Da sich der Einsatz eines ECM-Systems (Enterprise Content Management) zur Dokumenten- und Prozessverwaltung immer mehr zum Standard entwickelt, hat der IT-Lösungsanbieter Comarch sechs Tipps dazu aus einer Unternehmensbefragung abgeleitet.

ECM-Systeme werden mittlerweile beinahe ebenso häufig eingesetzt wie ERP-Systeme. Gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen IDC befragte Comarch die Führungskräfte von 150 mittelständischen und Großunternehmen (über 200 Beschäftigte) aus Deutschland, Frankreich und Polen zu ihren Erfahrungen mit der Implementierung von ECM-Systemen. Die Ergebnisse dieser Befragung spiegeln Erfahrungen wider und können so als unabhängige Entscheidungshilfe dienen.

1. Auf Prozesse fokussieren.

Bisher wurden ECM-Systeme vorrangig zur Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten genutzt. ECM-Komponenten zur Digitalisierung von Dokumenten befinden sich bei 79 Prozent der befragten Unternehmen im Einsatz, 57 Prozent nutzen ECM-Tools zur Archivierung von Dokumenten. Diese beiden Aspekte sind zwar sehr wichtig, verlieren in der Praxis aber immer mehr an Bedeutung. In den Fokus rücken zunehmend dokumentenbasierte Prozesse (49 Prozent), da diese im Gegensatz zur reinen elektronischen Archivierung eine deutliche Steigerung der Mitarbeitereffizienz bewirken und die Rendite (Return on Investment, RoI) positiv beeinflussen. Diese beiden Vorteile waren bei 53 Prozent der Unternehmen für die Einführung einer ECM-Lösung ausschlaggebend.

2. Die Lösung zentralisieren.

Bei der Frage nach den Gründen für die Einführung eines ECM-Systems wird an erster Stelle das Bedürfnis nach einer zentralen Lösung genannt (69 Prozent). Die Systemkonsolidierung gewährleistet in der Regel eine bessere Verfügbarkeit von Daten, höhere Sicherheit und niedrigere Wartungskosten.

3. Den Geschäftsradius vergrößern.

61 Prozent der Unternehmen haben sich entschlossen, die Lösung in mehreren Geschäftsbereichen einzusetzen bzw. haben die umgesetzte Implementierung zu einem späteren Zeitpunkt erweitert. Aus einem größer angelegten Einsatzgebiet resultierte in den meisten Fällen einen höheren RoI.

4. Integration mit bestehenden Systemen.

  Die Integration eines ECM-Systems mit anderen im Unternehmen eingesetzten Kernsystemen (ERP, CRM, HRM) trägt zu niedrigeren Lizenzkosten bei, was von 62 Prozent der Befragten bestätigt wurde. Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung von Prozessen rund um die Erfassung und Aufbereitung von Daten für die Weiterverarbeitung in anderen IT-Systemen eines Unternehmens, wodurch unnötige Arbeitsschritte entfallen. Daten, die bei der Bearbeitung von Dokumenten entstehen, werden direkt in andere Systeme übernommen, ohne dass sie manuell übertragen werden müssen. Zugang zu Geschäftswörterbüchern innerhalb dieser Systeme gewährleistet zudem eine höhere Datenqualität und -kohärenz.

5. Die Systembenutzer überzeugen.

Die eindeutig größte Hürde für Implementierungsprojekte, die zweimal häufiger genannt wird als andere Faktoren, ist die Hemmschwelle der Systembenutzer und Unternehmen (52 Prozent) gegenüber der Neueinführung eines Systems. Durch klare Ansagen der Führungskräfte, die Einbeziehung von Vertretern wichtiger Unternehmensbereiche in das Implementierungsprojekt sowie die Umsetzung von Pilotprojekten, lassen sich derartige Hemmschwellen abbauen.

6. Kompetenten IT-Anbieter suchen.

Für die erfolgreiche Projektumsetzung ist ein kompetenter und erfahrener IT-Anbieter von großer Bedeutung. Der IT-Anbieter berät unter anderem bei der Auswahl geeigneter Systemkomponenten und bei der Modellierung von Geschäftsprozessen, erarbeitet Integrationsvorschläge, organisiert Systemschulungen für die Benutzer, bietet Unterstützung während der Stabilisierungsphase und trägt die Verantwortung für die Systemwartung und die weitere Systementwicklung. Aus diesem Grund spielen die Erfahrung und Stabilität des IT-Anbieters sowie die Möglichkeit einer langfristigen Zusammenarbeit bei der Entscheidung eine übergeordnete Rolle.

Fazit.

Die Ergebnisse aus der IDC-Befragung belegen eindeutig, dass sich die Einführung eines ECM-Systems bei der großen Mehrheit der Unternehmen (74 Prozent) positiv auf den RoI ausgewirkt hat. Die Erfahrungen der befragten Unternehmen und die Schlussfolgerungen, die sich daraus ableiten lassen, können bei zukünftigen Entscheidungen zum Thema ECM als Grundlage dienen. Eines fällt dabei besonders auf: ECM wird immer mehr zu einem rentablen Standardtool, das die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens stärkt und nicht nur Dokumente verwaltet, sondern unternehmenswichtige Prozesse steuert.