Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt. Michael Kral im Gespräch

Foto: Atoss Michael Kral ist als Executive Account Manager für die Österreich-Niederlassung von ATOSS tätig it&t business: Wie sieht die Personal-einsatzplanung in den Unternehmen heute aus? Wie hilft Software, die Prozesse zu verbessern?

Michael Kral: Viele Unternehmen verfahren bei der Personaleinsatzplanung nach starren Mustern. Die Planer arbeiten mit vorgefertigten Schablonen, die die Flexibilität einschränken. Will man neben Gesetzen und Tarifen auch Variablen wie Mitarbeiterqualifikation, vertragliche Bedingungen, Vorlieben und Wünsche der Mitarbeiter unter einen Hut bringen, stößt die manuelle Plan-erstellung schnell an ihre Grenzen. Richtig parametrisierte Workforce Management Software schafft es, alle diese Variablen zu berücksichtigen und Arbeitszeit fairer und bedarfsgerechter zu gestalten.

Ein weiterer Punkt ist, dass flexibles Arbeiten immer mehr zu einem Faktor im Employer Branding wird. Hochqualifizierte Fachkräfte präferieren Arbeitgeber, die Möglichkeiten bieten, die eigenen Bedürfnisse in die Planung einzubringen – die vielzitierte Work-Life-Balance. Voraussetzung sind auch hier Planungstools, die den Verantwortlichen entsprechende Werkzeuge an die Hand geben.

In Österreich wurde das Arbeitszeitgesetz kürzlich novelliert. Was kommt auf die Unternehmen zu?

Die Herausforderung ist, die unterschiedlichen Schwerpunkte der Interessensgruppen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Unternehmen müssen sich die Frage stellen, wie sieht die Auftragslage aus? Wie viele Mitarbeiter brauche ich? Viele Unternehmen planen zu starr, um Personalkapazitäten an den tatsächlichen Bedarf anpassen zu können. Software-gestützte Planung ermög-licht es dem Unternehmen zu atmen.

Auch auf Mitarbeiterseite lassen sich mit einer flexiblen Planung Vorteile generieren. Wenn der Personaleinsatz am tatsächlichen Bedarf im Unternehmen angepasst ist, lassen sich kurzfristige Anforderungen für Schichten und Überforderung durch Unterbesetzung vermeiden. Das geht so weit, dass das Tauschen von Schichten direkt von den Mitarbeitern nach bestimmten Regeln übernommen werden kann.

Wie läuft ein Workforce Management-Softwareprojekt idealtypisch ab?

Die Software ist eigentlich nur das Tool, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Zuerst geht es um die Prozesse und deren Optimierung unter den dann neu geschaffenen Möglichkeiten. Personalprozesse müssen heute agil sein – auch über Bereichsgrenzen hinweg. Nur dann ist optimale Flexibilität möglich. Unsere Projekte rechnen sich häufig bereits innerhalb von 12 Monaten nach dem Start in den Echtbetrieb. Daher ist die Potentialerhebung der erste und zugleich wichtigste Schritt für ein erfolgreiches Projekt.