Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
Flexible ERP-Prozesse für die Werkshalle von morgen 17. 06. 2024
Neue Maschine, neue Funktionen: In Zeiten von KI und Large Language Models erweitert sich das Funktionsspektrum moderner Fertigungsmaschinen geradezu in Rekordzeit. Damit die kontinuierlichen Innovationen zu einem Effizienzgewinn für den Gesamtprozess führen, müssen auch die umliegenden IT-Systeme dieser Dynamik Rechnung tragen können. Wie der ERP-Spezialist Asseco Solutions mit der neuesten Generation seiner Lösung APplus die digitale Fertigung von morgen unterstützt, zeigt das Unternehmen auf der „World of Tools“ 2024 in Nürnberg.
A1 und KSV1870 bewerten Cyber-Risiken von Unternehmen 15. 06. 2024
A1 und KSV1870 haben eine strategische Kooperation geschlossen, um Unternehmen in Österreich einen umfassenden Cyber-Sicherheitsnachweis zu ermöglichen. Diese Zusammenarbeit zielt darauf ab, die Transparenz und Sicherheit in lokalen und globalen Lieferketten zu erhöhen, indem ein strukturiertes und anerkanntes Rating gemäß den Richtlinien von NIS2 und DORA etabliert wird.
Sage übernimmt HR-Module von Ammonit 12. 06. 2024
Die Akquisition stärkt Sage DPW, Sages HR-Lösung für den österreichischen Markt.
Innovationen und Netzwerke im Fokus: LEARNTEC 2024 schließt erfolgreich ab 06. 06. 2024
Die 31. Ausgabe der LEARNTEC, Europas führende Messe für digitale Bildung, bot ein breites Spektrum an Innovationen und Vernetzungsmöglichkeiten. Über 14.000 Teilnehmende aus 43 Ländern, trafen sich und 419 Aussteller in Karlsruhe, um die neuesten Entwicklungen im digitalen Lernen zu erkunden und sich auszutauschen. Das vielseitige Programm, ergänzt durch einen Outdoorbereich mit Festivalcharakter, setzte neue Maßstäbe.
Digitale Buchhaltung leicht gemacht 05. 06. 2024
Das Kärntner Start-up Bookkeepr präsentiert eine benutzerfreundliche App für EPUs und Kleinstunternehmen.
Start in Belgien, Finnland, Portugal und Tschechien 04. 06. 2024
refurbed, ein Online-Marktplatz für refurbished Produkte, erschließt neue Märkte und startet in Belgien, Finnland, Portugal und Tschechien.
Erweiterung der Datenfreiheit für Veeam-Kunden: Proxmox VE-Support kommt 28. 05. 2024
Veeam Software kündigt die Unterstützung für Proxmox VE an, eine häufig nachgefragte Virtualisierungsplattform, um das Datenmanagement und die Cyber-Resilienz zu verbessern.
ISPA sieht einen Rückschlag für den Datenschutz in EUGH Urteil 16. 05. 2024
Die ISPA, der Interessenverband der österreichischen Internetwirtschaft, äußert sich besorgt über das jüngste Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Vorratsdatenspeicherung. Der Verband sieht darin eine ernsthafte Bedrohung für Grundrechte und fordert die Politik auf, gegen überzogene Überwachungstendenzen klar Stellung zu beziehen, eine umfassende Überprüfung der aktuellen Rechtslage zur Vorratsdatenspeicherung durchzuführen, klare Grenzen zu setzen und die Freiheiten der Menschen in einer digitalisierten Welt zu bewahren.
AWS startet in neue Ära der KI-gestützten Softwareentwicklung 14. 05. 2024
AWS erweitert mit Amazon Q die Möglichkeiten der Softwareentwicklung durch den Einsatz von KI. Die Plattform fördert die Automatisierung und bietet umfangreiche Integrationsoptionen, wodurch Unternehmen unterschiedlicher Größe ihre Daten sicher und effizient verwalten können. Mit Amazon Q stellt AWS ein Tool bereit, das sowohl die Entwicklergemeinschaft als auch nicht-technische Mitarbeiter unterstützt.
Studie von Ping Identity enthüllt Lücken im Identitätsschutz 08. 05. 2024
Eine internationale Umfrage von Ping Identity offenbart, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten bei der Identitätsverifikation haben und unzureichend gegen KI-basierte Angriffe geschützt sind. Die Ergebnisse der Umfrage verdeutlichen, dass Unternehmen im Bereich Identitätsschutz im KI-Zeitalter noch großen Nachholbedarf haben. Experten empfehlen dringend, Investitionen in fortschrittlichere Technologien und Strategien zu tätigen, um sich gegen die wachsenden Bedrohungen durch künstliche Intelligenz zu wappnen.
Sichere Geldanlage mit IT-Expertise made in Austria 08. 05. 2024
Die Anforderungen für Bundeschatz, das neue Geldanlegerprodukts des Bundes, waren hoch: Die Web-Applikation sollte äußerst benutzerfreundlich und zugleich in höchstem Maße sicher sein und die Entwicklung sollte in Rekordzeit umgesetzt werden. Erfüllt wurden diese Anforderungen von einem Spezialisten für Custom Software Development mit Headquarter in Wien.
Commvault startet Cloud-basierte Cleanroom-Recovery-Lösung 02. 05. 2024
Commvault präsentiert eine neue, in der Cloud gehostete Lösung zur Datenwiederherstellung, die speziell für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde.
Bedrohungslage für ERP-Systeme verschärft sich drastisch: Neue Studie zeigt Zunahme der Ransomware-Vorfälle 02. 05. 2024
Eine aktuelle Untersuchung der Sicherheitsunternehmen Onapsis und Flashpoint offenbart eine alarmierende Zunahme von Ransomware-Angriffen auf SAP-Systeme. Die Studie dokumentiert einen Anstieg der Attacken um 400 Prozent, was auf eine erhöhte Ausnutzung von Schwachstellen in ERP-Systemen zurückzuführen ist. Die Cyberangriffe erreichen neue Dimensionen.
Veeam baut seine Marktführerschaft im Bereich der Datensicherung weiter aus 02. 05. 2024
Laut einem aktuellen Bericht der International Data Corporation (IDC) bestätigt Veeam seine führende Position im globalen Markt für Datenreplikations- und Schutzsoftware durch kontinuierliches Wachstum und Innovation. Die neuesten Produktentwicklungen und strategischen Partnerschaften unterstreichen die Reaktion auf die Herausforderungen moderner IT-Umgebungen und Cyberbedrohungen.
Neue Visualisierungstools unterstützen Biomediziner und Datenjournalisten 02. 05. 2024
Ein Forschungsverbund unter Beteiligung der FH St. Pölten und weiterer renommierter Institutionen entwickelte neue Hilfsmittel für Visual Analytics, die speziell auf die Bedürfnisse von Biomedizinern und Datenjournalisten zugeschnitten sind.
Langzeitstudie analysiert KI-Einsatz in B2B Social-Media-Kommunikation 24. 04. 2024
Die Langzeitstudie zur Social-Media-Kommunikation von B2B-Unternehmen ist heuer zum 14. Mal angelaufen. Dieses Jahr liegt ein besonderes Augenmerk auf dem Einfluss künstlicher Intelligenz.
Österreichs Bundesrechenzentrum fördert Nachhaltigkeit durch CO2-freie IT 23. 04. 2024
Das IT Rechenzentrum des Bundes in Wien treibt mit grünem Strom und innovativen Energierückgewinnungssystemen die Nachhaltigkeit in Österreichs IT-Landschaft voran.
Wachsender Bedarf an digitaler Sicherheit durch Post-Quanten-Kryptographie 22. 04. 2024
Die Ergebnisse des PKI & Digital Trust Report 2024 von Keyfactor und Vanson Bourne unterstreichen den dringenden Bedarf an verbesserten Sicherheitsmaßnahmen in Unternehmen im Hinblick auf die bevorstehende Ära der Quantencomputer.
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Digitale Dokumentenprozesse in der Praxis

Digitaler Workflow bringt Transparenz und Geschwindigkeit

Das Logistik-Unternehmen Offergeld hat seinen Eingangsrechnungsprozess digitalisiert. Die neue Lösung verkürzt die Durchlaufzeiten der Rechnungen rapide und spielt Sachbearbeiter und die Finanzbuchhaltung frei. Die zentrale Ablage sichert die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutz.

In der Offergeld-Gruppe fallen jährlich bis zu 40.000 Rechnungen zur Bearbeitung an. Diese wurden bisher manuell bearbeitet. Auch in der Logistikbranche spielt neben Prozesswissen und Logistik-Knowhow vor allem die Digitalisierung eine entscheidende Rolle – sowohl ganz praktisch im Einsatz modernster Hard- und Software, deren Anbindung an Warenwirtschafts- und ERP-Systeme oder im direkten Kennzahlen-Reporting in Kundensystemen, als auch bei der Effizienzsteigerung durch automatisierte IT-Prozesse. Seit mehreren Jahren kommt beim deutschen Logistikexperten Offergeld Kendox InfoShare als Archiv- und Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Im Rahmen einer Digitalisierungsoffensive hat Offergeld das bestehende System nun mit der Kendox InfoShare P2P um digitale Workflows für die Eingangsrechnungsbearbeitung erweitert. Der Logistik-Profi realisiert mit der Lösung Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und verkürzt die Reaktionszeiten in der Finanzbuchhaltung.

40.000 Rechnungen pro Jahr

Die Offergeld-Gruppe mit rund 1.900 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bertreibt zwölf Standorten in Deutschland und anderen europäischen Ländern. In der Zentralverwaltung fallen jährlich bis zu 40.000 Rechnungen zur Bearbeitung an. Vor der Einführung von InfoShare P2P erfolgte die Bearbeitung von Rechnungen und Buchungsbelegen rein papierbasiert. Alle Eingangsrechnungsbelege und Gutschriften wurden mittels Papier- und Kontierungsbeleg freigegeben, bearbeitet und gebucht. Die Übermittlung der Belege mittels interner Transporte oder per Post aus den Firmenstandorten in die zentrale Finanzbuchhaltung sorgte für lange Beleglaufzeiten.

Die Einführung einer unternehmensweiten neuen Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung sollte eine größtmögliche Transparenz im Bearbeitungsprozess schaffen und die Durchlaufzeiten reduzieren. Weitere Ziele waren Kosteneinsparungen bei Bearbeitung, Zustellung und Druck. Zudem wollte man die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzverordnungen sicherstellen.

Im Zuge der Anbieterauswahl prüfte Offergeld zunächst Lösungen von mehreren Anbietern. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Kendox InfoShare und der hohen Lösungskompetenz entschied sich der Logistiker schließlich für die P2P-Workflow-Lösung von Kendox.

API-Anbindung der bestehenden Systeme

Gemeinsam mit dem Anbieter definierte Offergeld die Rollen und Verantwortlichkeiten der gruppenweit beteiligten Abteilungen und Unternehmensbereiche für den Bearbeitungsprozess. Basierend auf den Anforderungen entwickelte das Projektteam von Kendox zunächst eine Testumgebung. Für einen reibungslosen Ablauf des späteren, automatisierten Rechnungsbearbeitungsworkflows mussten zahlreiche Schnittstellen zu anderen IT-Systemen berücksichtigt und geschaffen werden.

Rechnungen, die postalisch in Papierform eingingen, mussten zunächst digitalisiert werden. Beim Abholen der Rechnungsbelege, die per E-Mail eingingen, gab es entsprechende Schnittstellen zu Microsoft Exchange Online und SQL-Server zu beachten. Ein Hauptaugenmerk wurde auf die Schnittstelle zur Übergabe der Belege an die Finanzbuchhaltungssoftware gelegt. Dort arbeitet Offergeld mit einer Lösung auf Basis der AS-400, die die buchhaltungsseitige Weiterverarbeitung unterstützt. Für die Anwender richtete Kendox neben dem InfoShare Mobile Web Client eine Browser-Oberfläche ein, mit der sie von ihren Windows-Rechnern aus mit der Anwendung arbeiten können.

Dank der Digitalisierung des Eingangsrechnungsworkflows mit Kendox InfoShare P2P spart der Logistiker Zeit und Geld unter gleichzeitiger Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien. Standardisierter Workflow erleichtert die Belegprüfung

Zu den verschiedenen Stufen des Eingangsrechnungsbearbeitungs-Workflows mit der Kendox-P2P-Lösung gehört neben der Belegübernahme via E-Mail oder Scan-Lösung die OCR-Erkennung mittels elektronischer Auslesung und Zuordnung der eingehenden Belege. Im Anschluss an die Belegidentifizierung erfolgt dann die Weiterleitung an den jeweiligen Standort. Nach entsprechender Zuweisung an die verantwortlichen Fachbereiche erfolgt in der ersten Freigabe-Stufe der Abgleich der Daten aus der Belegübernahme sowie die rechnerische und sachliche Prüfung der Belege. Über eine Aufgabenliste oder per E-Mail werden Mitarbeitende über anstehende Aufgaben benachrichtigt. Beim Öffnen der Aufgabe werden sie durch spezifische Bearbeitungsoptionen, Freigaberegeln und Rollenzuweisungen unterstützt. Zusätzliche Prüfmuster ermöglichen die Identifizierung von möglichen Fehlerbildern sowie die Erkennung von Dubletten.

Nach der Belegfreigabe gelangen die Belege abhängig vom Betrag in eine weitere Freigabestufe, wo sie abschließend von der jeweiligen Geschäftsführung freigegeben und in Richtung zentraler Finanzbuchhaltung übergeben werden. Am Ende des Workflows erfolgt die Abschlusskontrolle und Kontierung durch die Finanzbuchhaltung mit einer abschließend automatisierten Übergabe zur Finanzbuchhaltungssoftware. Auch hier wird auf entsprechende systemische Prüfmuster zurückgegriffen. Standardisierte Teilprozesse, wie z.B. Belegverfolgung und Zahlungsrückmeldung, unterstützen zudem eine nachträgliche Prüfung bezahlter Rechnungen und der Workflowhistorie.

Effizienzgewinn bei Inter-Company-Rechnungen

Bedingt durch einen hohen Anteil an Inter-Company-Rechnungen für Reparaturen, die in den gruppeneigenen Werkstätten abgewickelt werden, erhielt die Schnittstellenanbindung zur eingesetzten Kfz-Software Priorität. Durch die Implementierung einer zusätzlichen Schnittstelle wurde erreicht, dass diese Belege im Rahmen des OCR-Verfahrens einen besonderen Stellenwert erhalten und sämtliche Informationen direkt in den Workflow übergeben werden können. „Dadurch haben wir an dieser Stelle manuelles Handling gespart und 'sauberere' Prozesse“, schildert Christoph Planker, Projektleiter Qualitäts- und Prozessmanagement bei Offergeld Logistik.

Agile Projekteinführung

Die Implementierung wurde bewusst so geplant, dass alle Mandanten nacheinander an Bord geholt werden können. Das Projekt startete im Mai 2021. Der erste Pilotstandort ging mit zwei Mandanten im Februar 2022 live. Dann wurden alle weiteren Standorte in Deutschland sukzessive aufgeschaltet. Insgesamt 38 Mandanten sind so nach und nach hinzugekommen.

Kendox-Projektleiter Andreas Siegesmund erläutert: „Durch die sukzessive Vorgehensweise konnten wir sicherstellen, dass die Belegerkennung so gut wie möglich arbeitet und hatten ausreichend Spielraum für den Optimierungsprozess. Die Belegerkennung optimal auszurichten, um manuelle Nachbearbeitungen zu minimieren, ist eine Kernherausforderung in jedem Projekt. Hier die notwendige Zeit zu investieren, war dem Kunden wichtig. Zudem wollte er möglichst früh im Projekt erkennen, wie die Abläufe funktionieren und wie viel Arbeit künftig auf die Buchhaltung zukommt. Spezifische Einzelfälle bei der Erkennung bestimmter Belegarten konnten im Rahmen des Finetunings gemeinsam aufgelöst werden.“

Hohe Transparenz und geringe Durchlaufzeiten7

Durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung erzielt Offergeld heute beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung und realisiert damit kurze Reaktionszeiten. Durch vielfältige Such- und Benachrichtigungs-Möglichkeiten haben alle User jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus und können wichtige Fristen und Termine wahren. Die zentrale Ablage im InfoShare Archiv sichert die Einhaltung von Bearbeitungsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutz.

„Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung war für uns ein wichtiger Hebel. Wir haben vom Eingang der Rechnung bis zum letzten Bearbeitungsschritt und dem Abschluss maximale Transparenz bei Einhaltung aller erforderlichen Richtlinien,“ erklärt Christoph Planker. „Ein Beleg aus Berlin ist heute innerhalb weniger Sekunden in Würselen zur Bearbeitung.“

„Da unsere Standorte weit auseinandergezogen sind, gehört Transparenz ganz klar zu den Kernpunkten für uns. Jeder kann zu jeder Zeit sehen, welche Belege im Umlauf sind und wo sie sich befinden. Alles ist entsprechend dokumentiert und es gibt keine 'schwarzen Löcher' mehr. Sobald der Beleg eintrifft, wissen wir wo er ist, wo man gegebenenfalls nachfassen muss, etc. Wir haben an dieser Stelle heute eine ganz andere Prozess-Sicherheit und eine neue Qualität erreicht,“ resümiert der Qualitäts- und Prozessmanager.


https://www.kendox.com/de

 

 

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