Elektrofachhändler sorgt für tagesaktuelle Transparenz der Daten.

Foto: Expert Lagerbewertung und -abwertung wurden mit einer Eigenentwicklung von Navax abgedeckt Bereits im Jahr 2012 startete die Einkaufsgenossenschaft Expert Österreich ein IT-Projekt mit dem Ziel, eine zentrale Lagerplatzverwaltung einzuführen und mit sinnvollen Auswertungen zu kombinieren. Die heterogene Systemlandschaft sollte von einer einzigen, einfach zu bedienenden Unternehmensmanagementsoftware abgelöst werden, die Buchhaltung und Finanzen, Lieferketten und Betriebsabläufe verwaltet, Geschäftsprozesse automatisiert und einen Überblick über die Unternehmenskennzahlen bietet. Frühere zeit- und kostenintensive Auswertungen mittels OLAP-Cubes sollten schnell und einfach erstellt werden.
Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics NAV in Kombination mit QlikView und das IT-Systemhaus Navax. Ausschlaggebend für die Entscheidung war das übergreifende Denken in den Bereichen BI und ERP und die lokale Nähe des IT-Dienstleisters zur Zentrale von Expert in Wels.
Im Vorfeld der Umsetzung wurden die Kernprozesse und -anforderungen gemeinsam analysiert, um so nah wie möglich am Standard der Lösungen zu bleiben. Die Stammdatenübernahme aus den Altsystemen und die Verbindung der verschiedenen Datenbasen waren zentrale Punkte bei der Umsetzung. Diese erfolgte im Oktober 2013 mit dem „go live“ von Dynamics NAV. Da bei dieser Software eine Programmierung für Analysen und Berichte notwendig gewesen wäre, und die Auswertungen zeitlich gesehen sehr lange gedauert hätten, wurde für das Reporting QlikView eingesetzt. Mit der BI-Lösung sind die Daten sofort verfügbar und interaktiv, bis auf Detailebene, auswertbar.

Flexible Analysen.

Das BI-Projekt startete im November 2013 mit einem Workshop und ersten Auswertungen. Analysen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lager und Vertrieb ermöglichen der Geschäftsführung, jederzeit einen Überblick zu erhalten, sowie Trends, wie etwa Lagerbestandsentwicklungen, abzuleiten. Im operativen Bereich werden Auswertungen als Steuerungstool eingesetzt, beispielsweise für den Einkauf oder um den Paketversand optimal an saisonale Schwankungen anzupassen.
Bei einem Zentrallager der Genossenschaft mit einer Größe von 3.000 Quadratmetern und 3.500 verschiedenen Elektronikprodukten gilt es, den Überblick zu behalten. Außerdem müssen die Statuten der Genossenschaft eingehalten werden, und einmal jährlich gibt es eine Prüfung, um zu eruieren, ob die Zentrale ordnungsgemäß arbeitet.
Die Lagerbewertung und -abwertung sind zentrale Bestandteile einer Genossenschaft, und dementsprechend wichtig ist es, diese in den Auswertungen darzustellen. Das war eine technische Herausforderung, die mit einer individuellen Eigenentwicklung von Navax abgedeckt werden konnte. Weiters wurde auch die Integration der Altdaten berücksichtigt, um die Jahre miteinander vergleichbar zu machen und auch grafisch darzustellen.

Einfachheit und Performance.

Um noch übersichtlichere Auswertungen für die Geschäftsführung zu generieren, wurde 2015 das Management Dashboard ergänzt. Dieses ermöglicht nicht nur einen groben Überblick, sondern auch das Eintauchen auf Detailebene. 2016 erfolgte dann noch die Erweiterung mit einem dynamischen „Ad hoc Dashboard“, um eine einfache Selfservice BI für die wichtigsten Kennzahlen zu ermöglichen.
Eine hohe Aktualität der Daten – die Neubeladung erfolgt alle vier Stunden – erlaubt zeitnah auf Änderungen zu reagieren. Durch diese Transparenz können Lagerhaltungskosten kontrolliert und Budgets besser eingehalten werden. Eine optisch ansprechende Visualisierung hat nicht zuletzt zu einer hohen Akzeptanz des Tools bei den Anwendern beigetragen.

Folgeprojekte.

Derzeit wird eine Multichannel-Strategie verfolgt. Das heißt, dass die Elektrofachhändler Nahversorger mit breitem Spektrum sein wollen und den on- und offline Kauf kombinieren. Dementsprechend wird das Angebot erweitert, und dafür ist die Ausbaufähigkeit von QlikView wichtig.