Das Logistik-Unternehmen Offergeld hat seinen Eingangsrechnungsprozess digitalisiert. Die neue Lösung verkürzt die Durchlaufzeiten der Rechnungen rapide und spielt Sachbearbeiter und die Finanzbuchhaltung frei. Die zentrale Ablage sichert die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutz.
In der Offergeld-Gruppe fallen jährlich bis zu 40.000 Rechnungen zur Bearbeitung an. Diese wurden bisher manuell bearbeitet.
Auch in der Logistikbranche spielt neben Prozesswissen und Logistik-Knowhow vor allem die Digitalisierung eine entscheidende Rolle – sowohl ganz praktisch im Einsatz modernster Hard- und Software, deren Anbindung an Warenwirtschafts- und ERP-Systeme oder im direkten Kennzahlen-Reporting in Kundensystemen, als auch bei der Effizienzsteigerung durch automatisierte IT-Prozesse. Seit mehreren Jahren kommt beim deutschen Logistikexperten Offergeld Kendox InfoShare als Archiv- und Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Im Rahmen einer Digitalisierungsoffensive hat Offergeld das bestehende System nun mit der Kendox InfoShare P2P um digitale Workflows für die Eingangsrechnungsbearbeitung erweitert. Der Logistik-Profi realisiert mit der Lösung Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und verkürzt die Reaktionszeiten in der Finanzbuchhaltung.
Die Offergeld-Gruppe mit rund 1.900 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bertreibt zwölf Standorten in Deutschland und anderen europäischen Ländern. In der Zentralverwaltung fallen jährlich bis zu 40.000 Rechnungen zur Bearbeitung an. Vor der Einführung von InfoShare P2P erfolgte die Bearbeitung von Rechnungen und Buchungsbelegen rein papierbasiert. Alle Eingangsrechnungsbelege und Gutschriften wurden mittels Papier- und Kontierungsbeleg freigegeben, bearbeitet und gebucht. Die Übermittlung der Belege mittels interner Transporte oder per Post aus den Firmenstandorten in die zentrale Finanzbuchhaltung sorgte für lange Beleglaufzeiten.
Die Einführung einer unternehmensweiten neuen Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung sollte eine größtmögliche Transparenz im Bearbeitungsprozess schaffen und die Durchlaufzeiten reduzieren. Weitere Ziele waren Kosteneinsparungen bei Bearbeitung, Zustellung und Druck. Zudem wollte man die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzverordnungen sicherstellen.
Im Zuge der Anbieterauswahl prüfte Offergeld zunächst Lösungen von mehreren Anbietern. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Kendox InfoShare und der hohen Lösungskompetenz entschied sich der Logistiker schließlich für die P2P-Workflow-Lösung von Kendox.
Gemeinsam mit dem Anbieter definierte Offergeld die Rollen und Verantwortlichkeiten der gruppenweit beteiligten Abteilungen und Unternehmensbereiche für den Bearbeitungsprozess. Basierend auf den Anforderungen entwickelte das Projektteam von Kendox zunächst eine Testumgebung. Für einen reibungslosen Ablauf des späteren, automatisierten Rechnungsbearbeitungsworkflows mussten zahlreiche Schnittstellen zu anderen IT-Systemen berücksichtigt und geschaffen werden.
Rechnungen, die postalisch in Papierform eingingen, mussten zunächst digitalisiert werden. Beim Abholen der Rechnungsbelege, die per E-Mail eingingen, gab es entsprechende Schnittstellen zu Microsoft Exchange Online und SQL-Server zu beachten. Ein Hauptaugenmerk wurde auf die Schnittstelle zur Übergabe der Belege an die Finanzbuchhaltungssoftware gelegt. Dort arbeitet Offergeld mit einer Lösung auf Basis der AS-400, die die buchhaltungsseitige Weiterverarbeitung unterstützt. Für die Anwender richtete Kendox neben dem InfoShare Mobile Web Client eine Browser-Oberfläche ein, mit der sie von ihren Windows-Rechnern aus mit der Anwendung arbeiten können.
Dank der Digitalisierung des Eingangsrechnungsworkflows mit Kendox InfoShare P2P spart der Logistiker Zeit und Geld unter gleichzeitiger Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien.
Standardisierter Workflow erleichtert die BelegprüfungZu den verschiedenen Stufen des Eingangsrechnungsbearbeitungs-Workflows mit der Kendox-P2P-Lösung gehört neben der Belegübernahme via E-Mail oder Scan-Lösung die OCR-Erkennung mittels elektronischer Auslesung und Zuordnung der eingehenden Belege. Im Anschluss an die Belegidentifizierung erfolgt dann die Weiterleitung an den jeweiligen Standort. Nach entsprechender Zuweisung an die verantwortlichen Fachbereiche erfolgt in der ersten Freigabe-Stufe der Abgleich der Daten aus der Belegübernahme sowie die rechnerische und sachliche Prüfung der Belege. Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail werden Mitarbeitende über anstehende Aufgaben benachrichtigt. Beim Öffnen der Aufgabe werden sie durch spezifische Bearbeitungsoptionen, Freigaberegeln und Rollenzuweisungen unterstützt. Zusätzliche Prüfmuster ermöglichen die Identifizierung von möglichen Fehlerbildern sowie die Erkennung von Dubletten.
Nach der Belegfreigabe gelangen die Belege abhängig vom Betrag in eine weitere Freigabestufe, wo sie abschließend von der jeweiligen Geschäftsführung freigegeben und in Richtung zentraler Finanzbuchhaltung übergeben werden. Am Ende des Workflows erfolgt die Abschlusskontrolle und Kontierung durch die Finanzbuchhaltung mit einer abschließend automatisierten Übergabe zur Finanzbuchhaltungssoftware. Auch hier wird auf entsprechende systemische Prüfmuster zurückgegriffen. Standardisierte Teilprozesse, wie z.B. Belegverfolgung und Zahlungsrückmeldung, unterstützen zudem eine nachträgliche Prüfung bezahlter Rechnungen und der Workflowhistorie.
Bedingt durch einen hohen Anteil an Inter-Company-Rechnungen für Reparaturen, die in den gruppeneigenen Werkstätten abgewickelt werden, erhielt die Schnittstellenanbindung zur eingesetzten Kfz-Software Priorität. Durch die Implementierung einer zusätzlichen Schnittstelle wurde erreicht, dass diese Belege im Rahmen des OCR-Verfahrens einen besonderen Stellenwert erhalten und sämtliche Informationen direkt in den Workflow übergeben werden können. „Dadurch haben wir an dieser Stelle manuelles Handling gespart und 'sauberere' Prozesse“, schildert Christoph Planker, Projektleiter Qualitäts- und Prozessmanagement bei Offergeld Logistik.
Die Implementierung wurde bewusst so geplant, dass alle Mandanten nacheinander an Bord geholt werden können. Das Projekt startete im Mai 2021. Der erste Pilotstandort ging mit zwei Mandanten im Februar 2022 live. Dann wurden alle weiteren Standorte in Deutschland sukzessive aufgeschaltet. Insgesamt 38 Mandanten sind so nach und nach hinzugekommen.
Kendox-Projektleiter Andreas Siegesmund erläutert: „Durch die sukzessive Vorgehensweise konnten wir sicherstellen, dass die Belegerkennung so gut wie möglich arbeitet und hatten ausreichend Spielraum für den Optimierungsprozess. Die Belegerkennung optimal auszurichten, um manuelle Nachbearbeitungen zu minimieren, ist eine Kernherausforderung in jedem Projekt. Hier die notwendige Zeit zu investieren, war dem Kunden wichtig. Zudem wollte er möglichst früh im Projekt erkennen, wie die Abläufe funktionieren und wie viel Arbeit künftig auf die Buchhaltung zukommt. Spezifische Einzelfälle bei der Erkennung bestimmter Belegarten konnten im Rahmen des Finetunings gemeinsam aufgelöst werden.“
Durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung erzielt Offergeld heute beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und realisiert damit kurze Reaktionszeiten. Durch vielfältige Such- und Benachrichtigungs-Möglichkeiten haben alle User jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus und können wichtige Fristen und Termine wahren. Die zentrale Ablage im InfoShare Archiv sichert die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutz.
„Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung war für uns ein wichtiger Hebel. Wir haben vom Eingang der Rechnung bis zum letzten Bearbeitungsschritt und dem Abschluss maximale Transparenz bei Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien,“ erklärt Christoph Planker. „Ein Beleg aus Berlin ist heute innerhalb weniger Sekunden in Würselen zur Bearbeitung.“
„Da unsere Standorte weit auseinandergezogen sind, gehört Transparenz ganz klar zu den Kernpunkten für uns. Jeder kann zu jeder Zeit sehen, welche Belege im Umlauf sind und wo sie sich befinden. Alles ist entsprechend dokumentiert und es gibt keine 'schwarzen Löcher' mehr. Sobald der Beleg eintrifft, wissen wir wo er ist, wo man gegebenenfalls nachfassen muss, etc. Wir haben an dieser Stelle heute eine ganz andere Prozess-Sicherheit und eine neue Qualität erreicht,“ resümiert der Qualitäts- und Prozessmanager.
