Ricoh beschäftigt sich schon heute mit der Arbeitswelt im Jahr 2020. Notwendige Veränderungen müssen in den Führungsetagen beginnen.

Die Arbeitswelt befindet sich in einem unaufhaltsamen Wandel. Technologischer Fortschritt und demografische Entwicklung verlangen nach neuen Antworten: Es gilt, die Dimensionen Mensch, Raum und Technologie unternehmensstrategisch aktiv zu gestalten. Der Hard- und Softwarehersteller Ricoh unterstützt Unternehmen auf der Reise in die neue Welt des Arbeitens.
Der allgegenwärtige technologische Fortschritt beeinflusst nicht nur die Gesellschaft und das Konsumverhalten, er erzeugt auch zunehmend Druck auf Unternehmen und Institutionen. Parallel dazu wirkt sich der demografische Wandel auf die Kommunikationskultur aus. Hier prallen Welten aufeinander. Ein konservativer Kommunikationsstil trifft auf die „Digital Natives“, die soziale Medien intensiv nutzen und diese auch am Arbeitsplatz einsetzen wollen.
In einer Studie hat Ricoh die Herausforderungen auf dem Weg in die Arbeitswelt von morgen identifiziert. „Die sichtbarste Veränderung wird den Arbeitsplatz selbst betreffen. Das Büro wird zum Meeting-Point, an dem Ideen ausgetauscht werden. Die Wissensarbeit findet nun dezentral statt, auch von zuhause aus“, erklärt Michael Raberger, Geschäftsführer Ricoh Austria und Ricoh Hungary.
Die Vielschichtigkeit der Geschäftsprozesse nimmt zu, einst lineare Wertschöpfungsketten werden von komplexen Ökosystemen abgelöst. Die notwendige Veränderung müsse oben anfangen, so Raberger, in den höchsten Ebenen der klassischen Organisation. Eine Herausforderung insbesondere für Führungskräfte besteht darin, diese Komplexität zu meistern und Mitarbeiter zu koordinieren, die nun räumlich verteilt arbeiten.

„imagine.change“

Foto: Ricoh Michael Raberger, Ricoh: „Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, räumlich verteilte Mitarbeiter zu koordinieren. Das Büro wird zum Meeting-Point für den Ideenaustausch“ Es stellt sich also die Frage: Wer arbeitet wann, mit wem, wo, wie und mit welchen Werkzeugen? Sichere mobile Technologien sowie Cloud-basierte Kollaboration sind die Voraussetzung für das neue Arbeiten. Im Rahmen der Initiative „imagine.change“ beschäftigt sich Ricoh seit mehreren Jahren auch mit der Arbeitswelt der Zukunft. Das Motto dient mittlerweile auch als Firmen-Tagline und soll Ricohs Wandel zum Dienstleistungsunternehmen widerspiegeln. Im Mittelpunkt stehen Fragen nach Anforderungen, Modellen und der Rolle, die Technologie, IT-Werkzeuge und Informationsmanagement künftig spielen werden. Ricoh kehrt mit der Initiative zu seinen Wurzeln zurück. Von Anfang an unterstützte Unternehmensgründer Kiyoshi Ichimura unabhängige, kreative Experten, die gemeinsam innovative Ideen entwickelten. In der jüngeren Vergangenheit hat sich das Unternehmen unter anderem beim Trendthema Managed Document Services als Experte etabliert.
Ricoh entwickelt Produkte und Dienstleistungen für den Arbeitsplatz im Jahr 2020, darunter etwa das Ricoh Unified Communication System P3000. Das Konferenzsystem bietet interaktive Audio- und Videokommunikation in Echtzeit mit mehreren Standorten über das Internet. Mit diesem System sind Mitarbeiter nicht mehr an einen Standort gebunden, sondern können sich überall mit jedem Partner über das System verbinden und Video- und Audiodokumente sowie andere Medien übertragen. Unternehmen sparen auf diese Weise durch geringere Reisezeiten Kosten und steigern die Produktivität. Der weltweit erste aufrecht stehende Ultra-Kurz-Distanz-Projektor von Ricoh bietet die ideale Ergänzung zum gedruckten und digitalen Dokument. Das 40 Millimeter dünne und 1,6 Kilogramm leichte Gerät in DIN-A4-Größe unterstützt Wired- und Wireless-LAN. Dank seines geringen Gewichts kann er überall hin mitgenommen werden und erzeugt schon bei nur 11,7 Zentimeter Abstand zu einer weißen Wand ein ansprechendes Bild.
Darüber hinaus können ausgewählte Modelle von Ricoh-Projektoren um einen interaktiven Zeigestift ergänzt werden. So wird jede Wand zur eigenen interaktiven Arbeitsfläche, auf der geschrieben und Markierungen oder Veränderungen am Dokument vorgenommen werden können. Mit der Technologie können Teams ohne große Investitionskosten an jedem Ort arbeiten.
Kürzlich wurde außerdem das Ricoh Cloud Board vorgestellt. Dieses vereinigt die Funktionalitäten des Projektors mit dem Videokonferenzsystem und ermöglicht so das gleichzeitige Arbeiten am selben Projekt unabhängig vom Ort, an dem man sich oder ganze Teams befinden. Anwender können auf dem digitalen Whiteboard festgehaltene Informationen über die Cloud mit anderen teilen oder via Drucker ausgeben.
Das Produktportfolio ist jedoch immer nur eine Seite der Medaillie, betont CEO Raberger, im Mittelpunkt stehe immer der Mensch selbst: „Bei all unseren Lösungen stehen immer die Nutzer im Vordergrund, denn Technologie alleine bringt keine Verbesserungen. Sie ist immer nur so effektiv wie die Menschen, die mit ihr arbeiten."

Studie: Mitarbeiter fühlen sich durch veraltete Arbeitspraktiken ausgebremst

Foto: Ricoh Einer von Ricoh Europe veröffentlichten Studie zufolge fällt es Unternehmen schwer, mit dem Tempo des technologiebestimmten Wandels Schritt zu halten. Beachtliche 82 Prozent der Mitarbeiter europäischer Unternehmen halten ihre Arbeitsweisen für veraltet. Sie haben das Gefühl, dadurch nicht so wirksam und effizient arbeiten zu können, wie es ihrem Potenzial entsprechen würde. Dies wirke sich auch auf ihre Fähigkeiten aus, neue Einnahmequellen zu erschließen, Gewinne zu steigern und Kundenbedürfnissen gerecht zu werden, so die Studie.
Den Befragten zufolge geht es nicht allein darum, neue Technologien und Tools zur Zusammenarbeit zu übernehmen. Nur ein Prozent der Mitarbeiter sprachen sich für Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit aus. Vier Prozent gaben an, höhere Investitionen in neueste Technologien würden sich am positivsten auf ihre Arbeitsprozesse auswirken. Die meisten Mitarbeiter hingegen empfahlen eher regelmäßigere Überprüfungen ihrer Arbeitsverfahren und das Engagement der oberen Managementebenen für die Verbesserung geschäftskritischer Dokumentenprozesse in Bereichen wie Finanzwesen, Personalwesen und Einkauf.
Die Studie weist auch auf eine deutliche Kluft zwischen der Wahrnehmung auf Führungsebene und der von Mitarbeitern erlebten Realität am Arbeitsplatz hin. Über 90 Prozent der befragten obersten Führungskräfte/Direktoren erklärten, Mitarbeiter würden regelmäßig um Feedback bitten. Zusätzlich gäbe es Schulungen bei der Einführung neuer Hard- oder Software. Diese Ansicht teilen aber weit weniger Mitarbeiter: Nur 77 Prozent gaben an, dass sie vor und nach der Einführung neuer Technologie um Feedback gebeten werden und nur 76 Prozent erhalten ihren eigenen Angaben nach Schulungen.