Wie Unternehmen von Managed Print Services profitieren, weiß Michael Nagel

Das Kostenbewusstsein für das Thema Drucken hat in den letzten Jahren zugenommen. Inzwischen sind sich Management und IT-Abteilungen des Einsparpotentials bewusst, das Managed Print Services (MPS) bieten. Die Nachfrage nach MPS steigt, nicht nur in Konzernen, sondern auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs).
Gängige Modelle bezüglich der Entwicklung von MPS in Unternehmen unterscheiden vier Phasen – vom Einstieg bis zum fortgeschrittenen Stadium.

Phase 1: Optimierung der Geräteinfrastruktur.

Worauf kommt es beim Einstieg in die MPS-Welt an? Zunächst einmal wird der MPS-Dienstleister eine Bestandsaufnahme der bestehenden Druckerlandschaft vornehmen. Dabei werden Optimierungspotenziale auf Basis der tatsächlichen Anforderungen herausgearbeitet: Wie wird in den unterschiedlichen Abteilungen gedruckt? Die Marketing-Abteilung druckt beispielsweise wesentlich häufiger in Farbe als die Buchhaltung. Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung hingegen benötigt A3-Ausdrucke. Anhand der Status-Quo-Analyse erfolgt die kostenoptimierte Platzierung der passenden Geräte. Lokal angeschlossene Arbeitsplatzdrucker werden dabei in der Regel durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte mit günstigeren Seitenpreisen, hoher Energieeffizienz und deutlich mehr Funktionen ersetzt.

Phase 2 und 3: Optimierung des Gerätemanagements und Reduzierung der Druckvolumina.

Im zweiten Schritt geht es vor allen Dingen um das tägliche Gerätemanagement, das Monitoring und den proaktiven Support. Gerade die automatische Supplies-Belieferung ist häufig das entscheidende Argument, das Kunden von MPS überzeugt. Durch die Anbindung der Druckergeräte an den MPS-Anbieter werden die Verbrauchsmaterialien „just in time“ geliefert, denn das Gerät gibt selbst die Bestellung auf. Für den Kunden entfallen Vorratslager und er spart wertvolle Arbeitszeit. Vor allem aber entfällt die teils erhebliche Vorfinanzierung. Letzteres ist einer der größten mit MPS verbundenen Kostenvorteile.
Als Nächstes rückt die Transparenz über Druckvolumina in den Vordergrund: Mithilfe der MPS-Tools können Unternehmen sehen, welche Geräte wie viele Seiten drucken und wieviel die Ausgabe kostet. Und diese Angaben beziehen sich nicht nur auf einen Standort. So bietet etwa Lexmark seinen MPS-Kunden mittels eines MPS-Portals globale Flottentransparenz – und damit Vergleichbarkeit und Einsparpotential, etwa in Bezug auf Druckvolumina.

Phase 4: Geschäftsprozess-Optimierung, Big Data & Predictive Services.

Nach einem erfolgreichen MPS-Einstieg gehen MPS-Anwender meist einen Schritt weiter und suchen nach ganzheitlichen Lösungen für die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Ein Trend ist die Verschmelzung der Bereiche MPS und Document Management Services (DMS) sowie Managed Digital Services (MDS). Bei beiden Letzteren geht es vor allem um die digitale Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Hier kommt es auf das nahtlose Zusammenspiel zwischen intelligenten Multifunktionsgeräten (MFPs), die als zentraler Dreh- und Angelpunkt fungieren, ausgeklügeltem Output-Management und fortgeschrittenen DMS- und ECM-Lösungen an.
Auch die Trends „Big Data“ und „Internet of Things“ sind aus dem MPS-Geschäft nicht mehr wegzudenken. Zusammen mit Algorithmen wird die MPS-Flotte überwacht, und ein „vorausschauender Service“ mit präventiver Wartung nutzt die Datenanalyse, um Präventivmaßnahmen zu ergreifen, mögliche Störungen im Vorfeld zu vermeiden und so den MPS-Kunden eine stets verfügbare Druckumgebung zu bieten.
Zusammenfassend läßt sich sagen, dass ein MPS-Konzept Unternehmen nicht nur Kosten in Höhe von 20 bis 30 Prozent spart. Vielmehr besteht die hohe MPS-Kunst darin, die gesamte, oft globale Outputinfrastruktur sowie die Geschäftsprozesse zu optimieren. MPS fungiert hier als strategischer Wegbereiter für Unternehmen, welche die digitale Transformation in Angriff nehmen wollen.45339.png