Gastbeitrag: Heinz Wietfeld von Hyland über Content-Services-Plattformen als Grundpfeiler der Digitalisierung.
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Der Autor Heinz Wietfeld ist Director beim ECM-Spezialisten Hyland
New Work, Hybrid, Remote und Dynamic Work – es gibt viele Begriffe, die beschreiben, wie wir als Folge der letzten drei Jahre arbeiten möchten oder schon jetzt arbeiten. Am Ende geht es jedoch immer um „Good Work“. Also um gute Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende und produktive Outcomes für Unternehmen. Das bedeutet effiziente Workflows und die Konzentration auf das Wesentliche. Dazu braucht es eine einheitliche technologische Basis – und keinen Flickenteppich aus Systemen und Anwendungen, die oftmals als Notlösungen Hals über Kopf implementiert wurden.
Das „New Normal“ ist nicht mehr neu. Viele Unternehmen sind mittlerweile eingespielt in ihren Prozessen und bieten Mitarbeitenden zeitliche und räumliche Flexibilität bei der Arbeit. Was jedoch zu beobachten ist: Die „Schatten-IT“, die teilweise implementiert wurde, um den akuten „Brand“ zu Beginn der Pandemie zu löschen, ist noch immer im Einsatz. Weil viele Unternehmensprozesse daten- und dokumentenbasiert sind – von Anfragen über Angebote, Baupläne, Kontaktlisten, Kundenkorrespondenz bis hin zu Rechnungen – waren insbesondere File-Sharing- und Collaboration-Tools beliebt, die Remote-Arbeit mit eben diesen Assets ermöglich(t)en. Auch wenn diese Lösungen entscheidend waren für die Business-Continuity, braucht es für die langfristige Neugestaltung von Arbeitsmodellen eine IT-Infrastruktur, die nicht nur jederzeit und von überall Zugang gibt, sondern auch performant und sicher ist.
Mehr Anwendungen bedeuten auch mehr Datenrepositories und damit potenzielle Datensilos – insbesondere, wenn Abteilungen eigenständig neue Lösungen angeschafft haben. Das kann zum Beispiel ein Online-Filesharing-Dienst sein, bei dem personenbezogene Daten hochgeladen wurden. Möchte dann ein Betroffener gemäß der DSGVO von seinem Recht auf Datenlöschung Gebrauch machen, kann es sein, dass diese Datensätze nicht gefunden und entsprechend gelöscht werden können. Ein solcher Verstoß gegen die Verordnung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Hinzu kommt, dass IT-Teams diesen Wildwuchs – wenn sie überhaupt wissen, welche Anwendungen genutzt werden – kaum managen können. Der Aufwand für Updates und Sicherheitspatches ist enorm und kann von den dünn besetzten IT-Abteilungen kaum geleistet werden. Was es braucht, ist eine Single Source of Truth für alle Daten und Dokumente. Content Services-Plattformen, wie die von Hyland, bündeln durch eine Vielzahl vorgefertigter und konfigurierbarer Integrationen die Daten und Dokumente unterschiedlicher Systeme und Anwendungen an einem Ort.
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Für die langfristige Neugestaltung von Arbeitsmodellen braucht es eine IT-Infrastruktur, die nicht nur jederzeit und von überall Zugang gibt, sondern auch performant und sicher ist.
Flexibilität punktet: Datenzugriff jederzeit und überallWenn nicht mehr alle Mitarbeitende Vollzeit im Büro arbeiten, bedeutet dies, dass der Zugang zu Unternehmensinhalten neu gedacht werden muss. Mit einer zentralen Plattform ist dafür ein wichtiger Grundstein gelegt. Über einen einzigen zentralen Zugriff – Stichwort Single-Sign-On – müssen sich User nur ein einziges Mal anmelden, um auf Inhalte und Systeme zuzugreifen, die für ihre Arbeit relevant sind. Dabei ist es egal, ob sie sich im Büro befinden, aus dem Homeoffice arbeiten oder eine „Workation“ einlegen, sprich von einer Urlaubsdestination aus arbeiten.
Die Rechtevergabe erfolgt rollenbasiert oder für ein bestimmtes Zeitfenster. So können z. B. Marketingmitarbeitende auf Marketing-Assets und -Tools zur Kampagnenplanung zugreifen, aber nicht auf Personalakten. Das sorgt zum einen für zusätzliche Sicherheit und zum anderen steigert es die Produktivität, weil User nicht von einer Flut an Inhalten und Anwendungen überrollt werden.
Dokumente teilen ist neben dem Speichern das absolute Minimum, was Content-Lösungen leisten sollten. Es braucht Lösungen, die eine Versionskontrolle, Zwischenspeicherungen und vor allem das gemeinsame Bearbeiten in Realtime an Dokumenten und Datensätzen in unterschiedlichsten Formaten und im Kontext verschiedener Applikationen ermöglichen, also zum Beispiel in einer ERP-Lösung wie SAP. So kann Technik die Teams bei ihrer gemeinsamen Arbeit optimal unterstützen, auch wenn sie nicht im gleichen Raum sitzen und dynamische Arbeitsvorgänge ohne Prozessbrüche erleichtern.
Wenn man von New Work spricht, darf man eines nicht vergessen: Wir werden in Zukunft immer stärkere Verflechtungen unserer Arbeitswelt mit technologischen Innovationen sehen. Maschine Learning und Künstliche Intelligenz halten Einzug und der Launch von ChatGPT hat vielen gezeigt, dass diese Zukunft deutlich näher ist als viele es gerne wahrhaben möchten. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen schon jetzt intelligente Lösungen nutzen, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
ECM- und Content Services-Plattformen vereinen unterschiedliche Intelligent-Automation- und Robotic-Process-Automation-Tools zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows. So müssen die Mitarbeitenden keine Zeit mehr damit verbringen, Inhalte manuell weiterzuleiten oder Freigaben einzuholen. Stattdessen werden die Dokumente und Assets automatisch an die zuständigen Personen zur Überprüfung oder Bearbeitung geschickt. Anschließend können diese gespeichert und wie im Falle eines Vertragsentwurfs automatisch an den Kunden verschickt werden. Die Automatisierung trägt dazu bei, manuelle Fehler zu reduzieren, Korrekturschleifen zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und entlastet Mitarbeitende von redundanten Aufgaben. Darüber hinaus kann der Fortschritt von Dokumenten genau nachverfolgt werden. So erhalten Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über den Lebenszyklus von Daten, Inhalten und Dokumenten, was die Einhaltung gesetzlicher Dokumentations- und Nachweispflichten erheblich erleichtert.
Das Aufkommen neuer Arbeitstrends verändert grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen Inhalte verwalten und Mitarbeitende mit Daten und Dokumenten interagieren. Der Bedarf an flexiblen Lösungen für das Content Management – von Inhalten aller Art – ist in Zeiten von hybrid und remote Work so groß wie nie und ein unverzichtbares Tool, um jederzeit und überall produktiv zu arbeiten. Ein strategisches Content Management beugt außerdem nicht nur der Bildung von Datensilos vor, sondern schützt Daten effektiv und bietet angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen für den Fall, dass Daten gestohlen, gesperrt oder beschädigt werden. Ein performantes Content Management System ist kein „Nice-to-Have“, sondern ein wichtiger Grundstein, um in der digitalen Welt mit Automatisierung, KI und beständiger Prozessbeschleunigung Schritt zu halten.
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