Der international agierende Konzern BayWa schafft mit einer Lösung für digitales Vertragsmanagement die einheitliche Steuerung von zehntausenden Lieferantenverträgen in der Cloud.
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Mithilfe transparenter Workflows und einer übersichtlichen Dokumentenaufbereitung ist BayWa jederzeit über Vertragsinhalte und -fristen informiert.
Bei dem weltweit tätigen Konzern BayWa ergeben sich aufgrund seines breiten Lieferanten-Netzwerks jährlich zehntausende Verträge, die es aktiv zu managen gilt. Um die unterschiedliche Vertragsverwaltung der einzelnen Geschäftsbereiche Energie, Agrar und Bau einheitlich abbilden und gleichzeitig flexibel gestalten zu können, digitalisierte das Handels- und Dienstleistungsunternehmen nun seine Lieferantenvereinbarungen. Die Entscheidung fiel auf die Vertragsmanagement-Software „Fabasoft Contracts“.
BayWa verwaltet sämtliche Lieferantenvereinbarungen in dem cloudbasierten Softwareprodukt. Aktuell arbeiten knapp 350 interne User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf – zuzüglich der Lieferanten selbst – mit der Software. Der Roll-out auf die restlichen Geschäftsbereiche ist in Planung. Die berechtigten Mitarbeitenden und externen Partner greifen in digitalen Datenräumen je Vertrag auf eine gemeinsame Textversion zu. Automatisierte Vertragsvorlagen samt Klauselbibliothek und strukturierte Workflows entlang des Vertragslebenszyklus vereinfachen die Prozesse dabei ebenso wie ein integriertes Fristenmanagement und eine intelligente Volltextsuche zum raschen Finden einzelner Dokumente im gesamten Archiv.
„Mit dem gleichen Zeitaufwand können wir nun all jene Dinge tun, die früher nicht mit dieser Umsetzungsgeschwindigkeit möglich waren, etwa das frühzeitige Verankern neuer gesetzlicher Vorschriften in sämtlichen Vereinbarungen“, erklärt Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs von BayWa. „Vertragsanpassungen und der Austausch mit externen Partnern gelingen nahtlos und sicher“, so Klingels weiter.
