Die RegionalMedien Austria setzen auf digitales Vertragsmanagement aus der Cloud.
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Foto: pexels/ Andrea Piacquadio
Die Zeiten der manuellen Vertragsbearbeitung sind bei den RegionalMedien Austria vorbei
Seit Februar dieses Jahres digitalisiert das österreichische Medienunternehmen RegionalMedien Austria die Vereinbarungen der gesamten Unternehmensgruppe mit Fabasoft Contracts. Die cloudbasierte Standardsoftware bietet durch die weitreichende Prozessautomatisierung ein nachhaltig ressourcenschonendes Vertragsmanagement.
Vor Fabasoft Contracts dienten herkömmliche Netzwerk- bzw. Ordnerstrukturen zur Speicherung von Vereinbarungen im PDF-Format. Das stellte das Team der Rechtsabteilung durch die nicht immer einheitliche Logik, die redundante Ablage von Verträgen und die eingeschränkte Nachvollziehbarkeit oft vor große Herausforderungen. Auch die manuelle Terminkoordination im Outlook verursachte viel Arbeit und Fehlerpotenzial. Zusätzlich mussten die Verantwortlichen jede Seite der Vereinbarungen händisch paraphieren. Der mangelnde Einblick in die Bundesland-Einheiten und die aufwendige Suche nach Unterlagen, Inhalten oder der aktuellen Version bei Anfragen kamen erschwerend hinzu.
Die Cloud-basierte Standardsoftware ermöglicht nun die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der systemeigenen elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union stellen auch die intelligente, semantische Volltextsuche, individuelle Workflows und das integrierte Fristenmanagement mit automatisierter Erinnerungsfunktion Kernfunktionen der Vertragsmanagement-Software dar.
Zur Vertragserstellung stehen den Mitarbeitern von der Rechtsabteilung geprüfte Vorlagen zur Verfügung. Die Verwendung dieser Templates trägt zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung bei. Zudem unterzeichnen die Entscheidungsträger des Unternehmens auf Knopfdruck sämtliche Vertragsakten mittels integrierter digitaler Signatur. So gelingt eine signifikante Beschleunigung der Abläufe.
Die Lösung gestaltet die Zusammenarbeit sowohl innerhalb der RegionalMedien-Gruppe als auch mit externen Partnern medienbruchfrei und nachvollziehbar. Neben der einheitlichen Vertragsverwaltung an einem Ort, stellt vor allem die sogenannte „Zeitreise“ ein wesentliches Feature dar. Damit lässt sich der Status eines Dokuments zu jedem historischen Zeitpunkt einfach erkennen, vergleichen und gegebenenfalls wiederherstellen.
„Wir verwalten rund 500 Vereinbarungen in Fabasoft Contracts. Vor der Implementierung fand eine Überarbeitung der Prozesse statt. Zur Vertragserstellung stehen jetzt von der Rechtsabteilung geprüfte Vorlagen zur Verfügung, die sofort über vorhandene Genehmigungs- und Freigabeworkflows zur Stabsstellenleitung und im Anschluss an den Vorstand zum Unterzeichnen gelangen. Bei externen Vereinbarungen leitet das System vor der Freigabe einen Prüfprozess der Rechtsabteilung ein.
Nach dem Hochladen liest die Software mithilfe von KI-Technologien automatisiert relevante Parameter wie Vertragsart, Summen oder Fristen aus und stellt diese in strukturierten, individualisierbaren Listen dar. Durch die Filter- und Sortiermöglichkeiten gelingt es, Fragen in Sekundenschnelle zu beantworten oder beispielsweise jene Unternehmen zu identifizieren, mit denen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO besteht“, berichtet Andreas Graf aus der Abteilung Recht, Fuhrpark und Facility der RegionalMedien Austria.
Abteilungsleiterin Miriam Terner ergänzt: „Den Import neuer Vereinbarungen nehmen nun jene Personen vor, welche diese mit Geschäftspartnern erstellen. Darauf haben wir etwa 40 Kolleginnen und Kollegen in internen Webinaren vorbereitet und durch ‚Gamification-Elemente‘ schon im Vorfeld von den Vorteilen des Tools überzeugt – vor allem von den signifikant beschleunigten Abläufen. Außerdem ist die systemeigene digitale Signatur eine Erleichterung. Damit unterschreiben Entscheidungsträger die Verträge auf Knopfdruck. Seit der Einführung konzentriert sich die Rechtsabteilung wieder auf ihre Kernkompetenzen: Die inhaltliche Prüfung sowie die Beratung und Unterstützung.“
