Schönbrunn macht seine Personalprozesse fit für die Zukunft.
Das Schloss Schönbrunn wird jährlich von rund 2,8 Millionen Touristen besucht. Um den Tagesablauf des imperialen Erbes Österreichs optimal zu regeln, braucht es eine perfekte Organisation der Angestellten. Um die Verwaltungstätigkeiten zu minimieren, setzen die Verantwortlichen seit 1992 auf HR-Lösungen von Sage DPW. Gestartet wurde seinerzeit mit der elektronischen Lohnverrechnung. In den folgenden Jahren hat die Personalabteilung ihr HR-System sukzessive um weitere Module erweitert.
Die Vielfältigkeit der Dienstverhältnisse ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. So wurden in der Vergangenheit mit fehleranfälligen Excel-Listen gearbeitet. Abhilfe schufen digitale Stechkarten und eine eigens programmierte Schnittstelle, welche das Modul für die Zeiterfassung mit der externen Software für die Personaleinsatzplanung verbindet. Was früher Zettelwirtschaft und Aktenanhäufung bedeutete, kann so dezentral auf Knopfdruck von berechtigten Mitarbeitern eingesehen und verarbeitet werden. Die Schnittstelle ist zudem so programmiert, dass sie bei Bedarf jederzeit an geänderte Bedingungen angepasst werden kann.
Eines der neuesten Projekte ist ein Webportal zur digitalen Urlaubsmeldung. Führungskräfte haben nun die Möglichkeit, Urlaubsanträge der Mitarbeiter elektronisch zu bearbeiten und zu genehmigen, erklärt HR-Leiter Johann Kleemaier: „Zudem haben wir nun auf Knopfdruck einen Überblick über sämtliche Abwesenheiten unserer Mitarbeiter, über etwaige Zeitguthaben und noch verfügbare Urlaubstage.“ Die Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge über das Portal selbständig und ohne Umweg über die Personalabteilung einreichen.
Für die nahe Zukunft will das Schloss Schönbrunn ermöglichen, dass Mitarbeiter von unterwegs aus ihre Zeiterfassungen via Smartphone durchführen können, oder Führungskräfte die Möglichkeit haben, mobil Freigaben oder Genehmigungen zu erteilen.
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