanz der Digitalisierungsbemühungen hoffen. Idealerweise sind neue Anwendungen einfach zu bedienen und verfügen über anpassungsfähige Benutzeroberflächen. Sie sollten Mitarbeitern zudem erlauben, sich wiederholende Arbeitsabläufe zu automatisieren, wodurch mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung steht. Eine optimale digitale Arbeitsplattform für Mitarbeiter beinhaltet darüber hinaus eine Kollaborationsplattform, die eine funktionsübergreifende Prozessintegrationen und die Übertragung von Geschäftskommunikation über Wirkungsbereiche hinweg bietet.

Interne Trainings, auch online per Videokonferenz, sorgen dafür, dass Mitarbeiter neue Anwendungen möglichst rasch produktiv und sicher verwenden können. Unternehmen schützen sich damit auch besser vor Cyberangriffen, weil viele Angriffsvektoren bei versierten Anwendern nicht zum Erfolg führen. Online-Ratgeber und Supporthotlines ergänzen die unterstützenden Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.

Konsequenzen für die Unternehmenskultur

Die in der Krise geforderten rapiden Veränderungen an den digitalen Arbeitsplatz beeinflussen auch die Firmenkultur. Mit einer Kombination aus technologischen Innovationen, neuen Formen der Arbeitsorganisation und unterstützenden Maßnahmen für die Mitarbeiter setzen Unternehmen die Maßstäbe für ein Management, das auch in Zukunft die Wandlungs- und Wettbewerbsfähigkeit sichert.